Кадровое делопроизводство – это весь комплекс работ по управлению персоналом и кадровому учету. Сюда относится разработка и ведение кадровых документов, их систематизация и хранение.
Кадровое делопроизводство – это весь документооборот, связанный с персоналом. Его обязаны вести все работодатели, у которых есть наемные работники.
Кадровый документооборот нужен в компании для того, чтобы:
• фиксировать все движения кадров: прием на работу, перевод на другую должность, отпуск, больничные и командировки, награждения и дисциплинарные взыскания, прекращение трудовых отношений;
• закреплять особенности труда в компании, обеспечивать прозрачность и четкую регламентированность трудовых отношений;
• давать актуальные данные о штате, чтобы можно было вовремя выявлять проблемные места и находить неиспользованные резервы;
• составлять отчеты о персонале и предоставлять их в надзорные органы и государственные фонды;
• подтверждать проверяющим инстанциям соблюдение компанией норм Трудового кодекса.
Все кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления. Кадровые документы делятся на три типа:
• обязательные для всех – должны быть в каждой компании;
• рекомендованные – на усмотрение работодателя, но существенно облегчают работу с кадрами;
• обязательные только при выполнении определенного рода работ или связанные со спецификой компании.
Обязательные кадровые документы могут быть затребованы при проверке сотрудниками Трудовой инспекции, ИФНС и Пенсионного фонда.
Штрафы за отсутствие обязательных документов
Отсутствие или несвоевременное оформление обязательных кадровых документов служит основанием для привлечения к административной ответственности.
В случае отсутствия даже одного из документов в ходе проверки штраф налагается не только на компанию, но и персонально на кадрового работника.
Размеры штрафа определяет статья 5.27.1 КоАП:
• для должностного лица и ИП: 1 000-5 000 (до 20 000 при повторном нарушении);
• для компании: 30 000-50 000 (до 70 000 при повторном нарушении).
• За отсутствие трудового договора с работником или его подмену договором ГПХ должностному лицу грозит штраф до 20 000 рублей, ИП – до 10 000 рублей, компании – до 100 000 рублей.
• Нарушение в привлечении к трудовой деятельности в РФ иностранных граждан (лиц без гражданства)
1. На должностных лиц — от 25 000 до 50 000 руб.
2. На юрлиц — от 250 000 до 800 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.
И другие.
Убедитесь, что в вашей компании есть все необходимые кадровые документы, предусмотренные трудовым законодательством. А КАДИС может Вам оказать в этом квалифицированную помощь, чтоб избавить Вашу Компанию от не нужных штрафов.
buhgalter-voronezh.ru тел. 8 (800) 302-15-19