1. Чтобы получать меньше писем, нужно писать их меньше. Одна из главных наших «почтовых» проблем — это большое количество писем, которые ежедневно приходят на наш почтовый ящик. При этом, если мы проанализируем состав нашей корреспонденции, то выяснится, что здесь не только наша прямая переписка с адресатом по решаемым вопросам, но и пересланные письма третьих лиц, задействованных в процессе работы, комментарии наших вопросов и ответов и прочее. Иногда офисная переписка представляет собой снежный ком, который разрастается в лавину сообщений, и сотрудники, отвлекаясь от непосредственного рабочего процесса, тратят множество времени на чтение писем и написание ответов. Чтобы этого избежать, лучше как можно меньше провоцировать подобные ситуации, то есть писать только в случае крайней необходимости, если нет возможности обсудить вопрос лично напрямую.
2. Установите график работы с почтой. Некоторые руководители совершают ошибку, требуя от сотрудников частой проверки почты. В итоге это превращается в постоянное отвлечение от работы, не дает сосредоточиться на решении какой-либо задачи. Это даже если не учитывать то, что иногда на почтовый ящик может прийти анекдот от приятеля или ссылка на интересный сайт, куда есть соблазн заглянуть… Лучше отводить на проверку почты 2-3 раза в день, например, в начале, середине и конце рабочего дня.
3. Отмечайте отложенные письма как непрочитанные. Второй проблемой при работе с почтой является «потеря» важного письма. Очень часто она возникает, к примеру, у сотрудников, вынужденных много времени проводить в командировках и при этом постоянно держать связь по электронной почте с сотрудниками. Один раз он проверил почту на домашнем компьютере, другой — на компьютере в чужом офисе, третий — на смартфоне в поезде… Возможности сразу же ответить на письмо может не быть, а к приезду прочитанное важное письмо забудется и затеряется в списке других, да еще и окажется по ошибке удаленным. В решении этой проблемы помогает ставить на важных письмах пометку «непрочитанные». Это сработает как напоминание о том, что к ним необходимо вернуться еще раз.
4. Уведомляйте о прочтении. Очень часто человек, отправивший письмо с вопросом, требующим срочного решения, или имеющее высокую важность в глазах отправителя, не получив быстрой реакции в ответ, начнет звонить с вопросом: «Получили ли Вы…» или посылать повторные письма. Поэтому лучше уведомляйте отправителя о том, что Вы получили его письмо, даже если уведомление не запрашивается автоматически. Краткое «Получил» или «Спасибо. Отвечу позже» избавит Вас от повторных писем.
5. Основной адресат и копия. Отсылая письмо, четко указываете прямой адресат, от которого Вы ждете реакции, и косвенный, которого Вы ставите в копию для ознакомления.
6. Излагайте четко и понятно. Это качество, которое всегда является важным в процессе делового общения, но в том случае, когда нужно удаленно организовать работу, оно является первостепенным. Например, пересылая работу удаленным сотрудникам, необходимо сформировать четкое техническое задание, желательно сопроводив его образцом для выполнения.
7. Выясняйте вопросы, но не отношения. Еще одной серьезной проблемой личной и, порою, офисной переписки является обмен эмоциями, причем, как правило, негативными. Иногда серьезная ссора может возникнуть из-за того, что нейтральное по содержанию сообщению человек, находящийся в плохом настроении, воспринял как укор или критику в свой адрес. Обиженный, он пишет злобный ответ с ответной критикой, на что, опять же, получает не менее «добрую» реакцию. Если Вы чувствуете, что в ситуации задействованы эмоции, лучше выйдите из виртуального пространства в мир реального общения. Позвоните, встретьтесь лично, обсудите напрямую, но не умножайте свои и чужие проблемы негативными домыслами.