1. Попробуйте вешать задачи на стену
Вместо сложного программного обеспечения по управлению проектами Фернандо Волькен Тогни использует простую пробковую доску. «Я вешаю все прямо туда,» – улыбается он. «Мне нужно видеть перед глазами, что происходит в данный момент. Я стараюсь организовывать заметки. Например, беру бумагу разных цветов для разных клиентов. Самое приятное – это снимать и выбрасывать стикеры, когда дело сделано».
2. К чёрту хаос
Этот банальный совет, который успел надоесть еще в детстве, действительно играет роль в работе. Созерцание завалов из бумаг и предметов вокруг себя не даст ясно увидеть стоящие перед вами цели. Освободите пространство, упорядочьте предметы, и рабочие задачи будут решены в срок.
3. Планируйте задачи на неделю вперёд
Работая над несколькими проектами одновременно, легко потеряться под грудой задач и нарушить сроки. Джеймс Джонс советует планировать свои дела на неделю вперед: «Решите, что вам нужно делать каждый день, можно даже разбить каждый день на две части. Это кажется очевидным, но в реальности мало кто этим занимается».
4. Приоритеты в приоритете
Для Джоша МакКенна определение приоритетов – ключевой момент. А идеальный момент, чтобы определить, сколько потребуется времени на проект – этап создания эскизов, макетов (зависит от вашего занятия). Словом, самое начало работы. «Если у меня три новых проекта, я выделяю день и готовлю эскизы по всем трем, чтобы показать клиенту. Я продолжаю работу над ними позже в порядке важности».
5. Назначайте срок раньше дедлайна
Ориентироваться на оговоренную дату сдачи проекта опасно: у вас не остается отходных путей. Если задаться целью предоставить работу на насколько дней раньше, вы подстрахуетесь. Так у вас всегда будет дополнительное время в запасе. А еще это снизит нервное напряжение в процессе работы над проектом.
6. Не берите слишком много работы
Начиная работу, испытываешь соблазн говорить «да!» каждому предложению. Майкл Драйвер на своей шкуре испытал всю прелесть длинных бессонных ночей. «Этому не научат в университете. Да вообще никто не может научить человека быть строгим к себе. Только опыт. Теперь мои перерывы гораздо короче, а подъем по утрам значительно раньше».
7. Как быть с сорванным дедлайном?
Если дедлайн все-таки наступил раньше завершения работы, не теряйте самообладание. Оцените ситуацию, спланируйте оставшееся количество работы и необходимое на это время. Если в ходе общения с заказчиком вы проявили воодушевление проектом и амбициозность, есть шанс, что вам пойдут навстречу. Главное не наглеть и не просить большой отсрочки. В отдельных случаях можно предложить скидку на услуги.
8. Лояльность клиентов не бесконечна
Ваш клиент может оказаться понимающим человеком и предоставить дополнительное время. Он может поступить также и в следующий раз. И вот тут никак нельзя расслабляться. Привыкнув к лояльности одного заказчика, вам будет сложно собрать себя для работы с другим. Будьте царем для самого себя: планируйте время, распределяйте задачи, в случае нарушенных сроков фиксируйте причины и ни за что не допускайте такого в будущем!