Печатать и подписывать бумажные документы уже не обязательно. Более 30 % компаний в России пользуются электронным документооборотом (ЭДО). Почему некоторые продолжают сомневаться в таком способе? Разбираемся в основных мифах об использовании электронных документов в компании и рассказываем, почему этому не стоит верить.
ЭДО — это слишком сложно
Документооборот на бумаге привычен для всех сотрудников, так что далеко не каждый согласится что-то менять. А если придется обучать не одного-двух бухгалтеров, а еще секретарей, менеджеров по продажам, закупщиков? Получится ли?
С Контур.Диадоком получится — веб-версия сервиса похожа на электронную почту с папками «Входящие», «Исходящие», «Черновики» и «Удаленные». Вместо писем — юридически значимые документы.
Пользователи также могут наладить работу с электронными документами и на внешних программах. Например, готовые решения помогают обрабатывать документы прямо в 1С или другой учетной системе. При желании можно настроить программный интерфейс Контур.Диадока.
К ЭДО долго подключаться
Ведь придется согласовывать все условия, выпускать электронную подпись, ждать специалистов для настройки, обучать сотрудников. Вам может показаться, что это займет несколько недель, а то и месяцев. На самом деле нет, с Контур.Диадоком все гораздо проще и быстрее.
Подключение займет один день — необходимо прочитать и принять условия лицензионного соглашения, получить электронную подпись, выбрать и настроить со специалистами способ работы в сервисе. Последний этап — это пригласить контрагентов к обмену документами.
Сервис бесплатен — не нужно платить за подключение и ежемесячное использование. Входящие документы также бесплатны. Клиенты Контур.Диадока платят за пакеты исходящих документов и интеграцию с учетными системами.
Вход в сервис доступен по сертификату квалифицированной электронной подписи (КЭП). У вас должна быть КЭП, если вы уже направляли отчетность в налоговую онлайн. Нет электронной подписи? Не страшно — выпустим в аккредитованном Удостоверяющем центре Контура.
Придется уговаривать контрагентов перейти на ЭДО
Да, электронными документами вы будете обмениваться в сервисе со своими контрагентами, поэтому их подключение необходимо. В этой ситуации Контур.Диадок помогает своим клиентам:
- Проверить большой массив контрагентов через загрузку списка ИНН в специальный сервис. Так можно узнать, кто из партнеров уже подключен к ЭДО, и предложить обмениваться документами.
- Продублировать приглашения на электронную почту.
Новым компаниям в системе помогают освоиться эксперты: проводят обучающие вебинары, высылают инструкции и отвечают на вопросы.
Если же ваш контрагент работает с другим оператором ЭДО, то с ним тоже можно обмениваться электронными документами. Для этого достаточно настроить роуминг. В Контур.Диадоке можно работать с большинством операторов ЭДО. Полный список доступен на сайте.
ЭДО — это дорого
Иногда руководитель компании не хочет платить за пакет исходящих документов — кажется, что так выйдет дороже. Сравним:
- Для документооборота на бумаге нужно: купить ее, заправить принтер, оплатить конверт и отправить письмо почтой или курьером. Один документ обходится компании как минимум в 40–50 рублей.
Все равно нужно делать бумажные копии
Не нужно. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ приравнивает документы с электронной подписью к бумажным документам с собственноручной. ФНС и суды принимают электронные документы. Порядок направления и получения регулирует приказ ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@.
К тому же с каждым годом государство двигается в сторону обязательного ЭДО. Уже сейчас многие компании должны использовать электронные документы. Например, системы маркировки и прослеживаемости требуют передачи данных только в электронном виде.
Если компьютер сломается, все электронные документы будут удалены
Бумажные документы находятся привычно под рукой, поэтому кажется, что такой вариант безопаснее. На самом деле они могут потеряться в архиве или при передаче контрагенту.
С электронными документами в Контур.Диадоке такого не произойдет. Доступ к хранилищу есть в любой момент, найти нужный документ — дело нескольких секунд. Сервис хранит три резервные копии файла на разных серверах. Это показатель надежности и защиты от потерь.
Опыт организаций, которые перешли на ЭДО, показывает, что отправлять и получать электронные документы проще и быстрее, чем бумажные. Сервис Контур.Диадок помогает более чем полутора миллионам компаний ускорить бизнес-процессы и экономить на документообороте.