Даже самый внимательный бухгалтер не в состоянии уследить за первичной документацией. В большинстве случаев у него просто нет времени проверять бумаги на наличие ошибок при заполнении или получении, а это может принести компании кучу лишних проблем.
Какими бывают ошибки в первичке?
Самое важное в документах – это подпись или печать, а иногда то и другое сразу. Без них документы не являются действительными и подтвердить ими сделки у вас не получится.
Помимо этого, часто первичка заполняется не так, как положено по закону. Для некоторых бухгалтерских документов существует регламентированная форма, изменять которую строго запрещено. К таким относятся счет-фактура и банковские или кассовые документы. В остальных случаях компания сама определяет форму первички, однако при этом она обязательно должна содержать следующие данные:
· наименование документа;
· дата его составления;
· наименование экономического субъекта, составившего данную бумагу;
· содержание факта хозяйственной жизни;
· величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
Кто отвечает за ошибки?
Ответственность за неверно оформленную первичку ложится не только на плечи работников бухгалтерии. Проблемы возникнут и у сотрудников других отделов, которые могли так или иначе влиять на процесс заполнения некорректных документов. Однако главным провинившимся в этой истории будет руководитель компании. Он должен полностью контролировать процесс учета первички, знать, как она должна выглядеть и отправлять неверные бумаги на исправление.
Если руководитель перекладывает задачи по проверке на другого сотрудника, то ответственность с себя он не снимает – налоговая все равно в первую очередь предъявит претензии главному человеку в компании.
Как не допустить ошибок в бухгалтерских документах?
Очевидная причина ошибок в документах – человеческий фактор. Упустить важную деталь из виду очень легко даже опытному сотруднику. По этой причине многие компании предпочитают автоматизировать процесс поиска ошибок в первичке, переводя нужные бумаги в электронный архив.
Возможность анализа документов на ошибки чрезвычайно полезна для компаний с большим количеством контрагентов или тех, где у работников бухгалтерии нет времени проверять каждую новую бумагу. Среди решений, предназначенных для создания электронного архива, этой функцией обладает программа «Скан-Архив».
Здесь документы анализируются еще при загрузке. Если на оригинале отсутствует нужная печать или подпись, программа уведомляет об этом пользователя и копия не загружается. Сотрудники бухгалтерии видят несоответствие и могут оперативно его исправить.
Ошибки в первичке допускать нельзя. Неверно заполненные документы без подписей или с ошибками не действуют как подтверждение денежных операций. Это часто вызывает вопросы и подозрения у налоговой, которые явно не пойдут вашей компании на пользу.