Самые успешные люди имеют прекрасный талант распоряжения своим временем. Используя техники тайм менеджмента в своих делах, вы можете улучшить свою способность работать более эффективно. Чтобы хорошо управлять своим временем, важно придерживаться правилу: быть занятым - не значит быть эффективным. (в большинстве случаев люди придумывают себе псевдо-занятость, откладывая действительно важные дела "на потом". Ну да, полистать ленту в инстаграме или досмотреть одну серию недавно вышедшего сериала действительно очень важно:) Подробнее о псевдо-занятости я расскажу в следующей статье, которая выйдет завтра)
Что же такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент - это процесс организации и планирования того, как распределять ваше время между конкретными видами деятельности. Иными словами, хороший тайм-менеджмент позволяет вам делать больше за меньшее время, даже когда оно очень поджимает. Неспособность управлять своим временем снижает эффективность и вызывает стресс.
Конечно, читая эту статью вам может показаться нелогичным тратить своё драгоценное время на изучение тайм-менеджмента вместо того, чтобы использовать его в своей работе, но преимущества действительно огромны:
- Повышает вашу эффективность и производительность
- Даёт вам репутацию на работе или в школе (успевая всё делать вовремя вы не только сокращаете время работы себе, но и другие видят вашу пунктуальность и, естественно, пунктуальность всегда хорошо оценивается)
- Уменьшает стресс
- Повышает возможность для продвижения
- Появляется больше возможностей для достижения целей
Однако неспособность эффективно распоряжаться своим временем обычно ведёт к:
- Просрочке дедлайнов
- Неэффективному рабочему процессу
- Низкому КПД
- Приводит к понижению репутации
- Повышает уровень стресса из-за давления всех этих факторов и из-за "бардака" в голове
Советы по тайм-менеджменту:
- Убрать все ненужные или неважные задания
Часто бывают такие задания, которые неважно или не нужно выполнять, если у вас весь день и так занят. Например, у вас есть привычка каждый день перед сном смотреть одну серию любимого сериала, однако, вы знаете, что сегодня не успеете этого сделать, поскольку эти 45 минут вам нужно уделить на другое, более важное дело.
- Расставить приоритеты
Важно выделать степень важности задания. Например: убраться или закрыть дедлайн какой-либо работы, до которого осталось 10 часов. Естественно, нормальный человек сначала сделает горящий дедлайн, а потом уже приступит к уборке, за которую он не получит выговор от начальства или плохой отметки в диплом.
Задания можно расставить в таком порядке:
Важно и срочно: нужно выполнить эти задачи прямо сейчас
Важно, но не срочно: вы можете ненадолго отложить данные задачи, взяв в приоритет срочные
Срочно, но неважно: такие задачи можно либо на кого-то спихнуть, либо дать им приоритет №2
Не срочно и неважно: такие дела можно отложить в дальний ящик
- Ограничить себя во времени
Существует множество техник продуктивной работы: известная почти всем техника pomodoro (25/5) или техника двух минут, 90 на 30 и еще множество других систем планирования работы, которые увеличивают эффективность.
- Делать перерывы
Отдых также является важнейшим звеном продуктивности. Если вы будете работать 24/7, ваш организм попросту не выдержит такого и вскоре отключится. Конечно, мало кто пробовал такое, однако отсутствие отдыха может очень быстро привести к выгоранию (очень интересная тема, о которой я расскажу в отдельной статье) Итак, планируя свою деятельность, не забывайте об отдыхе.
- Организовать себя
1 тоже немало важно настроиться на рабочий лад и всё делать вовремя. Все мы любим время от времени ничего не делать, это совершенно нормально. Однако любить это делать каждый день - это уже прокрастинация и лень)
- План действий
Множество успешных людей с вечера или утром пишут свой план на день или как это сейчас модно говорить, ведут свой bullet journal (там они записывают важные дела, события, встречи). Если вы записываете список дел на день, то вы ставите временные рамки каждой деятельности и освобождаете свой мозг от оков думания о том, что же вы ещё забыли сегодня сделать.
Что ж, перейдем к самому основному!
5 лучших техник тайм-менеджмента:
- Принцип 1-3-5:
1- значит большое и трудное задание или какая-то сложная тема
3 - задания среднего типа, которых вы готовы сделать 3 штуки
5 - это 5 лёгких заданий, которые вы сегодня готовы сделать
Всего 9 дел, которые вам нужно обязательно выполнить.
2. Техника POMODODRO:
Здесь у вас нет ограничения по делам. Вы работаете 25/5
- 25 - это 25 минут полной концентрации на работе
- 5 - это 5 минут отдыха
Однако каждый третий перерыв следует делать дольше 15-30 минут, то есть 25/5/25/5/25/15
3. Техника временных блоков:
Техника временных блоков - это техника планирования времени, при которой вы заранее выделяете определённые часы на задачи. В выделенные для работы интервалы вы занимаетесь только поставленной задачей
4. Пирамида Франклина
Как следовать данной методике?
- Запишите, что вы делаете в течение дня в течение недели
- Сформулируйте жизненные ценности и важнейшую цель
- Составьте пошаговый план достижения данной цели – на несколько лет, на год, на месяц и на день
- Сравните то, что вы делаете для этой цели, с вашими записями о ежедневных действиях для её достижения. Сколько дел и задач, которые вы ежедневно выполняете, работают на поставленную вами цель? Чем больше совпадений вы нашли – тем лучше.
- Если совпадений очень мало или их вообще нет, подумайте, что нужно сделать для того, чтобы ваши ежедневные задачи и дела совпадали с написанным планом для достижения данной цели, и начинайте делать именно то, что приведёт вас к успеху
5. Принцип 3 дел
Правило трёх дел - простейшее правило, которое вы можете внедрить в вашу жизнь прямо сейчас.
Принцип заключается в том, что вы ставите себе на день не больше трёх задач, определять эти задачи нужно в соответствии с приоритетами и целями.
"Решите заранее, какие три дела вы обязательно должны выполнить в течение недели, поскольку это для вас приоритетно"
Существует ещё множество других методик, о каждой из них можно писать целые отдельные статьи.
Также есть множество приложений и сервисов по тайм-менеджменту, планированию и концентрации, однако я выделю 4 самых лучших, которыми я сама пользуюсь:
- TODOIST - удобный планер с различными функциями
- POMODORO- таймер 25/5, можно ставить ограничение на выход, включать белый шум для концентрации
- NOTION - есть сайт и приложение. Очень крутой функционал, однако в нём нужно разобраться и понять структуру использования, тогда вы сможете его использовать как систематизатор всей информации, которую нужно записать
- ЗАМЕТКИ - да-да, простейшие заметки, установленные на вашем телефоне, моё любимое приложение для планирования, хранения информации, записи рецептиков и важных задач
Так же существует множество различных книг по планированию времени:
- "Лучшая версия себя" Маршал Голдсмит
- "Революция сна" Арианна Хаффингтон
- "Сделай это завтра" Марк Форстер
- "Всегда вовремя" Майк Бреус