За последний месяц количество заболевших коронавирусом выросло на 70%. В конце октября информацию о новой волне коронавируса на пресс-конференции в Женеве подтвердил глава ВОЗ.
Чтобы стабилизировать ситуацию, правительства вернулись к ограничениям. А работники — к работе на удаленке.
У гибридной недели или полной удаленки есть свои поклонники. Но эффективно трудиться в новых форматах получается не всегда.
● По данным «Ростелекома», в каждой пятой компании на удаленке снизились финансовые показатели.
● Согласно результатам исследования влияния пандемии на сферу рекрутинга, сотрудники на дистанционке сильно выгорели – из-за потери причастности к работе и команде.
● Недавний опрос NFBI (Национальной федерации независимого бизнеса) показал: уверенность в будущем среди предприятий малого бизнеса в США достигла годового минимума. Опасения владельцев компаний связаны с ростом уровня инфляции, потерей персонала и перебоями в поставках.
Профессор Гарвардской школы бизнеса Цедал Нили упоминает активную коммуникацию как фактор для повышения продуктивности. Оставайтесь на связи и в контакте с коллегами — и у компании все будет хорошо.
Научиться качественно общаться в онлайне помогут привычка, цифровой этикет и технологии. А еще – три совета ниже.
1. Убедитесь, что ваши письма читают
По данным Reviews, люди проверяют уведомления на телефоне в среднем 262 раза в день — то есть каждые 5 минут. У среднестатистического пользователя соцсетей найдутся порядка 47 непрочитанных сообщений в мессенджерах и 1600 электронных писем, которые он не планирует открывать.
Как сделать письмо привлекательным, выяснила платформа SalesLoft. Никаких абстрактных гипотез: в основе рекомендаций — анализ больших данных.
● Краткость — сестра таланта. Письма, в которых меньше 50 слов, читают в 2 раза чаще, чем письма из 100 слов. Также полезно быть лаконичным в формулировке темы: здесь лучше уложиться в 5 слов. Не используйте в теме имя адресата! Это прием спамеров — на такие письма отвечают на 12% реже.
● Утро понедельника — ваше время. По крайней мере, на письма по понедельникам отвечают чаще, чем в любой другой день. Время, в которое категорически запрещены рассылки — выходные: в субботу вероятность получить ответ снижается на 64%.
● Больше эмоций! На письма, первое предложение которых заканчивается восклицательным знаком, отвечают чаще. Главное не злоупотреблять — каждый последующий знак понемногу снижает энтузиазм читателя.
● Прямые вопросы — это хорошо. Мысль, которую вы хотите донести в письме, должна быть сформулирована максимально прозрачно. Даже если вопрос неудобный, его, раз уж он возник, лучше задать напрямую.
● Картинки — тоже неплохо. Видео и фотографии увеличивают вероятность ответа: на 25% и на 9% соответственно. При этом с фотографиями, как и с восклицательными знаками, важно не переусердствовать: если к письму добавить одну картинку, ответов будет больше, а если две и более — то, наоборот, меньше на 16%.
● Не забывайте про персонализацию. Если персонализировать письмо на 25%, шанс получить ответ вырастет на 300%. Идеальный вариант — всегда составлять уникальные 1-е и завершающее предложения.
● Разговаривайте по-человечески. Часто электронные письма страдают от излишней формальности, ничем не мотивированных усложнений и канцеляритов. Если у вас нет объективных причин обращаться к адресату на птичьем языке, не делайте этого.
2. Оптимизируйте
Чтобы эффективно общаться в онлайне, придется подобрать удобную платформу. Например, сервис для совместной работы «Битрикс24».
Для удаленки важны функционал (вам понадобятся личные и групповые чаты, возможность провести видеозвонок, обменяться документами, закрепить важные сообщения), безопасность и стоимость решения.
Если вы небольшой стартап, будет достаточно одного мессенджера и сервиса видеозвонков. Но лучше заранее изучить основы цифровой безопасности. Например, не оставлять важные документы в «облаке» по открытым ссылкам.
Если в команде от 30 сотрудников, можно выбрать между готовым решением вроде CRM или поработать над собственной IT-инфраструктурой.
CRM будет дешевле, но не хуже своего решения. Чаты и звонки там можно соединить с планированием дел в календаре, возможностью наблюдать статусы по задачам и аккумулировать данные о клиентах и сотрудниках.
Часто разработчики CRM добавляют в готовое решение уникальные функции. Так, в «Битрикс24» по аналогии с популярными мессенджерами можно вести чат с самим собой. То есть сохранять в одном месте всю важную информацию, к которой вы хотите вернуться позже.
3. Соблюдайте цифровой этикет
Чтобы рабочая коммуникация на удаленке оставалась эффективной, важно соблюдать несколько простых правил:
- Звоните. Видеозвонки помогают быстро обсудить важные вопросы, синхронизироваться с командой и не терять чувство причастности к общему делу и коллективу. В мессенджере «Битрикс24» встречу можно запланировать прямо из диалога.
- Включите камеру. Присутствие коллег в кадре помогает сосредоточиться и получить от разговора максимум — и с точки зрения эффективности, и в сфере психологического благополучия.
- Выберите модератора. Если на встрече больше двух человек, не теряйте нить разговора. Модератор поможет оставаться в рамках повестки, запустит и отключит демонстрацию экрана, сориентирует в случае технических трудностей.
- Фиксируйте итоги обсуждений. В помощь — групповые чаты. В «Битрикс24», например, для каждого проекта можно создать отдельный чат.
- Пользуйтесь рабочим чатом в рабочее время. В небольших компаниях коммуникация бывает неформальной и легко может выходить за пределы рабочего дня. Но даже в этом случае важно понимать, что несрочные рабочие вопросы решаются в пределах рабочего времени.
Другие материалы по теме:
#битрикс24 #коммуникация #бизнес