Чтобы выплатить зарплату вовремя, бухгалтер часто вынужден вручную сверять зарплатные ведомости, передавать реестры в несколько банков и параллельно курировать выдачу зарплатных карт. Выплаты пройдут без задержек и не заблокируют работу специалиста по начислениям, если банк компании интегрирован с бухгалтерскими программами, а большинство операций проводятся в интернет-банке.
Посмотрим, с какими проблемами сталкивается бухгалтерия при работе с зарплатным проектом и как банк может их решить.
Выпуск карт для сотрудников занимает много времени
Выдача карт для нового зарплатного проекта может поглотить отдел расчетов на несколько месяцев. Нужно собрать данные и заявления со всех сотрудников, передать эту информацию в банк, заказать карты и передать их работникам. А после нужно контролировать документооборот по каждому новому сотруднику.
Давайте разобьем задачу по выдаче карт на этапы и посмотрим, как можно упростить каждый из них.
Массовый заказ карт при переходе на новый зарплатный проект
Выпуск карт может быть организован по-разному. В некоторых случаях бухгалтеру нужно передать в банк сканы паспортов и заявления сотрудников, а также заполнить анкету с персональными данными каждого сотрудника.
В Райффайзенбанке бухгалтер может заказать карты для сотрудников по реестру из 1С или другой бухгалтерской программы. Не нужно сканировать документы сотрудников и заполнять длинные анкеты. Достаточно одного файла, который в несколько кликов загружается в интернет-банк.
Индивидуальный заказ карт для новых специалистов
При трудоустройстве нового сотрудника бухгалтерия снова оформляет пакет документов на выдачу карты, но уже для одного человека. Многие банки стараются упростить документооборот и дают возможность бухгалтеру заказывать карты через интернет-банк, без визита в отделение.
Райффайзенбанк пошел дальше — каждый сотрудник может сам заказать карту онлайн, без привлечения бухгалтера компании. Банк создает для корпоративного клиента индивидуальную ссылку для заказа зарплатных карт. Перейдя по этой ссылке, новый работник сам узнает условия зарплатного проекта, закажет карту и будет автоматически привязан к проекту нужной компании.
Контроль выдачи зарплатных карт
Чтобы корректно и в срок перечислить зарплату сотрудникам, бухгалтер контролирует сроки выдачи зарплатных карт и их передачу работникам. В Райффайзенбанке специалист по расчетам может отслеживать статус по каждой зарплатной карте в режиме онлайн — была ли карта выпущена, отправлена и получена специалистом.
Для удобства бухгалтера в интернет-банке можно использовать фильтры по сотрудникам. Например, отслеживать выдачу карт конкретным сотрудникам по их именам и табельным номерам или контролировать выдачу карт специалистам, которые были приняты за последнюю неделю.
Райффайзенбанк бесплатно доставляет зарплатные карты в 375 городов России, даже если в городе нет отделения. Компания может выбрать место доставки — в отделение банка, в собственный офис или курьерскую доставку по любому адресу. Получить карту может как сам сотрудник, так и представитель компании по доверенности.
Компании рискуют получить штраф из-за долгой обработки платежей
Корпоративному бизнесу важно выбрать банк, который оперативно обработает платежи без финансовых рисков и дополнительных трудозатрат для компании. Если зарплатную ведомость придется отправлять в банк за несколько дней до начисления, то можно упустить информацию об отгулах и больничных, которая появится в эти несколько дней. Тогда бухгалтерии нужно делать перерасчет и объяснять сотруднику, по какой причине следующее зачисление будет меньше.
Обработка платежей в Райффайзенбанке занимает от одной минуты. Бухгалтер может не беспокоиться о сроках, даже если передаст зарплатную ведомость в банк в конце рабочего дня — банковский день в Райффайзенбанке продлен до 21:00.
Ручная сверка зарплатных ведомостей нагружает бухгалтера и приводит к ошибкам
Банки, которые интегрируются с бухгалтерской программой компании, экономят время бухгалтера — зарплатные ведомости загружаются в интернет-банк из программы, не нужно переносить и сверять данные по сотрудникам вручную.
Райффайзенбанк автоматически проверяет, есть ли дубли в зарплатной ведомости. Система сверяет имена и номера счетов сотрудников — и отправляет уведомление бухгалтеру, чтобы избежать ошибочных начислений. Бухгалтер также может сохранить шаблон платежной ведомости с предзаполненными суммами или копировать ведомость прошлого месяца, чтобы не тратить время на внесение информации с нуля.
Бухгалтер отдельно перечисляет зарплату в каждый банк
Сотрудник может выбрать любой банк для зачисления зарплаты. В таких случаях бухгалтеру приходится создавать несколько зарплатных ведомостей с учетом требований каждого банка, и время, затраченное на начисление зарплаты, растет пропорционально количеству банков.
Первый вариант решения проблемы — дополнить зарплатный проект бонусами для сотрудников, чтобы им было выгодно получать зарплату в основном банке компании. Какие бонусы зарплатного проекта интересны работникам, читайте в этой статье.
Для удобства сотрудников зарплатный проект Райффайзенбанка интегрирован с приложением PayDay — через приложение сотрудник может получить заработанные деньги в любой день.
Второй вариант — перечисление зарплаты на карты разных банков по одной платежной ведомости через интернет-банк Райффайзен Бизнес Онлайн. Также банк может выпустить для ваших сотрудников вторую зарплатную карту, если у компании есть ковенанты или иные обязательства перед другим банком. В таком случае сотрудники будут сами забирать деньги из другого банка в мобильном приложении. Райффайзенбанк не берет комиссию за такие переводы, а обслуживание карты будет бесплатным, если зачислять на нее от 25 000 рублей в месяц.
Скрольте дальше и оставляйте заявку, чтобы обсудить условия зарплатного проекта для вашей компании в АО «Райффайзенбанк».