Вводные данные.
Имеем четыре игровых клуба с разными объектами учета.
- В одном из них есть оборудованная кухня для приготовления закуски и бар.
- Другой клуб оборудован только для игры и в наличии есть напитки в застекленных шкафах, кальян.
- Планируется открытие ресторана премиум сегмента.
Программные продукты, которые используются для ведения учета.
- Программа Квик Ресто (Quick Resto) для ведения учета в точке приготовления питания и баре. Программа синхронизируется с 1С.
- Программа Сенет (Senet).Программа для компьютерных, игровых клубов. В Сенет можно отразить программу лояльности к клиентам, генерировать подарочный чек, отслеживать время игры, вести учет штучного товара. Программа не синхронизируется с 1С.
- Бухгалтерия 8.3 для ведения бухгалтерского учета организации на УСН.
- Оператор передачи данных из кассы в ИФНС выбран Первый ОФД.
- Бумажный ежедневный отчет за смену в Excel по каждому клубу, в котором отражался приход и расход денежных средств
- В одном клубе велась таблица в Excel за период с приходом и расходом денежных средств (собственник называл ДДС).
Учет для ИФНС ведется на УСН доходы.
При такой организации работы собственники не видят всей картины происходящего и теряют контроль над бизнесом.
Отвечу на вопрос: “Почему?”
- Проверяем введенные данные в Квик Ресто:
- проверка технологических карт на наличие отклонений в рецептуре по нормам ингредиентов;
- проверка по выданным денежным средствам под отчет и наличие отчетов;
- проверка количества выпущенных блюд и наличие за эти блюда оплаты;
- проверка правильности количества выпущенных блюд без оплаты;
- делаем инвентаризацию и потом внеплановую через две недели для понимания динамики.
На сегодня в Квик Ресто реализована синхронизация с 1С.
(В последней версии, которую я видела не было возможности синхронизировать перенос данных по расходу продуктов, хотя в описании эта функция была заявлена, но я написала в службу поддержки и они обещали это исправить).
- Проверяем данные в Сенет.
- проверяем наличие чеков, которые отправлены в ОФД и тех, которые не отправлены в ОФД. Выясняем причину.
- проверяем по приходным накладным и расходу по чеку движение товара;
- делаем инвентаризацию и через две недели внеплановую для понимания динамики.
- Проверяем данные в Первом ОФД
- проверяем работу касс и формируем отчет по чекам и кассам за период. Отчет выгружается в Excel. На момент моей последней проверки синхронизации с 1С не была настроена и не планировалось ничего делать для переноса данных в 1С.
- Сверены данные по сумме поступления денег по эквайрингу от банка на расчетный счет организации и сумма пробитых чеков за период(месяц, неделя) зависит от потребности контроля (денежные средства из банка приходят всегда с задержкой).
При проверки правильности отражения данных в учете выявлено:
- Отсутствие учета мебели, компьютеров, запасных частей к компьютерам, посуды, оборудования для кухни и бара.
- Для проверки правильности работы кухни и бара собственник смотрел только средний чек, который имел низкие показатели. Он не проверял основного технологических карт и не пробитые чеки;
- Проверка движения денежных средств и штучных товаров по Сенет отсутствовала.
- Проверка данных в бумажных отчетах показала их недостоверность, так как в него могли записываться суммы, которые просто кто-то велел записать без каких-либо обоснований и подтверждающих документов;
- Инвентаризация кухни и бара позволила выявить завышение ингредиентов в технологических картах и как следствие реализацию неучтенных блюд и напитков, денежные средства от которых не были учтены в кассе организации;
- После проведения первой инвентаризации было принято решение обнулить остатки и начать учет с данных по итогам инвентаризации. Через две недели повторная инвентаризация.
После чего будут выявлены факты хищения и появится возможность предметно разговаривать с сотрудниками организации.
У вас будет доказательная база для проведения собрания и решения вопросов по организации дальнейшей работы.
