Найдите удобный планировшик задач
Программ, которые помогают составить список дел, немало. Помимо ведения списка дел на день, неделю, месяц, современный планировщик умеет также напоминать о делах, которые вы давно запланировали, но не успеваете сделать.
Сам Макс сейчас использует Things, до этого это у него были Todoist, Wunderlist, OmniFocus. Он советует выбирать планировщик так же, как любимый блокнот. «Нужно, чтобы вам было в нем комфортно, удобно, симпатичненько, были все необходимые функции, которые вам критически важны, и хотелось в этот планировщик заходить», — рассказывает он.Начните с вечера
Лучше составлять список дел накануне вечером. Стоит выделить время, чтобы пересмотреть то, что уже удалось выполнить, и разобраться с тем, что предстоит. Вечерний список не обязательно делать очень подробным — можно лишь в общих чертах понять, что вы хотите сделать: получить документ, написать статью.
С утра его можно пересмотреть, конкретизировать и разобраться, в какое время вы будете заниматься этими делами. По словам Макса, вечернее планирование помогает сэкономить время утром и не забыть что-то важное.Планируйте и мелкие дела тоже
Автор книги «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен предлагает использовать правило пяти минут: если что-то можно сделать за пять минут, то лучше это просто сделать, а не записывать. Но Черепица считает, что это не всегда работает: короткие задачи могут занять половину дня, а в конце оказывается, что вы не успели много важного.
Небольшие задачи вроде ответа на письмо стоит тоже записывать и отводить для них время в своем расписании. Это поможет, с одной стороны, не забыть о нем, а с другой — составить верную картину того, чем именно вы занимались. Если весь день вы отвечали на письма, но в итоге не смогли завершить важный проект в срок, вы поймете, что именно пошло не так.Не перегружайте себя дедлайнами
Некоторые люди составляют большие списки дел на день — в них входят не только важные встречи, но и, к примеру, необходимость прочитать статью. Если часть таких дел оказывается не сделанной вовремя, возникает чувство вины. Но иногда нужно признать, что все успеть невозможно, и отложить часть дел на потом, предупредив об этом других, если нужно.
Не стоит также ставить дедлайны к делам, которые этого не требуют. Если вы хотите прочитать книгу или купить новые ботинки, но это не срочно, не назначайте этим делам дедлайн, так вы избежите лишнего разочарования, если не успеете сделать это вовремя.Подводите итоги в дневнике
Хорошая привычка — записывать в ежедневник итоги прошедшего дня. Это позволяет подвести итоги и понять, в каком направлении вы двигаетесь, не потеряли ли вы фокус. Можно завести дневник, составить чек-лист и отмечать в нем то, что удалось сделать, или заранее сделать список вопросов. «Я регулярно отвечаю, как прошел день, что я сегодня понял, что можно было сделать по-другому», — говорит Макс.
Не стоит заставлять себя писать ежедневно — в выходной день можно сделать перерыв, можно найти оптимальное для себя расписание, чтобы поддерживать эту привычку.Делите задачи на части
Некоторые задачи выглядят такими большими, что подступиться к ним бывает сложно. К примеру, подготовка презентации может занять не один день. Шансы, что пугающая задача «подготовка презентации» будет отложена на потом, довольно велики.
Максим советует дробить такие большие задачи на более мелкие: сначала запланировать набросать черновик, потом подобрать иллюстрации и так далее. Любую большую задачу, которую не хочется делать, можно делить на части до тех пор, пока она не станет маленькой и легкой.