На каждого сотрудника кадровики заводят папку с документами, которая хранится много лет. Уменьшить канцелярские горы помогает переход на электронный документооборот, который начался в России в 2021 году. А с 1 марта приказ Минтруда утвердил единые требования к составу и форматам кадровых документов, которые будут оформлять только в электронном виде, не дублируя на бумаге. Для чего это сделано, выясняла «Парламентская газета».
Стремление к единообразию
С 2021 года в сфере трудовых отношений начали использовать электронный документооборот. Стало можно создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде, правда, при наличии бумажного дубликата. Но с 1 марта для многих сведений будет существовать только электронная форма, к которой установлены единые требования. Как говорится в приказе Минтруда, электронный кадровый документ должен состоять из основной части — это PDF-файл, — а также приложений в текстовых, табличных, графических и структурированных форматах, электронной подписи, если она есть, машиночитаемой доверенности для подписи и описания электронного документа в формате XML.
В списке — 124 документа, разделенных на группы. К примеру, это все, что касается приема на работу, трудовой договор, заявление об отсутствии трудовой книжки, соглашение о продлении срочного трудового договора. Также это документы, регламентирующие рабочее время и отдых, такие как извещение о времени начала отпуска или заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. В этом же списке персональные данные, договор о материальной ответственности, документы об оплате и охране труда, об образовании работника, изменениях условий трудового договора и многие другие.
Правда, на бумаге должны оставаться приказ об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и журналы охраны труда, где сотрудники расписываются о прохождении инструктажа по технике безопасности.
Роспись под ключ
Эти преобразования помогут работодателям эффективно взаимодействовать между собой, быстрее оформлять документы, снизить расходы на бумагу, копировальные машины и другие инструменты, считает председатель Комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов. Изменения ускорят и упростят документооборот, особенно это актуально для корпораций с большим количеством филиалов, уверен он. «Но при этом важно системно и строго отслеживать, как все это функционирует. Главное — безопасность, чтобы служебная информация и персональные данные не попали в руки к мошенникам», — предостерег депутат.
Есть плюсы и для сотрудников. Они смогут найти работу в другом регионе, пройти дистанционное собеседование и заключить трудовой договор, подписав его электронной подписью. Что это такое и как ее получить, «Парламентской газете» напомнили в Минцифры. Работник может подписать документы усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Получить их можно в приложении «Госключ». Для этого потребуются подтвержденная учетная запись на «Госуслугах», смартфон с NFC-модулем и загранпаспорт нового поколения.
«Можно использовать электронную подпись при заключении самых разных договоров: трудового, о материальной ответственности, ученического, на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также заявления об увольнении, при ознакомлении с уведомлением об изменении условий трудового договора, с приказом о применении дисциплинарного взыскания», — уточнили в пресс-службе ведомства.
Кроме того, люди смогут оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и другие услуги, где требуется предоставление данных от работодателя. Ведь уже сейчас в личном кабинете на «Госуслугах» в любое время можно получить справку о доходах, выписку из трудовой книжки, проверить пенсионный счет, заказать справку о статусе предпенсионера.
Правила и штрафы
Решение о введении электронного кадрового документооборота принимает работодатель. Закрепить этот выбор надо нормативным актом, в котором должно быть отражено и мнение первичной профсоюзной организации. Для внедрения «цифры» организация может использовать платформу «Работа в России» или собственную информационную систему.
При этом надо помнить, что за неправильное оформление электронных документов могут наказать рублем. Штрафы для виновников — такие же, как за неподобающее оформление бумажных справок. Индивидуальные предприниматели и малые предприятия могут поплатиться 30-40 тысячами рублей, а средние и крупные компании заплатить от 100 до 200 тысяч.