Многие графические дизайнеры избегают использования функции автоматического оглавления InDesign. Но есть несколько проблем с созданием оглавления вручную. Узнайте 6 причин, по которым дизайнеры должны использовать функцию автоматического оглавления InDesign.
Большую часть времени, когда я просматриваю файлы InDesign графических дизайнеров, я вижу, что они создали оглавление вручную. Я когда-то делал это сам давным-давно.
Я знаю, вы можете подумать, что это отнимает слишком много времени, или, может быть, вы не знаете, как заставить его работать должным образом, или вы просто думаете, что оглавление — это головная боль в тылу.
Но есть несколько проблем с созданием оглавления вручную, особенно если вы работаете над большой публикацией.
1. Мало права на ошибку
Во-первых, создание оглавления вручную оставляет место для ошибки. Он основан на том, что вы копируете и вставляете все заголовки, которые должны быть включены. Вы можете пропустить один или два из них. Вы могли ошибиться в номере страницы.
Если вам когда-нибудь понадобится удалить или добавить страницы в процессе макета или страница переместится, потому что, возможно, вам пришлось добавить пустую страницу, чтобы раздел начинался, например, на правой странице, вам нужно будет не забыть вернуться к оглавление и внесите изменения самостоятельно.
Если текст заголовка изменится, вам придется не забыть вернуться и исправить его и в оглавлении.
Но когда вы создаете оглавление с помощью встроенной функции, вы просто выбираете, какие стили абзаца включать, и если заголовок или номер страницы изменяются, вы можете выбрать вариант обновления оглавления. Так что права на ошибку мало.
2. Экономия времени благодаря функции InDesign Table of Contents
Многие дизайнеры считают, что создание оглавления занимает слишком много времени. Вы должны использовать стили абзаца, чего многие дизайнеры не делают. Затем вы просто выбираете и добавляете эти стили, настраиваете стили абзацев и символов, которые хотите использовать, и выбираете, хотите ли вы, чтобы число отображалось до или после записи.
Я знаю, что создание оглавления занимает несколько минут, но вы сэкономите время на всем процессе компоновки.
Вносить изменения в двух местах — на странице, где появляется заголовок, и в оглавлении — утомительно. Но хуже всего то, что приходится записывать номера страниц, переходить туда-сюда и вводить их в оглавление. Я знаю, потому что я сделал это раньше.
Это может занять очень много времени, особенно при работе с большими документами. У кого есть на это время?!
С тем же успехом вы могли потратить время на то, чтобы построить оглавление с первого раза, а это совсем не много времени.
3. Гибкость
Другой текст для оглавления
Но, возможно, вы не используете функцию оглавления, потому что текст, который вам нужно использовать для записей, не совсем соответствует тому, как эти заголовки отображаются в документе.
Например, в сложном годовом отчете, над которым я работаю, заголовки основных разделов должны иметь дополнительный текст перед ними в оглавлении, которого нет на самих страницах.
Так что делать?
Вы можете создать текстовую рамку на монтажном столе с текстом, который вы хотите для оглавления. Я не имею в виду мудрый стиль. Я имею в виду мудрый текст. Так что, если вам нужно добавить другие слова к заголовку, который вы хотите в оглавлении, укажите то, что вам нужно.
Неважно, как он там выглядит. Вы можете стилизовать его, как хотите, в настройках оглавления.
Хитрость заключается в том, чтобы текстовый фрейм на монтажном столе касался страницы. В противном случае его не узнают.
В настройке оглавления вместо выбора стиля абзаца заголовка на странице выберите то, что я называю «фальшивым заголовком оглавления», где вам это нужно.
Недостаток этого метода заключается в том, что если что-то изменится в заголовке на странице, вы должны не забыть изменить это и в текстовом фрейме на монтажном столе.
Несколько документов InDesign в оглавлении
Возможно, вы не используете функцию оглавления, потому что у вас есть более одного документа в публикации. Возможно, вы работаете над одним разделом, а кто-то другой над другим.
Это не только возможно; это сэкономит вам еще больше времени. Все, что вам нужно сделать, это создать так называемую «книгу». Выберите «Файл» > «Создать» > «Книга». Затем добавьте файлы InDesign в книгу.
Откройте файлы InDesign и книгу. Затем перейдите в «Стили оглавления», выберите это содержание и затем «Редактировать». Просто установите флажок «Включить документы книги».
Несколько оглавлений в InDesign
А что, если в вашем документе несколько оглавлений? Я работал над большими отчетами с тремя оглавлениями! У них был основной, затем один для подраздела и еще один для другого подраздела.
Очень просто! Просто зайдите в функцию оглавления («Макет» > «Стили оглавления»), а затем выберите «Создать», чтобы создать новое оглавление.
4. Закладки
Еще одно преимущество функции оглавления InDesign заключается в том, что вы можете автоматически создавать закладки. Когда вы находитесь в стилях оглавления, просто установите флажок «Создать закладки PDF».
Теперь, если вы не знаете, что это такое или почему они важны, давайте поговорим об этом на секунду.
Закладки — это то, что вы видите, когда открываете панель «Закладки» в Acrobat. Это кликабельные ссылки. Вы можете настроить автоматическое открытие панели закладок при открытии PDF-файла, выбрав «Файл» > «Свойства» (Cmd- или Ctrl-D), а затем «Исходный вид», а затем «Панель закладок» и «Страница».
Это все есть в PDF. Просто не забудьте сохранить PDF-файл и снова открыть его, чтобы увидеть закладки.
Вы можете, конечно, добавить все эти закладки в PDF-файл вручную в Acrobat — либо по одной, либо перейдя на панель «Закладки», а затем в ее меню и выбрав «Новые закладки из структуры» и выбрав стиль, используемый в документе.
Но что происходит, когда вам нужно вернуться в InDesign и повторно экспортировать PDF? Вы должны снова создать закладки в PDF. Это может быть тонна переделок!
5. Удобство использования
Еще одним преимуществом использования встроенной функции оглавления является то, что вы получаете кликабельное оглавление в экспортированном PDF-файле. Вы можете сделать это с интерактивной настройкой или даже с настройкой печати, если вы установите флажок для гиперссылок при экспорте.
Вы также можете создать оглавление и поместить его на монтажный стол с единственной целью — получить закладки в вашем PDF-файле, но не видимое оглавление. Он делает всю работу за вас, и вам не нужно добавлять раздел или страницу с оглавлением.
6. Доступность
Еще одним преимуществом является доступность . Чтобы правильно настроить доступность оглавления, используйте функцию автоматического оглавления вместе с установкой тегов экспорта стилей абзаца, используемых в оглавлении, на автоматический.
Это гарантирует, что оглавление будет правильно помечено в PDF-файле и будет работать так, как должно для вспомогательных технологий.