Сначала напомним правила, о которых нельзя забывать:
- оформляйте документы, которые подтверждают движение денежных средств;
- соблюдайте правила, по которым принимаются и передаются деньги;
- придерживайтесь лимитов денежных средств в кассе;
- соблюдайте ограничения в расчётах.
Совет №1. Ничего не исправляйте в документах
Все действия организации с наличными необходимо подтверждать кассовыми документами. Их пять:
- расходный кассовый ордер (РКО);
- приходный кассовый ордер (ПКО);
- кассовая книга;
- книга для учёта принятых денежных средств;
- платёжная ведомость.
Обязательными являются только первые три. Оставшиеся оформляются в отдельных случаях.
Из-за одной ошибки или помарки придётся составлять документ заново, даже в электронном виде.
Совет №2. Используйте электронный документооборот и электронную цифровую подпись (ЭЦП)
Их наличие ускоряет и упрощает как сам документооборот, так и хранение важных бумаг.
Совет №3. Храните все документы минимум 5 лет
Ничего не выбрасывайте, чтобы не столкнуться с проблемами при проверке налоговой.
Документы на выплату зарплаты сотрудникам и вовсе необходимо сохранять минимум 6 лет, при отсутствии их лицевых счетов — минимум 50 лет.
Совет №4. Сверяйте кассу на бумаге и в реальности
Каждый день или чаще необходимо пересчитывать средства в кассе и сравнивать, сколько их должно быть по бумагам. Суммы должны совпадать — это обязательное требование по закону.
Если они не совпадут, найти ошибку будет проще сразу, чем через несколько дней или недель.