Организация командировок в компании – не самая простая задача. Особенно если пока этим приходится заниматься редко и у вас нет продуманного алгоритма действий. А ведь даже незначительная ошибка в этом вопросе может привести к серьезным убыткам. Бонусом – стресс у всех участников процесса, в том числе и у сотрудника.
Мы собрали топ самых распространенных факапов руководителей и менеджеров. Зная, как их избежать, вы сможете лучше наладить процесс и сэкономить всем время и деньги.
Ошибка 1. Нет графика командировок и нормальной аналитики
Важно по-возможности четко планировать командировки и анализировать данные, чтобы понимать, когда поездки обходятся дешевле. Для этого регулярно изучайте цены на билеты по интересующим направлениям в разные периоды на сайтах-агрегаторах.
Как правило, цена авиабилета за пару дней до вылета может быть аж на 50% выше, чем при брони за пару-тройку месяцев. Дело в том, что когда начинаются продажи на конкретный рейс, авиакомпания устанавливает минимальную цену. Она достанется тому, кто покупает заранее. К тому же тарифы «последней минуты» всегды высоки, потому что основная аудитория, которая ими интересуется, – бизнес-путешественники. Почему бы и нет, ведь за них платит работодатель. Поезда и отели – та же история, стоимость выше на 20%.
Но если вдруг ваши деловые поездки все-таки сильно привязаны к сезону и/или часто отменяются из-за обстоятельств, выгоднее бронировать билеты с возможностью возврата и обмена. Да, они стоят дороже, но по факту обойдутся дешевле. К примеру, вы купили невозвратный билет, допустим, в авиакомпании S7 за 10 000 рублей – так вот ровно столько и потеряете, если не полетите. Там же оформите возвратный уже за 15 000 рублей – заплатите только сбор за возврат 30 евро. В рамках разовой покупки экономия может показаться несущественной, но если качественно вести аналитику, то она будет ощутимой на длительном отрезке времени от года и более.
Ошибка 2. Муторное согласование через десять рук
Подобные сложности чаще всего происходят при сотрудничестве с турагентством. Вот как это бывает👇🏽
Такая длинная цепочка чревата тем, что выбранные билеты и номера уже могут закончиться, а цены – резко подскочить. Тогда процесс начинается заново, и здесь тоже высок риск больших переплат. А если летят несколько работников, все может затянуться еще дольше. Поэтому есть смысл организовывать поездки силами самой компании. Как минимум, так будет быстрее.
Ошибка 3. Слабый контроль расходов в поездках и хаотичное хранение информации
Такие проблемы характерны для активно растущих компаний: нет единого места, где бы хранилась информация. Допустим, у вас несколько офис-менеджеров, которые на свой лад ищут билеты. Кто-то сам на разных сайтах, а кто-то – через те же агентства. Потом они складывают информацию в какие-то папки на рабочем компьютере, заметки в телефоне, избранное в Telegram. Так многое теряется и становится невозможно быстро поднять нужные документы.
Еще хорошо бы четко отслеживать расходы сотрудников в командировке. Зачастую многие тратят деньги компании на личные нужды – к примеру, по факту прибытия в отель просят повысить уровень номера. Или вовсе теряют чеки. Тогда тоже будут проблемы с отчетами: становится сложно понять, насколько оптимально организована поездка.
Проблему решает внедрение строгих правил для сотрудников о том, что нужно сдать менеджеру после командировки. А также хранение информации в одном месте.
Ошибка 4. Никакой заботы о сотрудниках
Бывает и так, что менеджер просто не думает об удобстве людей. Его цель – быстро все оформить в рамках бюджета, остальное неважно. Это неправильный подход.
К примеру, при бронировании рейсов с пересадкой нужно обращать внимание на время стыковки рейсов. Иначе сотрудник часами будет сидеть в аэропорту или ночевать в отеле, что повлечет дополнительные траты для компании.
А иногда менеджер выбирает отель только по фильтру цены. Но здесь важно смотреть и на расположение в рамках деловых активностей конкретного человека. Еще частый кейс – покупка места в самолете без увеличенного пространства для ног, когда сотрудник высокого роста, а перелет длительный.
Ошибка 5. Игнорирование сервисов для автоматизации процесса
Работа с агентством ограничивает выбор: вы не видите полную картину цен и рискуете упустить выгодные предложения. Самостоятельный поиск – сплошная операционка. Менеджерам придется вести тонну таблиц и сравнивать множество вариантов. Здесь неизбежен человеческий фактор, который ведет к переплатам и сорванным поездкам.
Избежать этих проблем можно с помощью специального сервиса, который агрегирует данные по множеству самолетов, поездов и отелей в одном месте. Например, так работает сервис «Командировки от ППР».
Вы попрощаетесь с таблицами в Excel, потому что все происходит внутри сервиса: начиная с поиска билетов и отелей, заканчивая аналитикой и всевозможными согласованиями. То есть управление командировками будет в едином окне, никакие данные не потеряются.
Можно настроить доступы и ограничения. К примеру, определите, что доступ к самой системе есть только у офис-менеджеров, которые занимаются всеми бронями. Оплата поездки – только после согласования с руководителем. Это можно делать даже с телефона, потому что у сервиса есть удобное приложение. Вся информация – всегда в одном месте. Так топ-менеджмент сможет понимать, сколько денег уходит на командировки.
Вы не будете оплачивать расходы с личной карты и ждать возмещения две недели. Внутри сервиса привязан расчетный счет компании.
Бухгалтеры тоже обрадуются. Все закрывающие документы формируются автоматически. Теперь они отображаются в личном кабинете и в системе электронного документооборота.
Это далеко не все плюсы, которые получают клиенты сервиса. Переходите на страницу сервиса «Командировки от ППР», чтобы узнать больше и заполнить простую заявку. Если сделать это до 30 ноября 2021 года, можно пользоваться инструментом бесплатно.