Организовать этот процесс призваны многофункциональные устройства (МФУ), совмещающие в себе возможности принтера, копира и сканера.
С чего начать выбор МФУ
К этому следует приступать, определившись с основными задачами:
- предполагается ли цветная печать;
- нужен ли факс;
- какова средняя нагрузка в страницах в месяц;
- в каких форматах предполагается печатать документы;
Цветная или черно-белая печать
Здесь все зависит от предполагаемых объемов цветных материалов. Если в офисе существует периодическая необходимость создавать на бумаге презентации, прайсы с изображениями продукции и прочим, то однозначно понадобится прибор с такой возможностью. Если же вы рассчитываете использовать МФУ для постоянного создания рекламной продукции, например, флаеров, то более выгодным решением, может стать ее заказ в типографии. Дело в том, что цена цветного устройства и стоимость его обслуживания выше, чем у черно-белых аналогов, а потому при больших объемах материалов, оно может не окупить себя.
Нужен ли в МФУ факс
Для компаний, сотрудничающих с государственными структурами, где практически все делопроизводство ведется на бумаге необходим факс. Он позволяет получить документ с оригинальной подписью и печатью и, что тоже важно, тут же убедиться, что он дошел до адресата.
Какую нагрузку должен выдерживать офисный МФУ
Конечно, точно рассчитать количество распечатанных листов в месяц затруднительно, но примерно прикинуть его можно. Исходя из этих данных, можно выбрать МФУ с подходящим ресурсом:
- 30000-40000 страниц в месяц. Загруженность малого офиса с пятью-шестью сотрудниками;
- до 80000 листов. Формат средней компании или бухгалтерского отдела на 10-20 человек. Подойдет также и для небольших логистических компаний, где есть потребность постоянно распечатывать накладные и приходные/расходные ордера;
- 100-150 тысяч страниц в месяц. Такое МФУ сможет полностью обеспечить нужды крупной фирмы с 30 и более сотрудниками.
Совет: Хорошим решением будет выбрать модель с возможностью беспроводной печати: так не придется тянуть провода в разные отделы; - от 200 000 страниц. Такие агрегаты найдут себе достойное применение в офисах больших компаний или на промышленном предприятии. Полностью сможет удовлетворить потребности всех отделов, в том числе и бухгалтерии.
Какие форматы печати должен поддерживать офисный МФУ
Стандартным форматом страницы как для внутреннего пользования, так и для отчетности является А4. И большинство МФУ обладают возможностью создавать такие оттиски по умолчанию, поэтому здесь выбор может основываться только на цене девайса. Другое дело, если в офисе предполагается распечатывать материалы больших размеров: плакаты, баннеры, презентационные графики. В таком случае необходимо выбрать модель с поддержкой форматов А3 или даже А2.
Печать на нестандартных поверхностях
Возможность наносить текст и изображения на конверты упростит деловую переписку, избавит от необходимости каждый раз писать обратный адрес вручную. Визитки позволят вашим сотрудникам найти новых клиентов, особенно если в компании предусмотрен персональный менеджмент: распечатать несколько десятков визиток работникам выйдет дешевле, чем заказывать их в типографии.