Не все выездные сотрудники одобряют отслеживание своего местоположения во время рабочего дня, и даже называют его незаконным. В статье разберемся, как реализовать такой контроль, нужно ли оформлять для этого документы, и как повысить лояльность команды к новому инструменту.
Что говорит закон об отслеживании местоположения сотрудников
В Трудовом кодексе нет прямых упоминаний о контроле местоположения сотрудников с помощью технических инструментов. Но можно руководствоваться тем, что GPS-слежение ведется в рамках трудовой деятельности, в которой подразумевается контроль со стороны работодателя.
По закону, работодатель вправе отслеживать фактически отработанное время и контролировать исполнение обязанностей.
«Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником».
Как подготовиться к контролю местоположения
Трудовой кодекс РФ не предусматривает оформление видов контроля работодателем. Так как в связи с внедрением нового инструмента у сотрудника не появится новых дополнительных обязанностей, вносить изменения в трудовой договор или внутренние документы не нужно. Чтобы избежать непредвиденных ситуаций, лучше получить согласие команды на использование системы контроля местоположения сотрудников.
Документальное оформление
Если вы планируете прописать использование приложения с GPS-трекером во внутренних документах, воспользуйтесь нашим списком. В нем — перечень документов и данные, которые нужно указать.
Шаг 1. В локальном документе (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) пропишите использование GPS-системы на корпоративных или личных устройствах: смартфонах или планшетах. Укажите, что это нужно для определения местоположения сотрудников во время рабочего дня. Не забудьте прописать пункт о том, что GPS-трекер должен быть включен в часы работы.
Шаг 2. В приказе обозначьте сотрудника, ответственного за сбор и обработку сведений о местоположении. Это может быть непосредственный руководитель, технический специалист или сотрудник отдела кадров.
Шаг 3. В положении о персональных данных внесите изменения, связанные с новым инструментом для работы. Стандартно для этого указывают:
- сведения, что для работы используется GPS-трекер,
- порядок обработки информации (сбор, хранение, использование),
- цель использования инструмента,
- сроки хранения информации,
- данные о том, передаются ли сведения третьим лицам,
- каким образом осуществляется защита получаемой информации,
- ответственных за сбор и обработку информации сотрудников.
Шаг 4. Подготовьте лист ознакомления, которым вы уведомите сотрудников об отслеживании местоположения. В документе укажите названия актов и реквизиты приказов, их утвердивших.
«Также рекомендуем внести соответствующие изменения в трудовые договоры, указав, что оборудование используется в целях выполнения трудовых обязанностей, снабжено модулем геолокации (указав его характеристики), которое должно быть включено в течение всего рабочего времени», - добавляет юрист Элеонора Файзрахманова.
После выполненных шагов вы можете начать контроль местоположения сотрудников с помощью GPS в мобильном приложении.
Как презентовать новый инструмент команде
Две главные задачи мобильного приложения B2Field — улучшить контроль в «полях» и помочь сотрудникам качественно выполнять свою работу. Расскажите своей команде о том, какую пользу принесет новый инструмент для работы.
Мобильное приложение станет полноценным помощником на выезде:
- Удобный планировщик дел. Информация обо всех рабочих процессах содержится в смартфоне или планшете: задачи на день, оптимальные маршруты до объектов и данные о клиенте
- Онлайн обмен информацией. Нужные документы доступны сотруднику в любое время (накладные, презентации, инструкции), а мобильные формы позволяют легко передавать данные в офис и избежать бумажной отчетности.
- Учет рабочего времени и пробега. Сервис автоматически фиксирует время и место выполнения задания, время в пути и продолжительность поездок. Значит, процесс отчетности и возмещения транспортных затрат будет прозрачнее и проще.
Кратко: контроль местоположения сотрудников с GPS-мониторингом
Подведем итог: по Трудовому кодексу, контроль местоположения специалистов в рабочее время с помощью GPS-устройств разрешен. Однако работодателю нужно разъяснить сотрудникам, как собирается и используется информация об их местоположении в рабочее время.
Протестировать решение для выездных сотрудников B2Field можно на нашем сайте.