В прошлой статье я подробно разбирал принципы создания правильных организационных структур.
В данной статье на примерах рассмотрим, как сбить сотрудников столку, приумножить хаос в головах. Делая, казалось бы, благое дело - изображая организационную структуру компании.
Напомню, что организационная структура компании делается в первую очередь для рядовых сотрудников, чтобы они понимали своё место в компании и к кому обращаться с различными вопросами. А уже во вторую - для собственника и главного руководителя компании, который итак знает к кому идти. Ведь это он сам создал такую компанию.
В статье я постараюсь рассмотреть различные организационные структуры, которые я встречал на практике именно с точки зрения их заказчика - рядового сотрудника.
Итак, поехали...
🟦 Пример 1
Непонятно что означают стрелки
Если стрелочки - это связи подчиненный - руководитель. То тогда почему они нарисованы между Нач.оптового отдела и управляющий магазином. Они вроде бы находятся на одном уровне.
Какие взаимоотношения между управляющим магазином и старшим бухгалтером?
Что происходит между Начальником склада и Нач.оптового отдела?
Страдает оформление
Текст почему-то не вписан в прямоугольники, что затрудняет его прочтение
🟦 Пример 2
Оформление
Подобное оформление в экселе скорее сбивает потребителя документа и требует к себе привыкания. Линии прямоугольников сливаются с линиями связи.
Опять же, текст конфликтует с линиями прямоугольников. Имейте это ввиду, если решили нарисовать орг структуру в Excel
Линии связи
Возникает вопрос, кому подчиняется Ассистент-менеджер (никому)
И зачем компании Заместитель директора, если он не несет, судя по организационной схеме, никакой руководящей функции?
Наименование должностей
Из названия должности должно быть сразу понятно, за что несет ответственность данный сотрудник.
В случае с директором, заместителем и ассистентом-менеджером этого не происходит.
🟦 Пример 3
Отсутствие должностей
Верхние прямоугольники размыты потому, что там стоят только фамилии без должностей
Отсутствие связей и уровней подчинения
Под именами сотрудников указаны области их ответственности, а не сотрудники следующего уровня. И сколько у кого таких уровней подчинения (грейдов) - не понятно
Если перерисовать подобную структуру по всем правилам, то может выясниться, что управленческий состав можно оптимизировать. Ведь один управляет большим производством, а другой - большим... ассистентом
🟦 Пример 4
Путанница со стрелками
Рекомендую насторожиться, если к одному прямоугольнику ведет 2 стрелки. Здесь такое мы наблюдаем у Гл.Механика (по совместительству логиста?) и у Снабженца. Что это означает? У них несколько руководителей? Ситуация усугубляется следующим пунктом.
В прямоугольнике целый отдел, а не должность
Часто возникает соблазн нарисовать один прямоугольник и написать в нем отдел. Важно помнить, что эффективно управленец может управлять непосредственно 5-7 людьми. Если есть отдел, в котором хотя бы больше 3х сотрудников, то у него должен быть руководитель. Не должно быть отдела, который управляет другим отделом или сотрудником. А здесь нарисованно именно так. Например, Главный сметчик подчиняется всем прорабам и руководителю. Это означает, что не подчиняется никому.
Нет расшифровки что означают цвета
Видно, что цвета распределены по элементам неслучайно. Но что именно означает разделение по цветам - неясно.
Отсутствие имен
Из-за того, что некоторые должности объединены в один прямоугольник, нет понимания, а сколько у нас сотрудников с такой должностью. Есть ли среди них вакансии.
🟦 Пример 5
Нет четкого разделения по вертикалям
В данной организационной структуре поработали над оформлением. Тут есть и фотографии сотрудников. И их имена с должностями. Но выделенный красным фрагмент, к слову, достаточно важный, подчиняется сразу двум директорам.
Не изображены уровни должностей, грейды
Много сотрудников, в том числе руководителей. Но не понятно, все ли они одного уровня.
Смешение названия должностей
Где-то есть руководители, а где-то - директоры. Какая между ними разница - не понятно.
❗❗❗ Чего не хватает у всех
Собственник
Организационная структура рисуется сверху. А этот самый "верх" начинается не с главного руководителя компании. А с ее собственников. Даже если это - одно лицо. Я всегда рекомендую рисовать отдельный квадратик с собственником или несколько, если владелец не один
Грейдовость
Все понимают, что ответственность нужно разделять по вертикали. То есть по отделам. Но ее также нужно разделять и по горизонтали. Ну например, где начинается и заканчивается ответственность Генерального директора и функционального директора? Для этого изображаются уровни должностей, или грейды.
Фиксация ответственности
Ключевые показатели, за которые отвечает должность фиксируются непосредственно на схеме. Также можно указывать ЦКП - ценный конечный продукт каждой должности. Так подчиненным из отдела 1 наконец станет видно за какие цифры отвечает отдел 2.
Примерно так выглядит оргструктура с прописанными для уровня директор (CEO -1) ключевыми показателями, за которые каждая должность несет ответственность. И с прорисованными 3 уровнями подчинения после генерального директора. Как мы видим, у какого-то директора есть подчиненные уровня CEO -2, а у какого-то - только подчиненные уровня CEO -3
Теперь вы знаете как НЕ надо. Что дальше?
Прежде, чем опубликовать вашу структуру, соберите честную обратную связь от отдельных сотрудников. Спросите, все ли им понятно. Внимательно послушайте их вопросы. Если у них возникает вопрос, то он возникнет и у остальных.
Ну, или можете написать мне в телеграм. Я с удовольствием посмотрю на вашу текущую структуру и дам вам конструктивную обратную связь по ней.
Записаться ко мне на БЕСПЛАТНУЮ диагностику вашего бизнеса - ссылка
🙋🏻♂️ Подписывайтесь, ставьте лайк❤️