В прошлой статье мы затронули тему документации в отделе бухгалтерии, их правильное оформление, на что стоит обратить внимание, что делать, если товар частично отгружен и необходимо уплатить налог за товар, что такое авансовые счёт-фактуры, за что отвечает главный бухгалтер, испорченный документ и как его исправить, электронный документооборот. Если вы ещё не успели прочитать, то обязательно прочтите тут.
Напоминаю, что статьи выходят каждый понедельник и среду в 7:00. Подписывайся, чтобы не пропустить.
Первичные документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные.
Распорядительные - это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение.
К ним относятся:
· приказы;
· доверенности;
· накладные на работу;
· чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;
· платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.
Данные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций. Они не являются основанием. Основаниями в первичных документах могут быть, например, договора или счета. Распорядительные документы могут подписывать работники предприятия, отвечающие за отгрузку товаров (кладовщик, например).
Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции. Основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств.
Например:
· приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;
· приходная (расходная) накладная - накладная на получение (отпуск) товара;
· акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.
Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить учетные записи. Их используют в учётном процессе.
К ним относятся:
· накопительные ведомости;
· ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;
· ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;
· расчеты отклонений от нормативной себестоимости;
· калькуляции фактической себестоимости продукции;
· разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.
К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.
Принято регистрировать только те хозяйственные операции, совершение которых отражено в оправдательных документах. Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании.
Например:
· о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);
· об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);
· о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);
· о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Например, свободные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. - в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Примеры свободных документов, в фирме, которой я работала, например, были реестры накладных или кадровый список. Они только упрощают поиски первичных документов и кадровых, соответственно. Напрямую никак не влияют на ведение документов. Только ради собственного удобства.
В чём различие между распорядительными, исполнительными и комбинированными?
С какими документами вы встречались?
бонус в Instagram: #лл_испанскийстыд
Делись этой статьёй с друзьями, улыбайтесь
и стыдитесь «по-испански».