Как провести анализ деятельности, чтобы выстроить структуру компании
(Начало в части 2)
Приветствую, читатель!
Сегодня рассказ о ценности опросника, с какой целью написаны такие вопросы, и как ответы на них дали процентов 60 понимания проблем компании. Анкеты передала через руководителя сотрудникам организации: логистам, продажникам, сотрудникам бухгалтерии, сотрудникам без определённой должности.
Заполненные анкеты присылались в течении нескольких дней. Поэтому успела провести опрос учредителей компании, для определения стратегических целей, а так же какого результата ожидают после этой "суеты". Владельцы хотели навести порядок в отделе продаж, говорили об отсутствие дисциплины, медлительности и слишком больших запросах участников процесса. По опыту знаю, большинство проблем возникает из-за недопонимания, и ошибочно считать виновниками неудовлетворительных денежных оборотов только менеджеров по продажам. 🧁Здесь оставлю "пасхалку" к следующей статье о командообразовании.🧁
Что хотят владельцы бизнеса узнали, вернёмся к внутреннему миру исполнителей процесса. Почти в каждой анкете намёки на то, что нет структуры, правил, понимания что ждёт впереди и с кого, что спрашивать. Инициативные сотрудники держали из последних сил всё в своих руках, поэтому приходилось быть универсальным, то есть и продавали, и договаривались с поставщиками, и ставили машины на рейс. А "пофигисты" пинали надежды владельцев компании, как только что отвалившееся что-то от подошвы. Ну, наверное, в каждой организации ещё присутствует 3-я категория - имитаторы, которые умно говорят, так же смотрят, занимаются бурной деятельностью, но не той 😁 (скучно же сидеть просто так, а в суете и весело, и быстро день проходит).
Обратите внимание на анкету (см. Предыдущую статью). Благодаря ответам на эти вопросы, понимаем, кто и что делает, кто постановщик задач, где видят сложности и что не устраивает в работе. Так же вопросы, связанные с предложениями оптимизации процесса. Участники процесса - единственные люди, которые видят процесс изнутри и как его упростить. Те, кто "болеет" работой, дописывали пожелания на полях и везде, где было возможно. Было видно, что ждали этого момента "высказаться наконец-то". Опросник - это первый этап работы с сотрудниками компании, некий фильтр, для подготовки к очному собеседованию тет-а-тет, чтобы разговор сложился структурно, а не стал пустой эмоциональной болтовнёй.
Да, бардак. Но это и не удивительно. Компания в точке перехода на новый уровень, где по-старому уже не работает. Развитие, рост - это стресс, выход из зоны комфорта. Так каждого собеседника и успокаивала, пообещала учесть пожелания и исправить процесс.
После череды собеседований, устно заказчикам озвучила рекомендации: выстроить структуру компании, определить роли (минимизировать универсальность) и ответственность сотрудников, а так же составить систему мотивации, которая станет инструментом управления процессом. Руководители согласились, что это верный вектор, после чего началась реализация затеянного. А для этого, необходимо было изучить движение сделок по процессу (см. Предыдущую статью). По товарам процесс несильно, но отличался. Подробно изучила процессы по двум продукта, чтобы понять "слабые" места и изобразить работающую структуру компании
