В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 13.10.2004 г., организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.
В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:
- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;
- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;
- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;
- разрешения на внесение изменений;
- документацию повторного применения (типовую).
Преобразование бумажных и электронных форм
В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:
- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;
- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронно-цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;
- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);
- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;
- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.
Порядок оформления электронных документов электронно-цифровыми подписями (ЭЦП), информационно-удостоверяющими листами или иными аналогами собственноручных подписей устанавливает организация-разработчик.
Учет и хранение документов в бумажной и/или электронной форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функций, организационную структуру, порядок и условия документооборота устанавливает организация. В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах. Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома – отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.
Архив в проектной организации – это кладезь бесценного опыта и знаний.
В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают лист (листы) “Содержание”, которое выполняют в соответствии с ГОСТ Р 21.1101, с перечислением находящихся документов в последовательности их расположения. Общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков установлены ГОСТ Р 21.1003-2009 «Система проектной документации для строительства (СПДС). Учет и хранение проектной документации (Переиздание)».
С целью оперативного целенаправленного поиска архивной проектной документации, каждому документу, сдаваемому в архив, присваивается обозначение, которое указывается в основной надписи.
Какое это обозначение? Как максимально просто и наиболее целесообразно закодировать (зашифровать) документацию с целью ее оперативного поиска в архиве?