Довольно часто в компаниях переписка в рабочих чатах организована стихийно. В результате общение превращается в хаос: договоренности теряются в обсуждениях и шутках коллег, а уведомления из многих диалогов отвлекают от других дел в течение рабочего дня и значительно позже.
Наш опыт показывает, что следование определенным правилам позволяет организовать переписку так, чтобы не терять важное, при этом сохранив свободный формат общения.
Я — Дмитрий Плешаков, директор по продукту VK Teams, расскажу на примере нашего сервиса, как общаться с коллегами так, чтобы всем было удобно.
1. Ведите переписку в корпоративном мессенджере, а не в привычном популярном
Многие обсуждают рабочие вопросы в тех же мессенджерах, где общаются с друзьями и читают новости. Из-за этого сотрудники постоянно отвлекаются на сообщения не по работе, могут забыть про задачу, перепутать чаты, отправить файл брату вместо коллеги.
Чтобы случайно не отправить не в тот чат мем, стоит использовать корпоративные мессенджеры. Такие сервисы позволяют не только вести переписку, но и полноценно организовать рабочий процесс: разделять чаты на важные и неважные, ставить и контролировать задачи, планировать расписание встреч, проводить регулярные и оперативные созвоны, видеть должность и подразделение любого собеседника, иметь возможность найти необходимый контакт поиском или по оргструктуре.
Например, вот что доступно в VK Teams:
- Поиск коллег по Ф. И. О., просмотр структуры подразделений и иерархии сотрудников. Вы сможете создавать рабочие группы внутри мессенджера и распределять роли в соответствии с должностями. Так работники могут находить коллег из других отделов, даже если раньше с ними не общались.
- Постановка задач и контроль их выполнения. Прямо в чате можно закрепить за сотрудником задачу, а после следить за ходом ее выполнения. Для этого у задач есть статусы «Назначена», «В работе», «Выполнена» или «Просрочена».
- Работа с документами. Через приложение можно вести зарплатные листки сотрудников, заказывать финансовые отчеты и справки, фиксировать отпуска и больничные.
- Планирование встреч в календаре. Можно запланировать встречу, назначить созвон или планерку. Календарь можно скачать в формате iCalendar и синхронизировать с другими планировщиками.
2. Зафиксируйте правила общения в рабочих чатах
Когда в компании нет правил общения, в переписках хаос: регулярно появляются новые рабочие чаты, документы теряются, постоянно приходят уведомления. В этом легко запутаться даже сотруднику, который работает давно, а ввести в курс дел новичка еще сложнее.
Чтобы структурировать всю информацию в рабочих чатах и не искать задачу среди десятка переписок, стоит ввести в компании правила общения в мессенджере. Вот что для этого нужно:
Создайте небольшие группы и не заводите новые чаты без необходимости. Разделите сотрудников по отделам и проектам, с которыми они работают. Так они смогут быстро обмениваться сообщениями, не отвлекая других коллег.
Отвечайте на сообщения с цитированием. Если коллега прислал длинное сообщение, то можно ответить только на конкретную часть. Для этого в VK Teams достаточно выделить фрагмент текста и нажать «Ответить». Так будет понятнее, о чем вы говорите.
Установите правила общения. Чтобы из переписки можно было сразу выделить главное, можно составить список советов. Например:
- Писать сообщения только по теме группы. Это поможет сотрудникам не отвлекаться на картинки с котиками во время работы.
- Отправлять одно длинное сообщение вместо нескольких коротких. В отрывистых сообщениях сложно определить главную мысль, а большое количество уведомлений раздражает.
- Использовать разметку — нумерованные и маркированные списки, выделения жирным и курсивом, добавление ссылок в текст. Это упрощает чтение сообщений, но при этом такие функции недоступны во многих обычных мессенджерах.
Отвечайте в обсуждениях. Это ответы на конкретное сообщение — совсем как в тредах в соцсетях. В рабочих чатах всегда обсуждают много вопросов. Чтобы не потеряться в переписке, удобно отвечать собеседнику в отдельной ветке. Так можно обсудить важную задачу, но при этом не утонуть в миллионе ненужных сообщений.
3. Минимизируйте количество оповещений
Если не выключить уведомления при большом количестве чатов, сотрудник постоянно будет отвлекаться. Из-за этого он может бросить одну задачу, чтобы ответить руководителю, а потом срочно переключиться на уведомление о правках в отчете. В результате человек хватается за несколько дел сразу и не может сконцентрироваться.
Вот что можно посоветовать сотрудникам:
Отключить уведомления для неважных чатов. Чтобы не отвлекаться, стоит отключить уведомления для чатов, которые не относятся напрямую к работе сотрудника. Например, дизайнер может оставить звук только в чате своей команды и отключить в группе для разработчиков, которым изредка делает иконки.
Упоминать тех, кому пишете. Если в общем чате нужно опубликовать сообщение, которое важно нескольким людям, нужно упомянуть их в тексте через @.
Фиксировать задачи вместо отправки сообщений. В VK Teams доступна постановка задач — ее можно внести специальным сообщением, поставить срок и статус выполнения. Так сотрудник не упустит важного дела, но при этом не придется тревожить всех участников чата уточнениями по задаче.
Проводить опросы. Чтобы узнать мнение коллег и при этом не читать его в сотне ответов, можно запустить опрос. Он займет всего одно сообщение, в котором участники смогут выбрать свой вариант ответа.
Указывать в статусе свою занятость. С помощью него можно дать сигнал коллегам, как быстро вы готовы ответить. Например, можно выставить статусы «На обеде», «Тренируюсь», «Занят», «На звонке», «Болею», «Отпуск», «Командировка». Они дают понять коллегам, стоит ли ждать от вас оперативного ответа.
4. Предусмотрите другие формы коммуникации
Иногда короткий звонок помогает решить проблему быстрее, чем несколько сообщений в переписке. Например, если нужно показать коллеге, как работает программа. А в некоторых случаях, наоборот, сообщения излишни — достаточно дать знать, что текст прочитан. Для этих случаев в VK Teams есть два решения:
Звонки. В беседу можно пригласить коллег, продолжительность звонка не ограничена. Также в VK Teams можно демонстрировать экран.
Реакции на сообщения. Эмодзи можно использовать в ответах на любые сообщения. Например, вы отправляете в чат важную презентацию или отчет. Коллеги могут просто поставить палец вверх — это значит, что все увидели ваш файл, и поможет избежать десяти сообщений «Ок» в чате.
Как настроить эффективное корпоративное общение
Сделать корпоративную переписку удобной можно с помощью VK Teams. Это не просто мессенджер, а единое цифровое пространство для работы. Помимо общения, в нем можно:
- Управлять проектами — ставить задачи, отслеживать просроченные, делегировать работу.
- Планировать время — назначать встречи, бронировать переговорки.
- Организовывать техподдержку — формировать заявки из сообщений сотрудников в чате.
- Работать с документами — можно пересылать файлы, заказывать справки и финансовые отчеты.
При этом решение надежно защищено: сервера находятся в России, работают TLS-шифрование для защиты электронных писем и система предотвращения утечек данных.
Переходите на сайт VK Teams, оставьте заявку для того, чтобы получить демо-доступ и попробовать сервис в действии
