С началом пандемии многие компании закрыли офисы и перевели сотрудников на удалённую работу. После этого владельцы заметили, что эффективность работы команды снизилась до 40%. Из-за этого в компаниях появилось много узких мест, а рост и развитие бизнеса замедлились.
Моя компания Visotsky Consulting частично работала удалённо ещё до карантина, поэтому мы быстро адаптировались к новым условиям. В этой статье я расскажу, почему эффективность работников на удалёнке падает и как управлять сотрудниками, чтобы они показывали высокие результаты.
Почему упала эффективность сотрудников на удалёнке?
Руководители привыкли ориентироваться на то, что происходит в офисе. Они выходят из кабинета и видят свою команду, как на ладони: смотрят, кто упорно работает, а кто пьёт кофе и болтает с коллегами, могут подойти к сотруднику, посмотреть, чем он занят, скорректировать его работу и помочь. Но, когда сотрудники переходят из офиса на удалёнку, такой подход к управлению больше не работает.
Руководитель больше не может эффективно регулировать деятельность подчинённых, и сотрудники тоже не понимают, как работать в новых условиях. Они привыкли, что следующее их движение задаёт руководитель. Если этого не происходит, они сидят и ничего не делают.
Как перевести команду на удалёнку без снижения эффективности
Принцип № 1. Составление планов
Если у сотрудника нет чёткого плана, где прописано, что он должен сделать за день, руководителю приходится постоянно контролировать подчинённого и следить за каждым его действием. Перед началом новой недели каждому работнику надо самостоятельно составить список дел, которые он собирается выполнить, и отправить на проверку. Руководитель должен просмотреть, внести корректировки при необходимости и одобрить этот план. В дальнейшем начальнику остаётся только в начале дня проверять список задач, которые выполнены вчера, и смотреть план на сегодня.
Сотруднику нужно распланировать свой день так, чтобы 1 час оставался свободным. Всегда появляются внеплановые задачи, на которые приходится тратить время. Весь план должен быть ориентирован на то, чтобы добиться каких-то целей, получить результат и закрыть проекты, которые влияют на эффективность компании. Для этого помимо списка задач нужно прописывать в плане, что даст выполнение этой работы, какой ценный конечный продукт получит сотрудник. Когда цель видна, к ней легче идти.
При наличии плана сотрудник всегда будет знать, что нужно делать, и ему не придётся ждать пинков от руководителя. Управлять таким подчинённым тоже станет легче: не надо стоять у него за спиной и контролировать каждый шаг. Благодаря плану всегда известно, кто над чем работает.
Принцип № 2. Регулярные координации с подчинёнными
Руководитель должен связываться со всеми подчинёнными еженедельно, чтобы просматривать и одобрять их планы. Помимо этого, я рекомендую проводить короткие координации каждый день, на которых сотрудники будут рассказывать, как выполняют свои планы, какие возникают сложности и что уже сделано.
В моей компании такие совещания проходят в Zoom, но вы можете выбрать любую удобную платформу. Главное, чтобы во время таких совещаний у каждого участника была включена камера, иначе они могут заниматься чем угодно с выключенной камерой, но только не слушать то, что им говорит руководитель.
Обязательно нужно записывать все координации, чтобы потом можно было пересмотреть любое совещание и понять, какие раньше были приоритеты, над какими задачами в какой период времени работали и что получали в результате.
Планирование и координации помогают сделать бизнес системным и повысить его эффективность. Если хотите узнать больше об инструментах управления, зарегистрируйтесь на мой бесплатный мастер-класс «Как усилить свою команду и повысить эффективность бизнеса, чтобы выжить в трудные времена».
Принцип № 3. Контроль
Работа дома расслабляет: люди отвлекаются, переключаются на бытовые проблемы, общаются с семьёй, занимаются домашними делами в рабочее время. Чтобы платить подчинённому за выполнение задач, а не за его игры с ребёнком, вы должны контролировать, что он делает в рабочее время.
В Visotsky Consulting мы используем программу Time Doctor, чтобы отслеживать, на что уходит время сотрудников. Человек вносит в программу название задачи, над которой он сейчас работает, и Time Doctor раз в несколько минут делает скриншоты экрана. После этого руководитель может просмотреть снимки экрана и увидеть, чем занимался сотрудник и сколько времени у него заняли задачи. На основе отработанных часов по Time Doctor считается зарплата сотрудников. Кстати, если вы до сих пор не знаете, сколько нужно платить подчинённым, читайте мою предыдущую статью, где я рассказываю о 5 принципах формирования зарплаты работников.
Выводы
Сотрудники на удалёнке работают менее эффективно, потому что рядом с ними нет руководителя, который постоянно напоминает о задачах и задаёт направление. Чтобы перевести на удалёнку всю команду без потери результативности, внедрите такие инструменты управления, как планирование и координации, а также используйте программу Time Doctor для учёта рабочего времени.
- Александр Высоцкий, основатель компании "Visotsky Consulting".
Работаете ли вы на удаленке? Пишите в комментариях.
И как обычно, ставьте лайк и подписывайтесь на канал, чтобы не упустить полезную информацию в статьях!