Расскажем, как сделать так, чтобы сотрудники не уснули во время совещания и сгенерировали максимум пользы.
Совещание как формат коммуникации позволяет решить многие вопросы коллективным умом и обозначить дальнейший вектор действий для каждого участника. Если следовать определённым правилам, вы сможете получить от встречи максимум и сэкономить всем время.
Три этапа успешного совещания:
- подготовка;
- контроль;
- фиксация.
Остановимся на каждом этапе подробнее.
Подготовка
На этом этапе важно создать структуру встречи и составить список участников, исходя из актуальных целей.
В первую очередь выберите формат будущего совещания, отталкиваясь от повестки и темперамента участников:
- мозговой штурм;
- обсуждение;
- обмен мнениями;
- доклад.
Мозговой штурм позволяет участникам высказываться в произвольном порядке, не ограничивает свободу мысли и исключает критику мнений и идей коллег. Такой формат позволяет сгенерировать свежие и нестандартные идеи, когда шаблонные решения не актуальны и нужен максимально широкий взгляд на проблему или задачу.
Обсуждение отличается от обмена мнениями тем, что не предполагает высказывания каждого участника по теме. Обсуждение менее структурировано и больше подходит для повторного взгляда на актуальную задачу. При обмене мнениями важно выслушать каждого участника.
Доклад подразумевает выступление одного сотрудника. На этапе подготовки к докладу важно хорошо структурировать его и сделать максимально доступным к пониманию. Чем более коротким и ёмким будет выступление докладчика, тем лучше остальные усвоят информацию. После чего они могут прокомментировать доклад, а руководство – выбрать наиболее подходящие предложения из прослушанных, чтобы принять окончательное решение.
После того, как вы определились с форматом совещания, рекомендуется подготовить повестку встречи на бумаге или электронном носителе. Здесь важно обозначить каждый вопрос для рассмотрения и отвести ему лимит времени. Это позволит структурировать встречу и придерживаться намеченного плана в процессе. Отправьте повестку работникам заранее для ознакомления и подготовки. Так они смогут чётко понимать задачи совещания, не спеша подумать и лучше подготовиться к встрече. Приглашайте минимально возможный состав участников. Некоторые могут быть приглашены только на время обсуждения актуальных для них вопросов. Оптимизируйте время каждого и не тратьте его на лишние действия.
Контроль
Важно в процессе не уходить от темы и постоянно держать под контролем регламент и повестку. Если кто-то из участников не знаком, важно представить их друг другу. Если компания содержит большой штат, лучше представляться каждый раз, чтобы не создавать излишнее напряжение и неловкие ситуации – например, когда один сотрудник забыл имя или должность другого.
После приветствия и представления руководитель кратко излагает повестку и основные вопросы для обсуждения. Здесь важно уложиться в 5-10 минут, чтобы сотрудники не заскучали.
Далее отталкивайтесь от формата встречи. Самым свободным является мозговой штурм, для остальных же важно соответствовать регламенту. Поскольку мозгу сложно длительное время фокусироваться на одном виде деятельности, позаботьтесь о том, чтобы совещание длилось не дольше часа. Иначе это пытка даже для терпеливых сотрудников, гарантированная скука и снижение общей продуктивности. Также важно следить за временем выступления каждого участника, чтобы оно не затянулось и не превратилось в убаюкивающий монолог. Если невозможно сжать время совещания и выступления участников, важно позаботиться о перерывах на 10-15 минут после каждых 40 минут коммуникации.
Также важно придерживаться повестки и следить за тем, чтобы участники не отходили от темы. Здесь необходимо позаботиться о фиксации повестки для следующей встречи.
Фиксация
После того, как сотрудники высказались по всем пунктам, важно зафиксировать принятые на совещании решения, составив протокол с ответственными по каждой задаче и срокам выполнения. Вы можете согласовать черновик протокола на месте, после чего отправить его всем участникам, даже тем, для кого в этот раз нет поручений – чтобы они чувствовали причастность к общей цели и были в курсе дел.
Дальше остаётся проследить за исполнением намеченных планов и проанализировать, как в следующий раз можно улучшить процесс, чтобы результаты совещания были ещё выше. Здесь важно быть внимательными к допущенным недочётам в подготовке и организации.
Воспользуйтесь Сервисом электронного кадрового документооборота от СберКорус для оптимизации взаимодействия с сотрудниками. Подробнее о преимуществах КЭДО.