Бизнесу нужно не только купить кассу, но и при каждом расчете формировать и выдавать кассовый чек. Эксперты разъяснили, какая информация должна быть в чеке, что она означает и что будет, если нарушить требования законодательства. Статья будет полезна и продавцам, и покупателям.
Что такое кассовый чек
Выдачу кассовых чеков регламентирует Закон от 22.05.2023 № 54-ФЗ. В нем говорится, что чек — это первичный документ учета, который содержит сведения о расчете между продавцом и покупателем, и подтверждает факт приема или выплаты денег. Продавец обязан в момент расчета сформировать чек на контрольно-кассовой технике (ККТ), то есть на онлайн-кассе, а затем передать его покупателю.
Документы, которые формирует касса, называются фискальными, поэтому иногда кассовый чек называют фискальным.
Передать чек покупателю можно двумя способами: первый — распечатать документ на бумаге, второй — отправить электронную версию чека по смс, на email или в соцсети. С юридической точки зрения бумажный и электронный чеки равнозначны. Отличие в том, что для получения электронного чека покупатель должен до момента расчета продиктовать кассиру свой номер телефона или адрес электронной почты.
Чеки нужны бизнесу не только для подтверждения расчета, еще они помогут при анализе продаж и ведении учета. Все выданные чеки обязательно сохраняются в фискальном накопителе (ФН), который установлен в кассе. Если касса подключена к оператору фискальных данных (ОФД), сразу после расчета оператор отправит чек налоговой в режиме реального времени. Найти и посмотреть чеки можно в кассовой программе и в личном кабинете ОФД.
Например: в личном кабинете ОФД Контура есть отдельный раздел «Чеки». В нем можно найти нужный документ по дате, сумме, способу оплаты, торговой точке и другим фильтрам.
Подробнее о том, как продавцу найти и посмотреть кассовые чеки, рассказали в статье.
Покупатель с помощью чеков может получить налоговый вычет, подтвердить расход в бухгалтерии или вернуть товар. Бумажные чеки можно хранить в кошельке или в отдельной папке, но со временем краска выцветает, и реквизиты становятся нечитаемыми. Удобнее запрашивать в магазинах электронные чеки, тогда все они будут собраны в одном месте — в мобильной приложении «Мои чеки онлайн».
Как отличить кассовый чек
Некоторые покупатели и продавцы путают документы, которые выдаются во время расчета. К примеру, в заведениях общепита часто выдают только пречек и забывают о кассовом чеке. Это нарушение закона. Пречек и кассовый чек не заменяют, а лишь дополняют друг друга.
Наши эксперты подготовили таблицу с краткой памяткой по всем документам, которые могут быть оформлены в момент покупки.
Отличить кассовый чек от других документов из таблицы можно по внешнему виду и набору реквизитов. В первую очередь стоит проверить наименования оплаченных товаров или услуг и наличие QR-кода, так как это самые заметные реквизиты. А в следующем блоке подробнее расскажем, какие еще данные должны быть в фискальном чеке.
Какие реквизиты обязательны для кассового чека
Список обязательных реквизитов, которые должны быть во всех кассовых чеках есть в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ. Что это за реквизиты:
- Название документа, то есть чек.
- Порядковый номер чека за смену.
- Дата, время и адрес расчета, например, адрес магазина.
- Наименование организации или ФИО предпринимателя.
- ИНН компании или ИП.
- Налоговый режим, по которому будет учитываться расчет.
- Признак расчета. Их всего четыре: приход, расход, возврат прихода и возврат расхода.
- Номенклатура, то есть названия оплаченных товаров и услуг, их цена и количество. Если список товаров или услуг можно определить в момент расчета.
- Ставка НДС для каждой позиции.
- Способ оплаты товара и его сумма. Это может быть наличный или безналичный расчет, зачет аванса, передача в кредит или оплата кредита.
- ФИО кассира, который рассчитал покупателя.
- Регистрационный номер кассы, он же РН ККТ.
- Заводской номер фискального накопителя, в чеке обозначается аббревиатурой ФН.
- Фискальный признак документа, он же ФП или ФПД.
