Один из наших клиентов, компания занимающаяся детейлингом, обратилась к нам с задачей автоматизации повседневных процессов.
Постановка задачи
Компания занимается обслуживанием автомобилей: мойка, полировка, детейлинг. Воронка обработки сделки состоит из нескольких стадий:
- Новая
- В ремзоне
- Возврат из ремзоны
- Приемка
- Успешна
- Не успешна
На каждой из этих стадий проводятся соответствующие работы, сотрудниками разных отделов. Основная задача, которая была поставлена перед нами - автоматизировать процесс формирования задач сотрудникам отделов для проведения клиента по воронке.
Решение
Для автоматизации процессов в компании был разработан и успешно внедрен робот “Автоматического выставления задач из товаров сделки”.
Общее описание
✓ Робот выставляет корневую задачу-контейнер и связанные с ней подзадачи на все товары, которые являются услугами (по количеству товаров в сделке).
✓ Корневая задача содержит в себе информацию о товарах и услугах данной сделки.
Диспетчер (руководитель ремзоны) в рамках корневой задачи должен распределить подзадачи на ответственных, указать у задач крайние сроки.
✓ После окончания всех подзадач, диспетчер (руководитель ремзоны) должен проверить работы по регламенту проверки и закрыть задачу.
✓ Задачи имеют норматив, который приходит из полей товаров.
✓ Крайний срок корневой задачи, а также дата завершения сделки, устанавливается на конец последней задачи автоматически.
Настройки робота
Робот имеет следующие настройки:
- Название корневой задачи;
- Описание корневой задачи;
- Название задач по услугам (общий шаблон формирования названия);
- Описание задач по услугам (общий текст, добавляемый во все задачи по услугам);
- Ответственный корневой задачи;
- Ответственный задач по услугам (ответственный по умолчанию);
- Постановщик корневой задачи;
- Наблюдатели корневой задачи (множественное поле).
Данные, получаемые автоматически из товаров:
- Является ли данный товар услугой;
- Планируемые трудозатраты на выполнение задачи для товаров типа услуга (минут);
- Регламент выполнения задачи.
Вебхук на изменение задач
- Настроен вебхук, который отслеживает изменения по задачам, созданным роботом.
- Скрипт выставляет крайний срок у корневой задачи на основании крайних сроков подзадач (по максимальному сроку).
- Крайний срок базовой задачи дублируется в поле сделки “Дата завершения”.
- При закрытии корневой задачи осуществляется проверка, закрыты ли подзадачи по услугам. Если хотя бы одна задача не закрыта, то корневая задача возобновляется.✓ После успешного закрытия базовой задачи возобновляется приостановленный ранее бизнес-процесс.
Результат
В результате проведенных работ, по созданию и внедрению робота, клиент получил инструмент, позволяющий автоматизировать и упростить процесс формирования задач на проведение работ для своих клиентов. Внедрение подобной автоматизации положительно сказывается на скорости обработки заявок и точности выполнения поставленных задач сотрудниками.
Если у Вас есть вопросы, смело задавайте их нам в комментариях или мессенджерах - будем рады ответить!
Написать в Телеграм
Написать в Viber
Подписывайтесь на нас в соцсетях:
МБС в Контакте