Сегодняшний материал - это перевод отличнейшей статьи из иностранного блога "Smart Meetings". Большое спасибо за неё стоит сказать автору по имени Brandt Kreuger, а команда RMS этот материал заботливо перевела. Мы считаем, что перенимать опыт зарубежных коллег - очень полезно и важно, поэтому выбрали несколько интересных материалов, переводы на русский язык которых появятся в нашем блоге. Читайте, развивайтесь и не забывайте подписку на наш Telegram - там у нас и эксклюзивные бэкстейджи, и собственные лонгриды, и небольшие индустриальные заметки. Погнали!
Мы не возвращаемся назад, мы движемся вперед
Десять лет назад мне очень повезло, что я был одним из первых пионеров гибридных мероприятий, и я сразу увидел те преимущества, которые они могут предоставить, включая расширение аудитории, повышение доступности мероприятий, создание полезных связей между людьми в разных местах по всему миру и выполнение функций инструмента для продвижения тех или иных продуктов и поощрения людей к последующему посещению большего числа ивентов. Практически все усвоенные уроки тех первых дней до сих пор считаются лучшими практиками, и с тех пор я воспеваю им хвалу.
Возвращение мифов о гибриде
К сожалению, почти все мифы о гибридных мероприятиях все еще живы: «Гибридные мероприятия намного сложнее технически». «Гибридные мероприятия не так безопасны (в плане несанкционированного доступа к данным - прим.ред.), как личные встречи». «Гибридные мероприятия лишат вас личного присутствия». «Гибридные мероприятия в два раза дороже, если не больше, чем личные мероприятия». Многие из этих утверждений легко опровергнуть. Например, данные о посещаемости перед пандемией показали, что на 86 процентах мероприятий, на которых впоследствии была добавлена онлайн-аудитория, было такое же - или даже больше! - количество посетителей. И хотя я думаю, что определенно произойдет перераспределение типов популярности мероприятий (персональные, с трансляцией, гибридные или полностью цифровые) в нашем пост-Covid мире, в краткосрочной перспективе люди могут решить остаться дома в большей степени. Тем не менее, я не вижу причин, по которым гибридные мероприятия не будут продолжать быть эффективным способом увеличения вашей аудитории.
Миф, о котором я хотел бы сейчас поговорить, это миф о бюджете. Часто я слышу, как люди говорят, что по сравнению с предыдущими годами нужно увеличить бюджет на виртуальные ивенты на 50 процентов. В целом они даже правы: с увеличением популярности гибридные мероприятия становятся вдвое или даже втрое дороже.
Легко сосредоточиться на таких конкретных утверждениях, потому что все мы хотим получить простой ответ. «О, добавить 50 процентов в мой технический бюджет? Хорошо, мы, вероятно, сможем это сделать». Или: «О, это будет вдвое дороже? Мы никак не сможем покрыть такие косты». И давайте будем реалистами - утверждение, которому вы решите верить, вполне может зависеть от вашего личного убеждения в ценности онлайн-аудиторий и цифровых событий.
И, конечно же, настоящий ответ: «Это зависит от обстоятельств». Как обычно, правда гораздо сложнее, поэтому давайте углубимся в то, что нам нужно учитывать при планировании бюджета для гибридного мероприятия.
Бюджеты площадок и платформ: от нуля до миллиардов
Первое, что сводит меня с ума в подобных заявлениях, - это то, что они предполагают добавление гибридного компонента, а общие бюджеты на AV и технологии каким-то образом взаимосвязаны: событие, которое тратит 75 000 долларов на AV, должно будет потратить дополнительные 37 000 долларов, чтобы добавить удаленную аудиторию; событие, которое тратит 1 000 000 долларов на AV, должно будет потратить 500 000 долларов сверху.
Это просто так не работает.