- Сайт ФНС — nalog.gov.ru.
- Номер телефона или адрес электронной почты покупателя. Этого реквизита может не быть, если покупатель не просил отправить ему электронный чек и не продиктовал контакты.
- Номер фискального документа, обозначается аббревиатурой ФД.
- Номер смены на кассе.
- QR-код, в котором зашифрована информация о расчете.
Многие реквизиты обозначаются в чеке аббревиатурами. Для их разъяснения мы подготовили отдельную статью «Никаких шифровок: разбираем аббревиатуры в реквизитах кассового чека».
Кроме обязательных реквизитов, в чеке могут быть и дополнительные. Например: агент по поручению принципала рассчитывает покупателя. Он должен указать в чеке агентские реквизиты, а именно признак агента или признак агента по предмету расчета и ИНН поставщика. Список дополнительных реквизитов чека можно найти в статье 4.7 54-ФЗ и в Приказе ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.
Как сформировать чек
Для формирования правильного чека нужна онлайн-касса, а еще учетный сервис и кассовая программа. Учетный сервис поможет создать каталог товаров и услуг и назначить для них цены, а затем передать эту информацию на кассу. Так ККТ будет«знать» ассортимент и названия позиций, которые нужно добавить в чек. Кассовая программа помогает добавить нужные товары или услуги, применить бонусы и скидки, указать способ оплаты и отправить чек в печать.
Рассмотрим, как можно сформировать чек на примере Контур.Маркет Кассы.
Шаг 1. Добавить товар и услуги.
Это можно сделать тремя способами:
- Выбрать кнопку-плитку быстрого доступа. Их можно заранее настроить для самых популярных позиций.
- Найти товар через строку поиска по названию или артикулу.
- Сканировать штрихкод на упаковке товара.
На этом же экране можно отредактировать количество и цену товаров, а еще применить скидку к конкретной позиции, если нужно.
Шаг 2. Принять оплату.
На следующем экране можно применить скидку ко всему чеку, ввести контакты покупателя, если он хочет получить электронный чек. А главное — выбрать способ оплаты: наличными, безналичными или смешанный вариант.
Шаг 3. Распечатать чек.
Когда оплата принята, остается нажать «Готово». Касса напечатает бумажный чек или отправит его электронную версию.
Посмотреть, как формируются чеки, можно в видеороликах для владельцев касс MSPOS и ШТРИХ-М. Эксперты показали, как принять оплату разными способами, в том числе подарочным сертификатом, как добавить скидку и как оформить возврат.
Как проверить подлинность кассового чека
Есть специальные сервисы, которые помогают покупателям проверять подлинность чеков. Их всего три:
- Сайт налоговой. Для проверки нужно только ввести несколько реквизитов чека.
- Специальные сайты ОФД, у ОФД Контура это cash-ntt.kontur.ru. Для проверки нужно ввести три реквизита чека. Но проверить можно только те чеки, которые передал в налоговую именно этот оператор.
Подробная инструкция есть в статье «Как проверить чек на подлинность».
Что будет за нарушение правил оформления чека или за ошибки в реквизитах
Жалобы покупателей на невыдачу чеков или расхождения в данных онлайн-касс и в отчетности могут стать поводом для проверки. Если инспекторы выявят нарушения, могут назначить административные наказания, которые закреплены в ст. 14.5 КоАП РФ. Что это за наказания:
- За неприменение кассы ИП грозит штраф от четверти до половины суммы расчета, которую провели без кассы, минимум 10 000 рублей. А организациям придется заплатить от трети до всей суммы расчета без кассы, минимум 30 000 рублей.
- За невыдачу кассового чека ИП могут выписать предупреждение или штраф 2000 рублей. А организациям грозит предупреждение или штраф 10 000 рублей.
- За ошибку в чеке предпринимателям может «прилететь» предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей. А организациям — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.
Есть способ избежать штрафа. Можно исправить ошибку до того, как налоговая узнает о ней. Для этого нужно сформировать чек коррекции. Как это правильно сделать, читайте в статье Журнала для роста бизнеса.