В итоге постановка учета по принципу, описанному выше привела к:
- банкротству организации;
- отсутствию интереса к бизнесу и как следствие все было пущено на самотек;
- реально управление организацией было отдано в руки сотрудников, которые работали исключительно на себя;
- заработную плату сотрудники выплачивали себе ежедневно после смены;
- задвоение расходов и не обоснованное изъятия денег из кассы привело к дефициту оборотных денежных средств в организации.
В связи с тем, что собственники стремились к минимизации расходов было предложено следующее решение:
Программные продукты:
- Квик Ресто;
- Сенет;
- Первый ОФД;
- Управление нашей фирмой 1С (УНФ) (Предложено для ведения бухгалтерского и налогового учета не использовать Бухгалтерию 8.3 1С, так как УНФ позволяет вести весь учет и нет необходимости увеличивать количество используемых баз для учета.
Отвечу на вопрос: “Почему УНФ?”
Для полноценного контроля над учетом в организации необходимо автоматизировать некоторые бизнес-процессы. Так как помимо бухгалтерского и налогового учета необходимо вести управленческий учет, контролировать инвентаризацию продуктов, кальяна, движение денежных средств, то необходимо использовать базу данных, в которой будет консолидироваться вся информация и все данные.
Задачи сотрудника на данном участке работы:
- Проведение инвентаризаций и контроль закупки и расхода продуктов, штучного товара, кальяна;
- Начисление и выплата заработной платы сотрудникам;
- Контроль работы бухгалтера-калькулятора;
- Подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы;
- Контроль работы контрольно-кассовой техники проверка выручки в ОФД;
- Замена Фискального Накопителя в кассах в случае их заполнения;
- Работа с интернет-банком;
- Заведение данных в базу данных УНФ, составление управленческой отчетности для собственников.
Для этих задач подходит программа УНФ, так как она создана для управленческого учета, учет построен не на плане счетов бухгалтерского учета, а на документах и все отчеты имеют словесную интерпретацию.
Реализация задачи:
Сделано:
1. Программисту 1С составлено техническое задание по переносу данных из Квик Ресто в отчет о розничных продажах в 1С УНФ по номенклатуре продуктов за каждый день.
В Квик Ресто реализована обработка по переносу данных в 1С и можно воспользоваться совершенно бесплатно уже готовой стандартной обработкой (ее можно скачать на сайте Квик Ресто) для следующих операций:
2. Перенос данных по закупкам продуктов из Квик Ресто в 1С
3. Перенос поступления и реализации товара в отчет о розничных продажах из Сенет в 1С.( все отчеты в Сенет формируются в Excel формате, который позволяет залить данные в 1С) для этого программисту 1С поставлена задача и показаны отчеты, из которых будет осуществлен перенос.
Поступление товара из Сенет переносится в документ 1С Поступление накладная (данный функционал тоже надо прописать в техническом задании программисту 1С и он будет реализован)
4. Программисту 1С составлено техническое задание по переносу данных из Первый ОФД в 1С в документ Операции по платежным картам.
Из интернет-банка перекачиваем данные в выписку с видом операции платежи по платежным картам.
В итоге все эти данные по всем клубам нажатием одной кнопки попадают в УНФ.
Работа с УНФ:
- В УНФ учет строим в разрезе каждого клуба (по наименованию или юридическому лицу);
- При необходимости есть возможность делать отчеты по всему бизнесу в целом;
- Администраторам по клубам дается возможность (с ограниченным доступом к базе) на создание расходных кассовых ордеров по выдаче денег из кассы на нужды клуба, в котором они назначены ответственными лицами.
Тем самым мы упорядочим работу по контролю за расходованием денежных средств из кассы организации ( можно добавить составление предварительной заявки на расход денег из кассы организации)
- Помимо линейных сотрудников расход денег может осуществляться через подотчетное лицо для этого используем обычный функционал 1С, который есть и в УНФ.
- В организации может не хватать оборотных денежных средств и их могут вносить разные собственники и инвесторы все эти денежные средства отражаем в УНФ фактически.
