21 ноября 2021 года Президент России Владимир Путин подписал Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации», позволяющий вести кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумаге. Документ опубликован на портале НПА.
Новый закон позволяет соискателям пройти собеседование и трудоустроиться дистанционно, без посещения офиса. Для подписания электронного трудового договора от обеих сторон потребуется наличие электронной подписи — работодателя закон обязывает использовать усиленную квалифицированную ЭП, сотрудник сможет использовать усиленную неквалифицированную.
Согласно закону, для организации кадрового ЭДО компании могут использовать единую цифровую платформу «Работа в России», систему оператора ЭДО, либо собственную информационную систему, отвечающую требованиям законодательства.
Электронный кадровый документооборот для организаций обязательным пока что не является. Работодатели вправе принять решение о необходимости перехода на КЭДО самостоятельно. В случае перехода работодатель должен оповестить об этом сотрудников. Однако работники имеют право отказаться от ведения своих документов в электронном виде.
Если организация будет вести кадровую документацию в электронной форме, работодатель обязан обеспечить сотрудников электронными подписями за свой счёт. Ответственность за техническое обслуживание ЭП сотрудников также лежит на работодателе.
Закон регламентирует правила использования электронных подписей для заверения документов при переходе на КЭДО. Если кадровый ЭДО осуществляется на базе единой цифровой платформы «Работа в России», допускается применение работниками простой электронной подписи для подписания некоторых кадровых документов. Если работодатель для организации КЭДО использует собственную информационную систему, то на сотрудников потребуется оформить усиленные ЭП.
Для подписания таких документов, как трудовой договор, заявление об увольнении, договор о материальной ответственности, а также уведомление об изменении условий трудового договора должна использоваться только квалифицированная электронная подпись. Для работодателя это правило действует без исключений, работнику же разрешается использовать неквалифицированную ЭП.
Закон начал действовать с момента своей публикации на портале нормативно-правовых актов.