С началом действия системы прослеживаемости товаров число пользователей ЭДО значительно выросло. Из-за требований ФНС даже далёкие от этой темы предприниматели вынуждены переходить на электронный обмен документами. Расскажем, чем полезен ЭДО и как запустить его в работу.
Что такое электронный документооборот
Это система создания, регистрации и обмена документов без применения бумажных носителей. Проще говоря, вы сможете мгновенно доставлять контрагентам и получать от них первичку, договоры и письма, сдавать налоговые отчёты, проводить платежи, подписывать документы с любого устройства, хранить документы в электронном архиве и иметь доступ к ним с любого устройства.
Применять ЭДО можно для любой корреспонденции, требующей конфиденциальности, срочности и гарантированной доставки.
В некоторых случаях подключаться к ЭДО обязывает закон. Например, с 2021 года бухгалтерскую отчётность юридические лица сдают только в электронном виде. В некоторых случаях налоговую отчетность тоже можно сдать только в электронной форме, подробнее в этой статье. Электронный документооборот необходим при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Кроме того, без ЭДО не получится поучаствовать в госзакупках.
Даже если ЭДО для вас необязателен, это очень удобно и экономит массу времени.
Как это работает
Чтобы отправить электронный документ, нужно зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО или установить специальное программное обеспечение. Ещё понадобится квалифицированная электронная подпись — её можно оформить в инспекции ФНС или в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Процесс обмена документами выглядит так:
- Вы создаёте документ в любом формате (doc, xls, pdf, и т.д), загружаете его в программу ЭДО или на веб-сайт.
- Подписываете файл электронной подписью.
- Отправляете контрагенту.
- Адресат открывает документ, проверяет, и подписывает его своей электронной подписью.
- Вы получаете уведомление о подписании и сам документ.
С этого момента документ имеет юридическую силу и ничем не отличается от заверенного бумажного аналога с синими печатями.
Для обмена электронными документами к ЭДО должны быть подключены и отправитель, и получатель.
Способы работы с ЭДО
Веб-версия
Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО (Контур, Тензор, Такском и т.д.). Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.
Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО.
Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.
С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами. Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко.
Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора. Их можно найти и скачать в любое время.
В интернет-бухгалтерии «Моё дело» есть функция электронного документооборота. Вы сможете сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей сервиса мы выпускаем бесплатно.
Программное обеспечение
У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота.
СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:
- организовывать совместный доступ к документам;
- формировать задания и планы;
- определять процедуры и маршруты согласования;
- сканировать и распознавать бумажные документы;
- обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
- выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
- контролировать сроки выполнения задач.
Наиболее распространённые программы в России:
- ELMA 365 ECМ;
- Контур.Диадок;
- СБИС;
- ЭДиН;
- СЭД Тезис;
- Directum и т.д.
Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы.
Сервис ЭДО можно интегрировать с программой бухгалтерского, складского и кадрового учёта.
Этапы внедрения ЭДО
Всё зависит от задач, которые вы хотите решить с помощью ЭДО.
Чтобы просто отправлять отчёты и документы в электронном виде, нужно:
- выбрать оператора ЭДО;
- оформить электронную подпись;
- внести изменения в учётную политику;
- зарегистрироваться на сайте веб-версии программы ЭДО.
Чтобы внедрить полноценную систему электронного документооборота в компании, нужно подготовиться более основательно — определить роль и ответственность каждого сотрудника, разработать маршруты, этапы согласования и подписания документов. Всё это прописывают в положении об электронном документообороте, на основе которого составляют техническое задание для оператора ЭДО.
Регламент и порядок электронного документооборота (образец)
Как выбрать оператора ЭДО
На сайте ФНС есть список операторов ЭДО федерального уровня, который постоянно актуализируют.
На что обратить внимание:
- Безопасность. Как организован доступ к сервису — по логину с паролем или по КЭП? Прошёл ли у оператора аудит безопасности системы? Где, как и сколько хранятся документы, будет ли к ним доступ после расторжения договора?
- Интеграция. С учётными системами — 1С, SAP, и т.д.
- Интерфейс. Насколько удобно пользоваться сервисом, можно ли подключаться с мобильных устройств.
- Роуминг с другими операторами. Он понадобится, если ваши контрагенты пользуются другим сервисом.
- Техподдержка. Есть ли круглосуточная и насколько оперативно решают проблемы.
- Стоимость абонентского обслуживания. Что входит в ежемесячный тариф, а что нужно оплачивать отдельно.
Также узнайте у оператора заранее, можно ли будет вносить доработки по мере необходимости и сколько это стоит.
Как получить электронную подпись
С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и у доверенных удостоверяющих центров.
Чтобы получить бесплатную ЭП в ФНС, нужно:
- записаться на приём в ИФНС;
- приобрести защищённый носитель (флешку) типа Рутокен, JaCarta и т.д. Есть в наличии у операторов ЭДО или у производителей;
- подготовить пакет документов: паспорт, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации;
- заполнить заявление на получение КЭП (в личном кабинете ФНС, если ЭП ранее уже получали, или непосредственно в ФНС, если оформляете впервые);
- лично явиться в ИФНС и подписать документы;
- передать носитель и получить ЭЦП.
Срок действия ЭП — 15 месяцев. Каждой организации или ИП ФНС выдаёт только одну КЭП — на руководителя, имеющего право подписи без доверенности, или непосредственно ИП. Копировать её нельзя.
До 1 января 2022 года КЭП можно получить за плату в прошедших аккредитацию удостоверяющих центрах, их список есть на сайте Министерства цифрового развития РФ. Там же оформляют подписи для работников, действующих по доверенности.
Как изменится порядок работы с электронными подписями
Изменения в учётной политике
Чтобы приравнять электронные документы к бумажным, нужно внести изменения в учётную политику и прописать:
- участки бухгалтерского и налогового учёта, документы по которым будут оформляться электронно;
- список документов, оформляемых в электронном виде;
- тип электронной подписи (простая или квалифицированная);
- право подписи электронных документов с указанием должностей;
- способ отправки и получения данных — в электронном виде, с указанием оператора ЭДО;
- порядок хранения электронных документов;
- порядок взаимодействия с контролирующими органами — передача документов по телекоммуникационным каналам связи, порядок предоставления пояснений, документов при проведении встречных или камеральных проверок.
Рано или поздно перейти на ЭДО придётся всем: Правительство РФ утвердило Концепцию развития ЭДО в хозяйственной деятельности. К концу 2024 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.