Аутсорсинг часто воспринимают в виде ВКЛ или ВЫКЛ. Но он устроен значительно сложнее и более гибко. Есть переходные и модульные модели
Независимо от специализации бизнеса, важными и ресурсоемкими процессами становятся бухгалтерский и налоговый, а также кадровый учет, расчет заработной платы, управление документооборотом.
Фоновые процессы опасны тем, что они по определению не генерируют прибыль. Поэтому компании невыгодно выделять на них слишком много ресурсов.
Однако сбои и проблемы в таких задачах могут провоцировать серьезные потери. Причем не только финансовые, в виде штрафов за просрочки и ошибки в отчетах, сданных в госорганы. От точности в начислениях зарплат и премий, а также выдачи необходимых документов зависит лояльность и мотивированность команды.
Поэтому большинство компаний рано или поздно задумываются об аутсорсинговом обслуживании. Чем оно лучше развития собственных подразделений?
Преимущества аутсорсинга учета и делопроизводства
Сложность самостоятельного выполнения бухгалтерских и кадровых задач вызвана двумя основными причинами:
- Процесс не получится отладить «раз и навсегда», потому что нужно учитывать частые, иногда сложные изменения в законодательстве.
- Необходим кадровый резерв для обеспечения непрерывности выполнения ключевых операций. То есть всех, ведь ничего из них нельзя откладывать.
Кроме того, для отслеживания изменений и внесения корректировок в учетную политику компании требуются сотрудники с компетенциями, значительно превосходящими потребности регулярной работы.
Получается, что самостоятельное ведение этих процессов означает переплату за большее число более квалифицированных и дорогих специалистов, чем будет достаточно, если поручить эту работу аутсорсинговой компании.
Вопрос в том, как именно переходить на аутсорсинг. Здесь есть несколько вариантов.
Как переходить на аутсорсинговое обслуживание
Прежде всего, нужно убедиться в том, что аутсорсинговая компания минимизирует риски, а не повысит их. Выбирайте надежного партнера. Несколько критериев для быстрой проверки на примере аутсорсинговой компании UCMS Group.
- Достаточный опыт — на рынке с 1995 года
- Большой штат — 300 специалистов, что важно для скорости обслуживания
- Известные клиенты — много брендов, таких как SNF Vostok, Sidel Vostok, Zeiss Russia, АНО «Цифровая экономика» и другие
- Сертификат ISO — гарантия качественного менеджмента
- Модульные услуги — удобно выбирать подходящий формат сотрудничества
Проверьте, что ваша аутсорсинговая компания отвечает таким требованиям. Передавать учет маленькому подрядчику без отлаженной технологии слишком рискованно.
Хорошо также, если аутсорсинговая компания предлагает не «все или ничего», а гибкий и настраиваемый режим обслуживания. Вот как это выглядит в UCMS Group.
Модульный аутсорсинг UCMS Group
Многие заказчики UCMS Group начинают с аутсорсинга расчета заработной платы.
- Это изолированный процесс, его проще передать
- Не требуется давать доступ к документообороту компании
- Можно выполнять всю работу удаленно
Расчет заработной платы самый простой пример, а вот один из самых сложных — ведение кадрового учета. Здесь много нюансов:
- Требуется высокая оперативность
- Недопустимы ошибки и даже неточности, при том что трактовка положений законодательства в некоторых случаях может быть неочевидной
- Высокая трудоемкость внесения данных и подготовки документов
- Требуется соблюдать конфиденциальность и следить за безопасностью данных
Как правило, вопросы кадрового учета в начале сотрудничества с аутсорсинговой компанией решаются аудитами или привлечением эксперта в офис заказчика. Специфику процессов лучше обсудить напрямую с аутсорсинговой компанией.
Листайте дальше для перехода на сайт UCMS Group, и действуйте пошагово.