Вывод:
Так как данная база создана для управленческого учета, то в ней отражаются все данные по финансово- хозяйственной деятельности организации и по всем юридическим лицам.
Тем самым у нас будет единая база данных с консолидированной информацией в одном месте.
База УНФ содержит все варианты управленческих отчетов, которые могут быть интересны собственникам бизнеса, которые можно выводить в Excel и трансформировать в любые удобные формы отчетов для собственников.
При подобной организации учета у сотрудника на этом участке работы остается время для анализа данных, что очень важно!
Сотрудник будет успевать по запросу собственника предоставлять актуальные данные и не будет необходимости каждый день набирать пароли многочисленных баз и вникать в данные в каждой из них.
Все данные в одной базе и из них можно уже утром делать отчеты и смотреть выручку, денежные потоки и расход за прошлый день.
С целью минимизации расходов можно рассмотреть переход с УСН доходы на доходы минус расходы:
Для этого по организациям должно быть достаточное количество учитываемых расходов, которые мы можем учесть в расходах при УСН, так как перечень расходов регламентирован.
В данных клубах можно организовать доставку и покупку продуктов и напитков от поставщиков, которые выставляют документы, соответствующих требованиям оформления документов по Закону о бухгалтерском учете 402-ФЗ.
Организация Кадрового учета в организации.
В данных организациях часто заработная плата выплачивается наличными и в учете не имеет никакого отражения.
Тем самым происходит экономия на отчислениях страховых взносов.
Если посмотреть на ситуацию с другой стороны, то можно заметить, что это расходы организации, которые уменьшают налог при УСН.
В данном вопросе точно можно добиться экономии, если перевести системных администраторов, которые работают в хаотичные смены и следят за игровыми компьютерами в статус самозанятых.
По законодательству о самозанятых, которые оказывают те или иные услуги организации страховые взносы и налог на доходы физических лиц в бюджет заказчик услуг не выплачивает.
Вся сумма, выплаченная самозанятому на основании предоставленного чека, распечатанного с сайта Мой налог может быть принята в расходы организации.
По Администраторам, которые не оказывают никаких услуг, поварам, официантам, которые выполняют непосредственно трудовые функции можно установить почасовую ставку.
Ставку каждый работодатель может рассчитать исходя из своих возможностей и закрепить ее в трудовом договоре.
Если эта ставка будет низкой, то остальную часть можно доплачивать дополнительно.
Таким образом расходная часть в организации с учетом аренды помещения, коммунальных услуг, услуг на уборку помещения, хозяйственных расходов станет больше и появится обоснование выбрать и перейти на уплату налога доходы минус расходы.
Для составления отчетов для предоставления в налоговые органы можно использовать ту же базу УНФ, создав в ней организацию и отметить в управленческой базе данные, которые будут в нее попадать. В результате у вас будет база данных, в которой будут формироваться отчеты для предоставления в ИФНС. Больше никаких баз не нужно.
Что предлагают финансовые менеджеры для решения данного вопроса по организации управленческого учета?
Следующую схему:
Они исходят из позиции, что для сотрудника, который ведет учет совершенно не надо вникать в суть бизнеса. Для него существую только цифры.
Ему предоставляют все цифры и он вбивает их в табличку Excel на одном листе и этого достаточно.
Почему этот вариант требует больших трудозатрат и может привести к ошибкам?
1. Забивает цифры сотрудник руками, который может совершить ошибку;
2. Ему надо зайти по паролю в каждую из вышеуказанных программ, открыть нужные документы и взять цифры.
Это большой объем, который занимает время, которое ценно на данном участке работы, так как сотрудник еще ведет банк, занимается начислением заработной платы, 2 раза в месяц выезжает на инвентаризации и общается с коллегами по документам и другим вопросам.
3. Excel не является базой данных. В ней удобнее смотреть те или иные отчеты, которые формируются в базе, которая позволяет хранить данные и оберегает от случайного удаления формул или изменения формата.
Рассмотрев два подхода к организации управленческого учета делаю вывод, что первый вариант более универсальный для постановки оптимального учета.