В современном мире в эпоху неопределенности выигрывают те организации, которые быстрее других могут адаптироваться к происходящим изменениям. Скорости растут, а изменения становятся всё более резкими и кардинальными. Gartner много внимания уделяют причинам успеха и провалов различных организаций. И с 2019 года они презентуют свою концепцию «Winning in the turns». Самые успешные организации идут на просчитанный риск, чтобы выделиться из общей массы во время любого «поворота». В данной концепции описывается, как можно добиваться побед, укрепляя три столпа успеха: стратегию, затраты и таланты.
Одним из помощников в такой гонке для руководства может стать Проектный офис, который консолидирует, обрабатывает все данные по проектной деятельности. А что может сделать это максимально быстрым? Конечно цифровизация! Существуют различные мнения о том, что можно считать Digital PMO или Цифровым Проектным офисом. Одни уверены, что он является прямым следствием внедренной ИСУП (Информационной системы управления проектами). Другие – что это про полный перевод работы проектного офиса в онлайн. А третьи полагают, что цифровой проектный офис – это полная замена его сотрудников искусственным интеллектом.
Для начала давайте договоримся, что далее под PMO или Проектным офисом мы будем понимать некое подразделение (возможно даже виртуальное), которое отвечает за всю проектную деятельность в компании или отдельно взятой её части или реализацию крупного долгосрочного проекта или программы.
В данной статье мы предложим свою концепцию и расскажем, как же построить цифровой Проектный офис. Если продолжить аналогию строительства, то для удобства можно сравнить Проектный офис с домом, который состоит из различных компонентов.
Давайте же разберемся, что из себя представляют все эти компоненты по отдельности.
I. Правила
Первым важным элементом является наличие правил, с которыми знакомы все в организации.
Лучшие практики проектного управления описаны во многих источниках. PMI, IPMA, Axelos, PMAJ – все предлагают различные методы и инструменты для регулирования правил проектной деятельности, например, PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), IPMA ICB (Individual Competence Baseline), Prince2 (PRojects IN Controlled Environments), P2M (A Guidebook of Project and Program Management for Enterprise Innovation).
Подробнее про обзор существующих стандартов и сводов знаний можно прочитать в статье «Цели разработки стандартов по управлению проектами», которая была опубликована в журнале Управление Проектами №3-4-2020.
Важно найти правильное сочетание этих правил для вашей компании. Здесь есть несколько ключевых рекомендаций.
Во-первых, правила должны покрывать интересы всех участников процесса, учитывать специфику реализации проектов различных типов и, при необходимости, предлагать несколько подходов, например, предиктивные, гибкие и гибридные. При этом они должны позволять структурировать объекты из разных подходов и консолидировать информацию для оценки общей картины.
Во-вторых, методология должна быть живой, то есть при выявлении проблемных зон необходимо иметь возможность ее оперативно скорректировать.
И, наконец, правила должны быть едиными и понимаемыми одинаково всеми участниками.
II. Данные
Это следующий компонент, который необходимо организовать. Согласно исследованию Gartner® 2019 года, 29% опрошенных отметили плохо развитую способность использовать данные причиной отставания. Данные должны быть структурированы, консолидированы и едины для вашей компании.
Одним из вызовов современного мира является...
Полную версию этой статьи, а также другие интересные статьи читайте в журнале Управление Проектами https://pmmagazine.ru/editions/3-4-2021/