Точно так же, как очное мероприятие может проходить бесплатно на кукурузном поле или в очень дорогом бальном зале отеля Ritz рядом с Центральным парком, стоимость может сильно варьироваться в зависимости от вашего места проведения, и ваш выбор формата мероприятия во многом зависит от вашей аудитории. Аналогично, добавление гибридного компонента в ваше мероприятие может варьироваться от практически бесплатного до сотен тысяч долларов, в зависимости от того, чего вы пытаетесь достичь. Если это простой прямой эфир с базовыми возможностями обратной связи, это можно сделать на Zoom практически бесплатно, и опыт может варьироваться от функционального до “чертовски веселого” с правильным креативным дизайном.
Если вы хотите использовать более устоявшуюся платформу, вы можете получить что-то действительно хорошее в диапазоне от 25 000 до 50 000 долларов. Давайте будем честны: многие онлайн-платформы могут подняться еще выше, в диапазоне от 250 000 до 300 000 долларов. У вас нет на это бюджета? Без проблем. Не каждое очное мероприятие можно провести бесплатно, и не каждое очное мероприятие может позволить себе "Ритц", но это не значит, что между ними нет большого количества мест. То же самое относится и к нашим цифровым площадкам.
Развенчанный миф: Ценообразование - это диапазон, а не фиксированный процент от общего бюджета.
Пути Назад Нет
Самая большая ловушка, в которую, похоже, попадают многие планировщики, - это идея о том, что мы “возвращаемся” к оффлайн событиям полностью.
Некоторые из самых больших преимуществ онлайн-мероприятий за последний год проявились в виде экономии бюджета: ни кофе, ни кексов, ни транспорта, ни отеля, ни доставки (хотя любой, кто меня знает, те в курсе, что с начала 2020 года я кричал из каждого утюга: "не устранять эти бюджеты, а перераспределять их, чтобы сделать ваши цифровые мероприятия лучше"). Эти сбережения никуда не денутся, когда мы начнем реинкорпорировать нашу личную аудиторию. Реальность такова, что, хотя многим людям не терпится вернуться к оффлайн мероприятиям, многие люди (или их компании) не совсем готовы к этому. В результате за последние несколько месяцев персональные аудитории перевесили свои цифровые аналоги.
Другими словами, ваши личные мероприятия в ближайшее время не будут такими масштабными.
В результате вам не придется тратить так много на кофе, кексы, транспорт и все остальное. И ваши площадки не должны быть такими большими. Если вы потратите вдвое меньше, чем потратили бы на все эти бюджеты, это может с лихвой компенсировать то, что вам нужно будет добавить для успешного гибридного мероприятия.
Это, безусловно, ошибка № 1 в составлении бюджета, которую, как я вижу, люди совершают прямо сейчас: возвращаются к своим бюджетам до 2020 года по всем этим статьям и тратят копейки на цифровую аудиторию, которую они создали за последний год.
Будьте реалистичны в отношении того, где находится ваша основная аудитория.
В конечном счете, все сводится к выбору, не так ли? Мероприятие, полностью закрытое в конференц-центре и отеле, - это одно, и оно требует определенного количества персонала и бюджета. Добавление даже одного выездного ужина или мероприятия добавляет сложности и затрат - и может потребовать дополнительного персонала, чтобы убедиться, что все настроено и готово к работе, когда прибудут посетители, — но это также может значительно улучшить общее впечатление.
Аналогичным образом, предоставление участникам возможности присоединиться удаленно может увеличить сложность и потребности в персонале, но может стать бесценным связующим звеном для вашей организации или выходом на ваши личные мероприятия.
Однако гибридные мероприятия - это гораздо больше, чем просто прямая трансляция для удаленных участников. Они могут включать добавление удаленных мест для аудитории по всему миру, таких как основное мероприятие в Нью-Йорке, с трансляциями в Амстердаме, Праге и Сингапуре. Это совершенно другой формат, с совершенно другим бюджетом.
И это то, что нельзя объяснить простыми процентами.
Продолжение следует.
Спасибо, что прочитали! Не забудьте подписаться на наш Telegram: https://t.me/eventtech