Приветствую Вас, дорогие читатели!
1. Включите в должностные инструкции «безопасные» пункты.
В должностные инструкции для каждого сотрудника, как правило, не входят обязанности по соблюдению безопасности, в то время как это – наиболее эффективный способ защитить бизнес компании. Например: секретарь имеет 12 профильных должностных обязанностей. Еще 3–4 пункта должны быть связаны с безопасностью – это хранение документов, правила их приема и заполнения, а также контроль посетителей, телефонных звонков и пр.
2. Введите систему контроля хранения ценностей.
Для профилактики хищений необходимо внедрить режим пропусков, разработать контроль хранения, контроль посещений офиса. В компании должны быть конкретные лица, ответственные за хранение ценностей и визирующие их вынос из офиса или других помещений, принадлежащих компании.
3. Проинструктируйте сотрудников о правилах поведения в форс-мажорных обстоятельствах.
Все сотрудники компании должны знать, как вести себя в экстренной ситуации. Немотивированный приход контролирующих органов, ограбление, пропажа сотрудника – такие обстоятельства заранее не прогнозируются. Риск неверных действий в этих ситуациях может быть значительно снижен, если изначально существуют соответствующе должностные инструкции.
Необходимо определить не только действия каждого из сотрудников, но и судьбу каждого документа или иного носителя информации. Например, если заблаговременно издан соответствующий приказ, защищающий документ от изъятия грифом о коммерческой тайне, то представители правоохранительных органов далеко не всегда могут забрать его с той же легкостью, что и остальную деловую документацию.
4. Собирайте и систематизируйте информацию о сотрудниках.
Необходимо вести базы данных с файлами каждого из сотрудников. В них должны присутствовать не только сведения о занимаемой должности, данные трудовой книжки и паспортные данные, но и все телефоны, адреса электронной почты, адрес реального проживания, а также знакомства, увлечения, характеристики и прочее.
Специалисты рекомендуют не только тщательно проверять сотрудников при приеме на работу, но и отслеживать их дальнейшую судьбу, после ухода из компании. Не забывайте, что базовым ресурсом компании являются именно сотрудники. При оформлении на службу постарайтесь проверить отзывы кандидатов на вакансии от бывших работодателей, факт наличия судимости, информацию о связи с преступной средой. Если сотрудники имеют допуски к материальным ценностям или принятию важных управленческих решений, предлагайте периодически пройти тестирование на полиграфе, нормативно закрепив это право внутренними локальными актами.
В обязательном порядке в Вашей структуре должны быть разработаны положение о коммерческой тайне и должностные обязанности с разъяснением правовых последствий разглашения перечня информации, относящейся положением к коммерческой. Не посчитайте зазорным хотя бы периодически мониторить записи звонков сотрудников со служебных телефонов, переписку эл. почты, видеосъемку, проверять визуально состояние рабочих мест, дабы обнаружить скрытые признаки и упредить последствия ненужных Вам событий будущего, касающихся бизнеса.
На этом статья подошла к концу. Не забывайте подписываться на канал и страничку в Инстаграме, чтобы не пропустить много важной и полезной информации!
До новых встреч!