Изменения в электронном документообороте с 2022 года

C 1 января 2022 года вступают в силу несколько изменений законодательства, касающихся электронного документооборота. Предлагаем вам краткий обзор.

Порядок получения электронной подписи

Об этом мы много писали, повторяться не будем. Если вкратце, то в следующем году электронные подписи компании будут получать и использовать по новым правилам. Если у вас есть действующий сертификат, который выдан аккредитованным по новым правилам удостоверяющим центром, переоформлять его не нужно, он будет действителен до истечения срока действия.

Машиночитаемые доверенности

Со следующего года электронные подписи работников, которые действуют от имени работодателей, больше не будут содержать информацию об этих организациях или ИП. Это будут обычные подписи физлиц.

На таких сотрудников руководитель организации или ИП должен выписать доверенность, которая подтвердит их право действовать от имени компании. Доверенности будут содержаться в специальном реестре (№ 476-ФЗ от 27.12.19, приказ ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.21).

Маркировка

С начала года обороте маркированных товаров некоторых товарных групп становится необходим электронный документооборот (постановление Правительства № 2464 от 31.12.20, № 64 от 28.04.21). Передавать информацию о маркированном товарообороте в «Честный ЗНАК» можно будет только через операторов ЭДО, передача сведений через личный кабинет системы «Честный ЗНАК» будет нарушением. Пока касается только одежды и текстиля, парфюмерии, автошин, табачной продукции и фототехники.

Электронные транспортные накладные

Начнут действовать положения об электронных перевозочных документах, форматы будет устанавливать ФНС. Электронные документы будут храниться в специальной информационной системе (№ 336-ФЗ от 02.07.21, постановление Правительства № 2200 от 21.12.20). Для облегчения работы на портале «Госуслуги» запустят новый суперсервис «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Электронные договоры

Планировалось, что они начнут действовать уже даже в декабре текущего года, но ФНС всё ещё в процессе утверждения формата электронного договора. Пока что на полностью законных основаниях договор в электронном виде можно заключить только в некоторых случаях — при заключении тендеров, на сайтах МФО и портале «Госуслуг», а также специальных системах ЭДО.

Акт сверки

Случай такой же, как и с электронными договорами — есть только проект приказа ФНС, которым должен быть утверждён электронный формат акта сверки взаимных расчетов. Кстати сказать, все шаги по прописаны в Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, утвержденной Правительственной комиссией 25.12.20, вы можете с ней ознакомиться.

Кадровый ЭДО

Сразу скажем, что это пока не обязательно. Если работодатель участвовал в эксперименте по внедрению кадрового ЭДО (завершился 15.11.21), то он уже обязан продолжать оформлять кадровые документы электронно (№ 377-ФЗ от 22.11.21). Если не участвовал в эксперименте, то может и дальше оформлять документы на бумаге или принять решение ввести кадровый ЭДО.

Во втором случае переход нужно закрепить локальным нормативным актом. Всех новых сотрудников нужно будет оформлять электронно по умолчанию, а уже работающих только с их согласия. Работают с кадровым ЭДО через платформу «Работа в России» или корпоративной информационной системы работодателя.

Калькулятор ЭДО

На сайте ФНС есть онлайн-калькулятор экономии при переходе на электронный документооборот, вы можете посчитать и принять решение о переходи на электронные документы. Пока он работает в тестовом режиме.

------------

Безусловно, мы все движемся к цифровизации процессов, в т.ч. бухгалтерия без бумажной работы постепенно становится действительностью. Однако в некоторых случаях законодательство ещё сильно отстаёт от процессов, происходящих в повседневной жизни.

Например, недавно наш клиент столкнулся с интересной ситуацией. При создании ООО документы из ФНС были получены только в электронном виде. Казалось бы, обычное дело, ничего особенного, но через полтора года документы ООО, подготовленные для участия в госзакупках, не были приняты нотариусом. Объяснение — истёк срок давности электронной подписи ФНС, которым были подписаны документы.

Ситуация, конечно, единичная и решаемая (можно затребовать копии документов в ФНС), но тем не менее нам ещё придётся столкнуться с чем-то подобным. Пока ещё электронный документооборот для нас не так прост, как кажется на первый взгляд, и до конца не регламентирован по всем направлениям.

Оригинал статьи на нашем сайте.

Ещё больше полезных статей о бухгалтерии и бизнесе на bereganevy.ru.