Канцелярия для офиса – это своего рода топливо. Она постоянно расходуется, заставляя крутиться этот сложный механизм. В основном в этом виновата бюрократия – необходимое зло в эпоху отчетности. Но дело не только в ней. Я подсчитала, сколько примерно бумаги «перерабатывает» мой офис в месяц. Оказалось, примерно 10-12 коробок по пять пачек в каждой. А компания это сравнительно небольшая. Что происходит в офисах, которые занимают собой целые многоэтажные здания, мне даже трудно представить.
Проанализируйте потребности вашего офиса
Для начала, проанализируйте расходы, чтобы понять основные нужды ваших сотрудников. Посчитайте, сколько в месяц тратится: бумаги, картриджей, файлов, канцелярии и прочих расходников. На основе этой информации вы сможете заранее посчитать, сколько всего нужно купить на следующий месяц.
Хорошо, если у вас есть данные за больший период. Например, к новому году, когда все готовят самые разные отчеты, необходимо закупить больше товара по некоторым категориям. Также, из-за некоторых праздников может возникнуть потребность и в других офисных товарах. Учитывайте это при планировании бюджета и закупок.
Еще вы можете поспрашивать у самих сотрудников, что им нужно. Может быть, возникла резкая потребность в чем-то. Самое главное здесь – обратная связь. В большой организации с этим будет сложнее, поэтому закупайте оптом и с запасом.
Обязательный минимум
Я отталкивалась от того, что считала примерную норму на одного сотрудника. Получился такой список:
- пачка бумаги для принтера А4;
- ручки (черная и синяя) и карандаши;
- упаковка файлов и скоросшиватели;
- папки для бумаг;
- блокноты;
- мелкая канцелярия (скрепки, зажимы, стикеры, скотч).
Всегда нужно иметь запасные канцелярские инструменты: ножницы, степлеры, дыроколы, линейки.
Храните расходники и канцелярию в доступном месте, куда может прийти любой сотрудник и взять себе все, что ему нужно. Бумагу держите поближе к МФУ и принтерам.
Где заказывать канцелярию для офиса
Лучше всего заказывать все необходимое у специальных поставщиков. На российском рынке работает несколько компаний, которые продают все нужные товары для офиса. Начиная от обычных ручек и кофе и заканчивая оргтехникой.
Я решила сравнить цены на некоторые категории канцтоваров у трех основных конкурентов. Стоимость я указывала везде без учета скидок.
Это не объективная оценка, я просто сверила цены на случайные категории товаров. Стоит выходить из нужд именно вашего офиса и тех условий, которые вам предложат.
Также, рекомендую обращать внимание на качество товаров. Дешевый и плохой картридж для принтера может сломать устройство, а ручки, которые плохо пишут потратят много лишних нервов.
А какой канцелярией пользуйтесь вы? Оставляйте комментарии к статье и задавайте вопросы, если они у вас есть, всем отвечу.