За 15 лет работы мы собрали уж точно пару десятков, если не сотню ответов на этот вопрос. Идеальный ивент - это когда доволен заказчик? Или когда гости публикуют восторженные сторис в Инстаграм? Или когда технический директор мероприятия радуется, что всё красиво свистит\переливается\светится?
Точно вряд ли получится ответить - слишком много переменных в этом уравнении. Но есть однозначный способ узнать, что такое КОНКРЕТНЫЙ идеальный ивент для КОНКРЕТНОГО заказчика. Если такой потенциальный заказчик - вы, то попробуйте поразмыслить над пунктами, которые мы разберем ниже в статье. Если вы - профессионал ивент-индустрии, то эта серия статей может помочь вам с вашими клиентами.
С чего начинается любой ивент?
Очевидно, что мероприятие не может существовать без тематики и формата. С этим пунктом справляется 99% заказчиков (с оставшимся одним процентом работать веселее всего). Как правило, обращаясь к подрядчику, клиент уже заранее знает, каким именно типом вакханалии мероприятия он планирует осчастливить аудиторию: конференция, выставка, праздничное мероприятие, круглый стол и так далее. Удобно, если обращаясь к подрядчику, он уже имеет в голове примерный план мероприятия: сколько будет длиться событие, на сколько зон будет разделена площадка, какие точки притяжения, будет ли пиковый момент (например, выступление ключевого спикера или церемония награждения\закрытия мероприятия). С одной стороны, это позволит подрядчику точнее выполнить все хотелки заказчика, с другой - заказчик будет иметь возможность “руководить” процессом, не вмешиваясь в технические детали.
Ещё нужно подумать о гостях:
- Сколько человек вы планируете увидеть на вашем мероприятии?
- В какие активности они будут вовлечены? Всё ли время мероприятия?
- Будут ли паузы между основными этапами мероприятия? Что в перерыве?
- (Особенно актуально в ковид) А как насчет онлайн-трансляции ивента?
Помимо концептуальной части есть самая неприятная для сотрудника на стороне клиента: это техническое обеспечение мероприятия. Нагромождение жутких терминов, пугающее количество оборудования и обслуживающих его людей на площадке - а ведь так хотелось пустить через весь зал труппу танцующих балерин!
Но при должной сноровке можно и так. Для того, что техническая часть была правильным образом сконфигурирована, нужно точно знать основные параметры помещения, расположение стендов (если они есть) или сцены (если она подразумевается). В техническую часть входит весь светозвуковой комплекс оборудования + мониторы + средства для трансляции контента + сами специалисты. В какой последовательности с ними работать и сколько это стоит - разберем в отдельной статье (так что не забудьте подписаться). Здесь же просто отметим, что в большинстве случаев проще довериться профессионалу, который сам решит, что как и где должно светить.
К примеру, в рамках конференции ЦИПР (Цифровая индустрия промышленной России) мы реализовали следующий подход: за 3 недели до мероприятия было согласовано предварительное техническое задание на оснащение мероприятия, которое затем дорабатывалось до финального, которое команда узрела за 2 дня до даты. Особенно это не помешало: оборудовали для трансляций 8 сессионных залов, в которых были использованы технологии передачи сигналов посредством NDI, SRT, а также CDN для сбора сигналов со всех залов на сервере и выдачи
контента на Youtube канал ЦИПРа.
Аналогично закрывали задачи по освещению и озвучиванию площадки: были размещены светодиодные экраны разного калибра, сценические конструкции, а также общее звуковое и световое оборудование. А после окончания конференции упаковали всё в красивый кейс и отправили на Russian Show Production Awards. А скоро в подробностях расскажем и вам.
Что ещё должно быть сделано до мероприятия? Маркетинг, раздаточный материал, билеты (если уместно), соблюдение райдера артистов и ещё десятки вещей. Хорошо, что писать об этом можно бесконечно, поэтому мы и разделим эту тему на целый цикл статей. Кстати, подпишитесь на нас в Telegram, чтобы не пропустить следующие материалы!