В апреле этого года аналитики обнаружили данные сотен российских пользователей Trello в открытом доступе. Шумиха вокруг этого новостного повода уже улеглась, но почти миллион публичных досок по-прежнему индексируются поисковыми системами.
Информация о сотрудниках и клиентах, документация и пароли – это сведения, которыми компании явно не хотели бы делиться со всеми, но публикуя их в онлайн-таск-трекерах, они добровольно подвергают себя риску утечки.
«Стоит один раз вложить в Gmail письмо или Google-документ ссылку на доску из онлайн-сервиса управления проектами и задачами, и поисковик тут же включит ее в свой индекс. Установление статуса приватности на доску тоже не гарантирует ее конфиденциальности. Нужно постоянно контролировать права доступа к проекту – закрывать их для уволившихся сотрудников и выдавать замещающим на время отпуска или командировки, чтобы работа не встала».
Ситуация с Trello заставила компании задуматься об альтернативных вариантах онлайн-сервисам. Один из таких – доски внутри корпоративных систем. Это удобный и надежный инструмент для планирования и эффективного взаимодействия в команде.
4 причины перейти на приватные корпоративные доски
1. Безопасность.
Крупные компании часто выстраивают бизнес-процессы, ориентируясь на собственную политику информационной безопасности. В государственных и финансовых учреждениях нередко и вовсе нет открытого доступа в интернет. Онлайн-инструменты для таких организаций не подойдут, а вот доски внутри систем, отвечающие требованиям безопасности, вполне.
Использование таких решений помогает компаниям исключить утечку данных из-за пользовательских ошибок, когда сотрудник не установил статус приватности.
«Корпоративные инструменты планирования проектов защищены от внешнего доступа. Например, безопасность и целостность данных в облаке, при использовании решения Directum «Agile-доски», гарантируется согласно SLA. Если сотрудник организации планирует работу внутри корпоративной системы, то при увольнении эти данные не потеряются, он не сможет их удалить и обращаться к ним в будущем».
2. Удобство.
Онлайн-сервисы для создания канбан-досок – это отдельно стоящие решения, никак не связанные с договорами, документами и задачами компании. Используя на проектной работе решение «Agile-доски» можно прикрепить к тикетам объекты системы без ограничения в их размерах, создать и отправить задачу участнику проекта или любому другому сотруднику.
3. Контроль исполнительской дисциплины.
Доски в корпоративных системах можно использовать не только как инструмент для ведения проектной деятельности, но и как решение для личного планирования. Руководитель будет иметь доступ к информации по каждому сотруднику и сможет контролировать выполнение задач.
4. Работа в одной системе.
Используя онлайн-инструменты, сотрудники вынуждены переключаться между разными окнами и программами. Доски внутри корпоративной системы помогают снизить нагрузку на пользователей благодаря работе в рамках одного привычного интерфейса.
Что делать сейчас? Во-первых, проверьте не гуляют ли в сети ваши онлайн-доски. Вбейте в поисковик любое нужно слово, а после него site:trello.com. Во-вторых, проанализируйте таск-трекеры, работающие внутри корпоративных систем, и выберите отвечающий вашим задачам.
#Agile #планирование #управление проектами #управление бизнес-процессами #бизнес #scrum #it-технологии #it