Найти тему
Контур.Журнал

Почему не стоит верить мифам об ЭДО

Оглавление

Печатать и подписывать бумажные документы уже не обязательно. Более 30 % компаний в России пользуются электронным документооборотом (ЭДО). Почему некоторые продолжают сомневаться в таком способе? Разбираемся в основных мифах об использовании электронных документов в компании и рассказываем, почему этому не стоит верить.

ЭДО — это слишком сложно

Документооборот на бумаге привычен для всех сотрудников, так что далеко не каждый согласится что-то менять. А если придется обучать не одного-двух бухгалтеров, а еще секретарей, менеджеров по продажам, закупщиков? Получится ли?

С Контур.Диадоком получится — веб-версия сервиса похожа на электронную почту с папками «Входящие», «Исходящие», «Черновики» и «Удаленные». Вместо писем — юридически значимые документы.

Пользователи также могут наладить работу с электронными документами и на внешних программах. Например, готовые решения помогают обрабатывать документы прямо в 1С или другой учетной системе. При желании можно настроить программный интерфейс Контур.Диадока.

К ЭДО долго подключаться

-2

Ведь придется согласовывать все условия, выпускать электронную подпись, ждать специалистов для настройки, обучать сотрудников. Вам может показаться, что это займет несколько недель, а то и месяцев. На самом деле нет, с Контур.Диадоком все гораздо проще и быстрее.

Подключение займет один день — необходимо прочитать и принять условия лицензионного соглашения, получить электронную подпись, выбрать и настроить со специалистами способ работы в сервисе. Последний этап — это пригласить контрагентов к обмену документами.

Сервис бесплатен — не нужно платить за подключение и ежемесячное использование. Входящие документы также бесплатны. Клиенты Контур.Диадока платят за пакеты исходящих документов и интеграцию с учетными системами.

Вход в сервис доступен по сертификату квалифицированной электронной подписи (КЭП). У вас должна быть КЭП, если вы уже направляли отчетность в налоговую онлайн. Нет электронной подписи? Не страшно — выпустим в аккредитованном Удостоверяющем центре Контура.

Придется уговаривать контрагентов перейти на ЭДО

-3

Да, электронными документами вы будете обмениваться в сервисе со своими контрагентами, поэтому их подключение необходимо. В этой ситуации Контур.Диадок помогает своим клиентам:

  • Проверить большой массив контрагентов через загрузку списка ИНН в специальный сервис. Так можно узнать, кто из партнеров уже подключен к ЭДО, и предложить обмениваться документами.
  • Продублировать приглашения на электронную почту.
  • Подготовить пригласительные материалы по шаблонам.

Новым компаниям в системе помогают освоиться эксперты: проводят обучающие вебинары, высылают инструкции и отвечают на вопросы.

Если же ваш контрагент работает с другим оператором ЭДО, то с ним тоже можно обмениваться электронными документами. Для этого достаточно настроить роуминг. В Контур.Диадоке можно работать с большинством операторов ЭДО. Полный список доступен на сайте.

ЭДО — это дорого

-4

Иногда руководитель компании не хочет платить за пакет исходящих документов — кажется, что так выйдет дороже. Сравним:

  • Для документооборота на бумаге нужно: купить ее, заправить принтер, оплатить конверт и отправить письмо почтой или курьером. Один документ обходится компании как минимум в 40–50 рублей.
  • В Контур.Диадоке отправка одного документа стоит в среднем 6–7 рублей. А входящие — бесплатны.

Все равно нужно делать бумажные копии

-5

Не нужно. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ приравнивает документы с электронной подписью к бумажным документам с собственноручной. ФНС и суды принимают электронные документы. Порядок направления и получения регулирует приказ ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.

К тому же с каждым годом государство двигается в сторону обязательного ЭДО. Уже сейчас многие компании должны использовать электронные документы. Например, системы маркировки и прослеживаемости требуют передачи данных только в электронном виде.

Если компьютер сломается, все электронные документы будут удалены

-6

Бумажные документы находятся привычно под рукой, поэтому кажется, что такой вариант безопаснее. На самом деле они могут потеряться в архиве или при передаче контрагенту.

С электронными документами в Контур.Диадоке такого не произойдет. Доступ к хранилищу есть в любой момент, найти нужный документ — дело нескольких секунд. Сервис хранит три резервные копии файла на разных серверах. Это показатель надежности и защиты от потерь.

Опыт организаций, которые перешли на ЭДО, показывает, что отправлять и получать электронные документы проще и быстрее, чем бумажные. Сервис Контур.Диадок помогает более чем полутора миллионам компаний ускорить бизнес-процессы и экономить на документообороте.