Как сделать правильный выбор из огромного количества IT-систем, представленных на рынке? Какие решения будут соответствовать ожиданиям пользователей и принесут ощутимую пользу компании? Что делать, чтобы не быть обманутым маркетинговыми уловками производителей и продавцов программного обеспечения?
Определите, какая система вам нужна
При поиске IT-системы для компании вы должны сначала ответить на вопрос, какого класса система вам нужна (т.е. какую роль она должна играть в компании — какими функциями она должна быть оснащена). ERP, CMS, MRP, CRM, ECM, FK, HRM или, может быть, что-то еще? Выявлению соответствующего класса системы должно предшествовать определение функций, которыми должна быть наделена система для достижения поставленных перед ней целей. Стоит помнить, что системы от разных производителей (но одного типа) очень часто отличаются по функциональности — например, CRM-система от бренда X может быть оснащена модулем управления складом (что является уделом систем класса MRP, а не CRM).
Поиск оптимальных решений
Если вы уже знаете, какую систему хотите внедрить в своей компании и что от нее ожидаете, можно начать поиск конкретных решений. Как это сделать? Вместо того чтобы набирать в Google такие фразы, как «лучшая CRM-система» (что приведет к первому показу спонсорских ссылок и ссылок с наилучшим расположением, не обязательно ведущих к описанию действительно лучших CRM), гораздо лучше воспользоваться хорошей системой сравнения систем или прочитать мнения их реальных пользователей.
Ознакомиться с демо-версией
Результатом второго пункта должен стать список до нескольких (3 – 4) решений, которые после предварительного изучения соответствуют вашим ожиданиям и бюджету. Для того чтобы выбрать лучшую систему, необходимо лучше ознакомиться с их возможностями — желательно, протестировав демо-версии программного обеспечения.
Демо-версию системы обычно можно получить на сайте ее производителя или компании, которая ее внедряет/разрабатывает. Перед получением доступа часто требуется оставить свои контакты(можно ожидать телефонного звонка или электронного письма из отдела продаж). Не нужно этого бояться — стоит поговорить с продавцом, например, о конкретных функциональных возможностях системы. Иногда вы также можете назначить встречу для некоммерческой презентации системы продавцом и обсуждения демо-версии. Конечно, сообщение продавца должно быть разумно отфильтровано — помните, что продавец, пытаясь побудить вас выбрать предлагаемый продукт, скорее всего, умолчит о его недостатках.
Возвращаясь к демо-версии — крайне важно добросовестно протестировать систему (обратите внимание на эргономику работы, способ навигации, поиска данных, скорость работы и интересующие вас функциональные возможности). Никто не сделает это за вас и ваших сотрудников, и именно этот момент определит, какое решение вы будете использовать в течение следующих нескольких лет.
Решайте вместе
После изучения демо-версии и выводов настало время принять окончательное решение. Ни в коем случае не выбирайте решение самостоятельно — лучшая система должна быть выбрана вместе с командой (или, по крайней мере, с ее представителями). Успех внедрения определяется не возможностями IT-системы, а людьми, которые ее используют.