Как правильно задокументировать убытки от недостачи материальных ценностей, в частности от хищений, виновники которых не установлены.
Актуальность темы обусловлена тем, что при неправильном документальном оформлении такие убытки нельзя признать внереализационными расходами по смыслу ст. 256 НК РФ. Потому не лишним будет напомнить, как это все работает:
1. Расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены можно признать внереализационными расходами, но только в случае, если факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
2. Налоговый кодекс не содержит указания на то какими именно документами каких уполномоченных органов должен быть подтвержден факт отсутствия виновных лиц. По общему правилу такими документами являются - отказ в возбуждении уголовного дела, постановление о возбуждении уголовного дела в отношении неустановленных лиц по факту хищения, постановление о прекращении уголовного дела.
3. Если вы обнаружили недостачу, оформили ее соответствующей инвентаризационной описью и выяснили, что причиной такой недостачи является именно хищение, а не пересортица, порча, естественная убыль и т.п. причины, а виновный в хищении не установлен, то вам прямая дорога в районный отдел полиции с заявлением о возбуждении уголовного дела по факту хищения. Заявление можно сдать в отдел полиции лично - в этом случае вам должны выдать талон о регистрации вашего заявления в книге учета сообщений о преступлении. В талоне должен быть указан номер, по которому впоследствии вы можете узнать кому передан материал для проверки и какое решение принято.
Заявление можно направить и по почте (лучше всего ценным письмом с описью). К заявлению можно приложить копии инвентаризационных описей, копии объяснительных сотрудников, видеозаписи, если таковые имеются (например того, как вскрывают ваш склад). В заявлении обязательно укажите свои телефоны, адреса электронной почты.
4. Процессуальное решение по вашему заявлению принимается не позднее позднее 3 суток со дня поступления сообщения о преступления. Этот срок может быть продлен максимально до 30 суток со дня поступления сообщения о преступлении при необходимости производства документальных проверок, ревизий, судебных экспертиз, исследований документов, предметов.
5. После получения документа из компетентных органов (постановления о возбуждении/отказе в возбуждении уголовного дела) можно принимать решение о признании убытков внереализационными расходами по налогу на прибыль