Компании и ИП могут покупать товары, работы и услуги через своих работников — подотчётных лиц. Подотчётники получают деньги, делают покупки и отчитываются по потраченным суммам в бухгалтерию. Расскажем про нюансы такой схемы работы и можно ли её применять для вывода прибыли ООО.
Кому и как выдавать деньги под отчёт
При выдаче подотчётных денег нужно руководствоваться Указаниями о порядке ведения кассовых операций.
Выдавать деньги под отчёт можно только штатным работникам и исполнителям по договорам гражданско-правового характера.
Чтобы выдавать подотчётные деньги исполнителям по договорам ГПХ, в договор нужно включить дополнительные пункты о том, что исполнитель:
- обязан в срок, установленный руководителем, сдать в бухгалтерию документы для отчёта за полученные и потраченные деньги;
- ответственен за своевременную передачу и достоверность отчётных документов.
Список подотчётных лиц можно закрепить приказом о выдаче подотчётных сумм. В этом же приказе можно прописать когда и как отчитываться.
Подотчётные деньги выдают на основании любого из документов:
- заявление от работника или служебная записка (их должен одобрить и подписать руководитель);
- приказ руководителя, причём одним документом можно оформить несколько выдач одному или сразу нескольким работникам.
Максимальной суммы, которую можно выдать подотчётнику, нет. Нужно только соблюдать лимит наличных расчётов в 100 тыс. руб., если он платит наличкой по договору, заключённому от имени работодателя с другими организациями или ИП.
Выдать деньги под отчёт можно любым удобным способом:
- Наличкой из кассы. В этом случае выписывают расходный кассовый ордер по форме № КО-2. Датой выдачи подотчётных денег будет дата фактической выдачи из кассы.
- Перечислением на банковскую карту работника — корпоративную, зарплатную или личную. Датой выдачи денег будет дата, когда подотчётник снимет с карты наличку или что-то оплатит картой.
При выдаче и возврате подотчётных средств кассовые чеки не оформляют.
Деньги можно выдавать даже если подотчётник ещё не отчитался по ранее выданным суммам. Но при желании работодатель может прописать в приказе, что до новой выдачи работник должен сначала сдать отчёт по предыдущей.
Подробный порядок работы с подотчётом можно закрепить в локальном нормативном акте, например, в положении о расчётах с подотчётными лицами, и ознакомить с ним работников под подпись.
Когда подотчётнику нужна доверенность
Оформлять на подотчётника доверенность не обязательно. Но с ней он будет считаться представителем работодателя и тогда документы на покупку продавец оформит не на физлицо, а на организацию или ИП.
Без доверенности не обойтись, если:
- Работодатель применяет общую систему налогообложения и по купленным через подотчётника товарам (работам, услугам) собирается заявить вычет по НДС. Если продавец тоже на ОСНО, то по доверенности обязан выписать счёт-фактуру. Без доверенности подотчётник считается обычным физлицом и получит только чек или квитанцию.
- Приобретаемый товар относится к прослеживаемым. По доверенности продавец выставит электронный счёт-фактуру или УПД со специальными реквизитами. Организация или ИП обязаны получить её по ТКС и стать участниками системы прослеживаемости. Если же работник покупает как обычное физлицо, то на нём прослеживаемость прекратится. Но так как он делает покупку не для личных нужд, а для организации или ИП, такой товар необходимо прослеживать (Письмо Минфина № 27-01-22/67650 от 23 августа 2021 г.).
Доверенность можно оформить по унифицированным формам № М-2, № М-2а. Либо разработать бланк самостоятельно и закрепить его в учётной политике для целей бухучёта.
В какие сроки отчитываться
Можно устанавливать любой срок для отчёта по расходам. Есть только одно исключение. Работники, направленные в командировку — тоже подотчётные лица. Деньги на проезд, проживание и суточные им выдают только на время командировки. После возвращения работник должен отчитаться по расходам в течение трёх рабочих дней (п.26 Положения, утв. Постановлением № 749 от 13 октября 2008 года).
Остальным подотчётникам деньги можно выдавать на любой срок, но в пределах разумного. Если выдать их надолго, есть риск, что проверяющие расценят это как беспроцентый заём работнику.
Как оформить авансовый отчёт
Работник, получивший подотчётные деньги должен за них отчитаться — заполнить авансовый отчёт. Какую форму для этого использовать работодатель решает самостоятельно. Можно применять унифицированную форму № АО-1 или взять её за основу и разработать бланк самостоятельно. Свой выбор нужно закрепить в учётной политике.
Если выбрали форму № АО-1, заполнять её надо по Указаниям, утв. Постановлением Госкомстата № 55 от 1 августа 2001 г. Бланк состоит из лицевой и оборотной стороны. Оформляют его в одном экземпляре.
На лицевой стороне работник заполняет:
- дату составления отчёта;
- фамилию и инициалы;
- структурное подразделение, в котором работает;
- должность;
- назначение аванса — на какие цели потрачены средства: командировочные расходы, хозяйственные нужды, покупка канцтоваров, представительские расходы или др.
Здесь же нужно заполнить левую табличную часть. В ней отображается сколько денег подотчётник получил, сколько потратил, а также остаток или перерасход по текущему и предыдущему авансу (если есть).
На оборотной стороне работник заполняет таблицу — с 1 по 6 графу. В них нужно построчно вписать все документы по покупкам и их суммы в рублях и копейках. Внизу он ставит свою подпись с расшифровкой.
К авансовому отчёту нужно приложить оригиналы документов, подтверждающие расходы, например, товарные накладные, акты выполненных работ или услуг, товарные чеки и др. Вместе с ними должны быть документы об оплате — кассовые чеки, бланки строгой отчётности (БСО), чеки электронных терминалов и т. д.
