Подтверждением действительности патента является является вовремя и правильно внесенные платежи по нему иностранным сотрудником. Нужно ли работодателю их собирать, хранить и как это сделать просто, разбираемся в статье.
Зачем работодателю собирать чеки по патентам у своих сотрудников
Согласно миграционному законодательству работодатель имеет право допустить к работе только иностранца с действующими документами. В отношении иностранца с патентом - это означает верно и вовремя оплаченные чеки по нему. Поэтому, как подтверждение того, что у иностранца патент действует компании нужно собирать эти чеки со своих сотрудников.
Срок действия патента по предыдущей оплате прошел, а работодатель не собрал с сотрудника чек оплаты налога по патенту. В компанию пришла проверка, и выяснилось, что иностранец забыл оплатить его, но был допущен к работе. В этом случае компания получит штраф от 250 тыс. до 1 млн рублей по ч.1 или 3 ст. 18.15 КоАП РФ. И не важно, на кого фактически оформлен сотрудник - на компанию или аутстаффера.
Примечание редакции: разборы судебных дел по этой и другим темам вы найдете в поиске по хештегу "судебная практика".
Другая причина для сбора копий чеков об оплате патента иностранного работника - это то, что иностранцы могут предоставить фальшивые чеки, которые полностью поддельные или в которых фактическая сумма оплаты ниже суммы платежа по патенту в регионе. В этом случае чеки нужны для того, чтобы можно было проверить их действительность, например, через сотрудников Сбербанка.
Примечание редакции: подробнее о том, как отличить фальшивый чек от настоящего и на какие хитрости идут иностранцы, читайте в статье "А чеки-то - фальшивые...".
Еще одна причина собирать и хранить копии чеков - это то, что они имеют свойство теряться или стираться, выцветать. А чеки нужны при каждом продлении миграционного учета, при продлении патента и т.д. И если отправлять иностранца восстанавливать чек перед началом оформления, то можно упустить сроки. А если в компании хранятся копии чеков, то всегда можно приложить их в начале оформления, а дубликаты чеков сделать к моменту выдачи документа.
Примечание редакции: рекомендуем прочитать статью "Если чек по патенту потерялся или выцвел, что делать?" на эту тему.
Способы сбора и хранения чеков по патенту
Чтобы вовремя собирать с сотрудников чеки по патенту, нужно выстроить систему, при которой будет видно, у кого и когда заканчивается оплаченный период по патенту. И при приближении даты либо спрашивать чек с сотрудника, либо оплачивать его вместе с ним. Как упростить эту работу прочтите в статье "Продление миграционного учета по патенту: как успеть вовремя".
Варианты хранения полученных копий:
- Папки по каждому сотруднику на компьютере;
- Папки по каждому сотруднику в облаке;
- Бумажные личные дела каждого сотрудника;
- Электронные личные дела сотрудников в специальном программном обеспечении, если есть.
Варианты контроля за сроком действия документов:
- Таблицы Excel - на компьютере или в облаке;
- Напоминания в календаре, на телефоне, в ежедневнике;
- Автоматизированные системы контроля - специальная доработка или разработка каких-то программных продуктов.
В нашей компании для хранения и контроля мы используем программное обеспечение собственной разработки, к которому дает доступ нашим клиентам. И они всегда видят, какие документы и когда заканчиваются у их сотрудников, а также в любой момент могут выгрузить сканы документов нужного иностранца и распечатать их.
Когда некому контролировать миграционные документы иностранцев
Если в компании нет собственного миграционного специалиста, а количество иностранцев больше 5, то эту функцию лучше передать эту функцию миграционной компании. Потому что риски за допуск иностранного сотрудника без документов слишком высоки, чтобы оставлять это на контроль самого иностранца.
Ведем весь миграционный документооборот вашей компании: от приема до увольнения
Больше актуальных и полезных материалов вы найдете в журнале "Миграционный эксперт"