В связи с растущим уровнем цифровизации всех бизнес-процессов растет и значимость электронного документооборота. Во многих компаниях он представляет собой очень важную часть информационного ландшафта.
С помощью СЭД сотрудники могут быстро и эффективно решать важные бизнес-задачи, а также обеспечить качественную и оперативную работу с документами во всей организации.
Иными словами, СЭД является звеном, который связывает все системы в организации и обеспечивает доступность информации. Поэтому крайне важно сделать данную систему максимально безопасной. Ведь человек, имеющий доступ к СЭД, имеет доступ ко всей информации в вашей компании, в том числе к конфиденциальной.
Угрозы для СЭД
Прежде, чем перейти к разбору методов защиты системы электронного документооборота, рассмотрим, от каких угроз эта защита необходима.
1. Угроза конфиденциальности информации. Под данным подразумевается кража данных вашей компании, разглашение информации третьими лицами, не имеющими отношения к самой компании.
2. Угроза целостности информации. Порой злоумышленники могут проникнуть в СЭД не для кражи данных, а для их уничтожения. С помощью вирусов или других методов они могут исказить файлы, повредить их или полностью стереть.
3. Угроза доступности информации. Путем внедрения вредоносного ПО злоумышленники могут нарушить доступ сотрудников к системе и полностью нарушить ее работу.
Способы и методы защиты СЭД
Какой бы проработанной и эффективной ни была ваша СЭД, человеческий фактор всегда имеет значение. Порой малейшая ошибка может привести к утечке данных или потере доступа к системе. Поэтому мы подготовили для вас несколько советов, которые помогут вам сохранить безопасность СЭД и конфиденциальность ваших данных в любой ситуации.
1. Организуйте постоянное создание резервных копий ваших данных. Нельзя заранее предугадать, когда случится форс-мажор, и данные будут утеряны. Поэтому советуем регулярно создавать резервные копии ваших данных, чтобы при необходимости можно было оперативно восстановить утерянную информацию.
2. Обеспечьте свою СЭД отслеживанием пользователей. В документе, с которым работают сразу несколько пользователей, должно отображаться, кто и когда вносил правки, какие правки были внесены, и какие действия были произведены с документом.
3. Используйте шифрование. Это поможет защитить вашу информацию от несанкционированного доступа. Даже если каким-то образом злоумышленникам удастся добыть информацию, прочитать они ее не смогут, так как все данные зашифрованы.
4. Создайте изолированную сеть. СЭД с ограниченным доступом обеспечит лучший уровень защиты всей информации о вашей компании, в том числе конфиденциальной.
5. Не распространяйте доступ к своей электронной подписи. Если злоумышленник ее заполучит, то вместе с ней у него появится доступ ко всем вашим данным и информации о вашей компании. Поэтому доступ к ней следует максимально ограничить.
Защита данных в СЭД – это такое же важное мероприятие, как и защита личных данных. Поэтому рекомендуем относиться к данному процессу со всей ответственностью и строгостью. Тогда ваша компания всегда будет в безопасности!