Свершилось! С 22 ноября 2021 года в кадровом учете количество бумаг сократится, а работники смогут заключать трудовые договоры дистанционно, без «визита вежливости» в отдел кадров. Госдума приняла, а президент подписал закон, которым внесены изменения в Трудовой Кодекс.
Подробнее о нововведении — далее.
Закон, которого ждали
Работа над законопроектом стартовала в апреле этого года. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это то, чего особенно не хватало предприятиям, которые были вынуждены перевести сотрудников на удаленку.
Положения действующего Трудового Кодекса не давали возможности оформлять кадровые документы только в электронке, без распечатки на бумаге. Трудовой и ученический, договор о мат.ответственности и другие документы (список из порядка 30 наименований) обязательно должны были дублироваться в бумажном виде. Теперь количество бумаг в отделе кадров значительно сократится.
Закон вводит в ТК РФ статьи 22.1, 22.2 и 22.3, которые регламентируют ведение кадрового учета исключительно в электронном виде (без распечатывания документов на бумаге).
Чтобы официально устроиться на работу, подписать документы или «ознакомиться под роспись», работнику теперь не нужно ходить в отдел кадров, а тем, кто работает в других регионах — нет необходимости оформлять дополнительные командировки. ЭЦП дает возможность получить нужную документацию быстро и просто.
Что дает принятие закона
Ожидается, что закон упростит такие процессы:
❶ Соискатель сможет не просто найти работу в другом регионе и пройти собеседование, но и заключить официальный трудовой договор.
❷ Работник сможет оперативно подать документы работодателю со своей цифровой подписью, или подписать бумаги, предназначенные для него — ходить для этого в кадры теперь не нужно! Электронный документооборот обещает быстрый доступ и обмен необходимой информацией.
❸ Сотрудник сможет быстро получить любые государственные услуги или услуги муниципалитетов, где от него потребуют официальную информацию работодателя. Все запросы и ответы можно оперативно оформить через информационную систему.
Какие сервисы можно использовать
Закон определяет такие платформы для внедрения «электронки» для кадров:
✅ через цифровую платформу «Работа в России»,
✅ через портал Госуслуг,
✅ через цифровую систему работодателя, если тот сумеет разработать ее под новые запросы Трудового Кодекса.
Исключения из правил
Как всегда, без них не обошлось. Трудовые книжки и документы, которые формируются в соответствии с трудовым законодательством и касаются сведений о трудовой деятельности работника, по прежнему дублируются на бумажных носителях.
Как это будет работать
Все что потребуется, например, для подписания трудового договора с удаленным работником:
- Работодатель составляет в электронном виде текст документа и размещает его на одной из платформ.
- Работодатель подписывает документ на платформе усиленной квалифицированной электронной подписью.
- Работник также подписывает документ неквалифицированная электронной подписью.
Вся информация остается в базах, поэтому доступна для дальнейших действий, получения справок и других документов на их основании.
Нововведение поможет не просто сократить бумажный документооборот в кадровой сфере, но и упростить взаимодействие между работодателями и работниками.
Как внедрить электронный кадровый документооборот в компании
Для внедрения электронного кадрового документооборота, Закон обязывает работодателя поставить в известность об этом каждого из своих сотрудников. Работник вправе отказаться от нововведения, но при согласии более 50% коллектива, перевести на электронку можно всех, если такое предусмотрено условиями коллективного договора.
Освободитесь от кадровой рутины и лишних бумаг уже сейчас. Передайте кадровый документооборот и расчет зарплат сотрудников на аутсорс. Аутсорсинг зарплаты — это своевременные выплаты и точность налогообложения, если за дело берутся специалисты Профдело.
#документооборот #тредовой договор #удаленка #ип #ооо #профдело #бухгалтерские услуги