При подготовке презентации бывает сложно объективно оценить ее качество. И неясно, продолжать ли работать или надо уже все переделывать. Чтобы вы не получили окончательный вердикт только в зале, делимся с вами 8 советами, которые помогут сделать презентацию лучше.
Не сбивайтесь с главной идеи
Работая над презентацией, очень легко потерять фокус и отвлечься от главного. Каждый раз, когда создаете новый слайд, задавайте себе вопрос «Что я хочу здесь сказать?» В таблицах или диаграммах отталкивайтесь от того, на что вы хотите обратить внимание зрителя. Это может быть рост или падение определенного показателя, сравнение двух цифр или динамика рейтинга.
Продуманно выбирайте цвета
Используйте цвета, которые будут помогать восприятию. Не нарушайте их привычные значения. Например, отрицательные и положительные значения лучше всего выделить красным и зеленым.
Оставляйте на слайдах минимум элементов и не перегружайте их информацией. Помните: чем проще, тем лучше. Дизайн не должен мешать пониманию или искажать данные.
Пользуйтесь PowerPoint
Не верьте рекламе дорогих программ, которые обещают вам отличные презентации за пару кликов. Вы можете подумать, что они помогут вам создать красивые профессиональные диаграммы. Например, лепестковые или пузырьковые. Но как показывает практика, большинство людей не понимает смысла этих схем, когда сталкивается с ними. Такие диаграммы вам, скорее всего, не понадобятся. Традиционный PowerPoint закроет 90% ваших потребностей.
Подписывайте диаграммы и таблицы
У таблиц и диаграмм должны быть понятные названия, которые объяснят аудитории, что именно изображено. Например, «Падение выручки» или «Рост клиентской базы». Не забудьте указывать и единицы измерения.
Используйте один вид диаграмм для однотипных данных
Избегайте разнообразия ради разнообразия. Это не всегда красиво и всегда бесполезно. Если тип диаграмм будет меняться, аудитория может задать логичный вопрос — «Что не так с данными?»
На диаграммах располагайте ось времени горизонтально
Благодаря горизонтальному расположению оси времени, диаграмму будет легче читать. Для вас это очевидно? Тем не менее это типичная ошибка многих спикеров. Если временная ось совпадает с осью Y, то зрители видят не динамику, а набор категорий.
Проверяйте сумму процентов в круговых диаграммах
Совет тоже кажется очевидным, но стоит лишний раз сложить процентные доли в круговой диаграмме и убедиться, что в сумме выходит 100%. Это не подорвет доверие аудитории к вам. Не используйте больше 5 долей, потому что в этом случае они становятся очень мелкими и превращаются в визуальный шум.
Сделайте визуальный стиль таблиц легким и современным
Таблицы не должны быть перегружены визуальными элементами. Вот как этого добиться.
- Сделайте линии сетки светлее или уберите их. Читать такую таблицу будет проще.
- Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
- Отрицательные значения в отчете обычно очень важны. Выделите их красным цветом, чтобы обратить внимание на эти данные. В Excel это можно сделать автоматически.
- Располагайте данные логично. Например, от большего к меньшему.
- Дизайн не должен мешать пониманию. Откажитесь от обилия ярких цветов, объемных элементов и подчеркиваний.
- Используйте отступы и заливку ячеек, чтобы помочь понять иерархию в таблице.
- Стройте «быстрые» диаграммы в ячейках. Для этого в Excel можно пользоваться условным форматированием.
И последний совет. Закрепляйте шапку и названия строк. Это сделает работу с таблицами значительно удобнее.
Было полезно? Мини-курс РБК Pro «Приемы работы с Excel и PowerPoint» поможет вам создавать убедительные презентации. Из серии простых и коротких видеоуроков вы узнаете правила визуализации данных, создания графиков и диаграмм, научитесь понятно презентовать выводы.