После этого работник сдаёт авансовый отчёт в бухгалтерию на проверку. Бухгалтер проверяет документ и если всё верно:
- На лицевой стороне указывает номер отчёта.
- Вписывает табельный номер подотчётника.
- В правой табличной части делает бухгалтерские записи — суммы по дебету и кредиту.
- Внизу лицевой части заполняет отрывную расписку в том, что отчёт и подтверждающие документы приняты к проверке. Здесь нужно вписать ФИО подотчётника, реквизиты и сумму авансового отчёта, количество приложенных документов. Заполненную расписку бухгалтер подписывает, отрезает от основного бланка и выдаёт подотчётному лицу.
- На оборотной стороне авансового отчёта в графу 7 бухгалтер вписывает суммы расходов, принятых к учёту, а в графу 9 — дебет счёта и субсчёта.
- Ставит подпись на лицевой стороне отчёта.
После этого отчёт подписывают главбух. Затем руководитель или ИП заполняет гриф «Утверждаю» в правой верхней части лицевой стороны — вписывает сумму прописью и цифрами, расписывается с расшифровкой и ставит дату утверждения отчёта.
Как учитывать расходы подотчётников
Подотчётные суммы учитывают на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
Дт 71 Кт 50 «Касса» — подотчётному лицу выдан аванс наличными денежными средствами.
Дт 71 Кт 55 «Специальные счета в банках», субсчёт «Специальный карточный рублёвый счет» — подотчётному лицу выдан аванс. Такую проводку делают, когда подотчётник снимает наличные средства с корпоративной банковской картой или оплачивает с неё покупку.
Дт 71 Кт 51 «Расчётные счета» — подотчётному лицу перечислен аванс на его зарплатную или личную карту.
Дт 20 (26, 10, 41, 44 и т. д.) Кт 71 — отражены расходы по авансовому отчёту.
Дт 19 «НДС» Кт 71 — отражён НДС по расходам подотчётника, если есть счёт-фактура.
Затраты, понесённые через подотчётника, учитывают в расходах только если они экономически оправданы и подтверждены правильно оформленными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если расходы больше выданных подотчётных средств
Бывает, что подотчётник тратит больше денег, чем ему выдали, то есть оплачивает покупки из собственных средств. В этом случае в авансовом отчёте будет перерасход. Работнику нужно написать заявление о компенсации его расходов.
Чтобы погасить долг перед работником, деньги можно выдать через кассу или перечислить на его зарплатную или личную карту.
Оформить авансовый отчёт с перерасходом можно даже, если работник (в том числе руководитель) заранее не получал подотчётные деньги. При необходимости он может потратить на нужды предприятия свои деньги и отразить всю сумму покупки как перерасход.
В бухучёте возмещение работнику отражают проводкой:
Дт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» Кт 50 «Касса» или 51 «Расчётные счета».
Если подотчётные деньги потрачены не полностью
Выданная под отчёт сумма может оказаться больше, чем фактические расходы работника. Остаток он должен вернуть:
- если в локальных актах работодателя есть условие о том, что нельзя выдавать новые подотчётные суммы без погашения задолженности по предыдущей выдаче;
- если дальнейших покупок на подотчётные деньги не планируется.
Сроки возврата устанавливает работодатель.
Независимо от того, как выдавали деньги, возврат можно сделать любым способом — внести в кассу или перечислить на расчётный счёт работодателя.
Если подотчётник вносит наличные деньги в кассу, нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-2. В строке «Основание» будет запись «Возврат неиспользованных подотчётных сумм». Пробивать кассовый чек не нужно.
Также остаток подотчётных денег работодатель может удержать из зарплаты работника. Для этого нужно оформить:
- Приказ об удержании из зарплаты не возвращённых в срок подотчётных сумм.
- Письменное согласие работника или его отметка на приказе «Согласен на удержание» с подписью и датой.
Оформить документы нужно не позднее одного месяца со дня, когда истёк срок возврата выданного подотчёта.
Удерживать сразу всю сумму долга удаётся не всегда. Размер удержаний по инициативе работодателя не может превышать 20 % от суммы, которую получит на руки работник после вычета НДФЛ. Если долг больше, остальное можно удерживать в следующих месяцах.
Если подотчётник не вернул деньги
Если подотчётник отказывается возвращать деньги, проблему решают через суд.
Если работодатель решил простить долг или истёк срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ), у работника возникает налогооблагаемый доход. При прощении долга доход начисляют датой, когда работодатель принял такое решение. При истечении срока давности — датой списания долга с баланса.
На сумму дохода нужно начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Подотчётные средства как способ выводить прибыль ООО
Деньги под отчёт выдают только тем, с кем заключён трудовой или гражданско-правовой договор. Если деньги нужно выдать учредителю, можно оформить договор безвозмездного поручения. В него включают пункты о том, что:
- организация поручает учредителю совершить определённые действия в её интересах;
- учредитель не взимает за это платы;
- учредитель обязуется отчитаться за потраченные средства.
Для выдачи денег оформляют расходный кассовый ордер № КО-2 и вписывают в него номер и дату договора поручения.
Выдачу подотчётных средств иногда применяют как способ получить наличные средства ООО без дополнительных расходов. Но это нельзя расценивать как полноценный способ вывода прибыли, ведь по полученным деньгам учредители должны отчитаться так же, как обычные подотчётные работники — сдать в установленный срок авансовый отчёт и подтверждающие документы. Затраты должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение дохода предприятия. Неизрасходованную сумму нужно вернуть.
Если не соблюдать этот порядок, налоговики при проверке включат неиспользованные и невозвращенные деньги в налогооблагаемый доход физлица, а организация получит замечание о нарушении правил ведения кассовых операций и расчётов с подотчётными лицами.
