Срыв дедлайнов, снижение эффективности работников и прокрастинация — насущные проблемы большинства из нас. Разберем один простой прием тайм-менеджмента, который реально работает.
Методы тайм-менеджмента широко известны. Один из них — “съесть лягушку с утра” Брайана Трейси, то есть выполнять самую сложную и трудоемкую задачу в начале дня. С утра мозг не перегружен информацией и лучше справляется с решением задач.
Еще один популярный метод тайм-менеджмента — Матрица Эйзенхауэра — это когда вы ведете дела путем расставления приоритетов:
- Важные и срочные — сделать.
- Важные и несрочные — запланировать.
- Неважные и срочные — делегировать.
- Неважные и несрочные — удалить.
Хронометраж Глеба Архангельского, Канбан, метод Франческо Чирилло и другие — пробовали, использовали и успешно бросали применять многие из нас с вами.
Но самым рабочим и простым методом тайм-менеджмента был, есть и останется листок бумаги, с написанным от руки списком задач.
Это чек-лист ваших дел на сегодняшний день, который лежит на рабочем столе.
5 подтверждений эффективности этого метода:
Работа памяти
Когда мы пишем, мы запоминаем. Написанная от руки задача находится в нашей памяти даже при отсутствии листка с записями. Мы помним ее дословно. Есть исследования, которые доказывают эффективность ведения записей на бумаге для усвоения информации.
Всегда перед глазами
Чек-лист с задачами перед глазами позволяет взглянуть на список и понять, на выполнении какой задачи сейчас находитесь, что уже сделано и куда двигаться дальше.
Фокусировка
Если вы используете смартфон или планшет для планирования задач, то каждый раз, заходя в записи, есть риск отвлечься и перейти в мессенджер, социальные сети или проследовать за призывом из рекламного сообщения. Когда читаете листок бумаги, вас ничего не отвлекает, вы максимально концентрируетесь.
Распределение приоритета задач
На листке бумаги вы перечисляете задачи дня в порядке от самой важной к менее важной. Процесс написания осознанный. Анализируете и решаете, какая задача требует больше сил и внимания — та и будет верхней в списке. Так вы заранее планируете распределение своих ресурсов, “проигрываете” сценарий очередности выполнения.
Наглядность результатов
В бумажном чек-листе, после выполнения задачи, вы ее зачеркиваете. Это дает чувство удовлетворенности от проделанной работы. Невыполненные задачи переписываете на чек-лист следующего дня. Так вы повторяете задачу и делаете акцент на ее выполнение.
Своими впечатлениями о планировании дел на бумаге поделился в статье писатель, независимый журналист, основатель и генеральный директор
SITU Scale Майкл Гротхаус (Michael Grothaus).
Он решил провести эксперимент: на две недели отказаться от приложений-органайзеров для смартфона в пользу бумажного ежедневника.
Майкл отметил, что ему стало “проще планировать и запоминать предстоящие мероприятия”. После двух недель использования бумажного планирования он стал обходится без напоминаний о встречах.
Всем известный спикер по тайм-менеджменту Брайан Трейси призывает планировать и прописывать цели исключительно на бумаге.
Он говорит: “Думайте на бумаге. Все самые продуктивные люди думают с ручкой в руках”. Эта цитата из книги Брайана Трейси “Достижение максимума: 12 принципов”.
Сам мистер Трейси составляет список задач на предстоящий день/неделю/месяц и год на бумаге и считает, что так мозг более сосредоточен и сконцентрирован, а значит, трудовая деятельность более осознана и эффективна.
Приведем еще один довод в пользу записей на бумаге и ценности самого процесса письма.
Письмо ручкой помогает развивать не только пальцы, но и мышление, утверждает профессор из Вашингтонского университета Вирджиния Бернингер.
Используя метод функциональной магнитно резонансной томографии, Бернингер обнаружила, что письмо от руки сильнее активизирует те зоны коры головного мозга, которые отвечают за память и усвоение новой информации.
Вирджиния Бернингер [Virginia Berninger] рассказала, что происходит в нашем мозге, когда мы пишем от руки и печатаем на клавиатуре.
“Когда мы пишем букву алфавита, мы формируем ее детали штрих за штрихом, и этот процесс производства включает в себя пути в мозге, которые проходят рядом или через части, управляющие эмоциями. Нажатие на полностью сформированную букву на клавиатуре — это совсем другая задача — которая не включает в себя те же самые мозговые пути” — говорит Бернингер.
Вывод: пишите от руки список задач на день, на листке бумаге. Выделяйте главное и второстепенное. Держите его у себя перед глазами в течение рабочего дня. Сверяйтесь. Вычеркивайте выполненные задачи.
Пользуйтесь этим простым методом тайм-менеджмента. Так вы станете продуктивнее, одержите победу над прокрастинацией, прокачаете личную эффективность.
И шеф будет доволен :)