Электронный документооборот. Примеры его использования в органах государственного управления.

Аннотация. Данная работа посвящена электронному документообороту в органах государственного управления. В статье рассмотрены преимущества электронного документооборота, проблемы его внедрения, а также перспективы создания единой информационной базы.

Ключевые слова: электронный документооборот, документооборот, государственное управления, государственные органы, цифровизация.

Электронный документооборот – процесс, с которым люди сталкиваются каждый день. Для его реализации используются разнообразные компьютерные средства и большое число систем. Для передачи информации в электронной форме применяется электронная почта, информационная система и компьютерная сеть.

Техника постоянно улучшается, что позволяет повысить автоматизацию и обрабатывание документации.

Применение систем электронного документооборота предоставляет возможность организации передачи и исполнения информации в день ее прихода в электронной форме.

На сегодняшний день большинство документации разрабатывается при помощи компьютерных технологий в электронной форме. После того как документ будет создан на персональном компьютере в электронной форме, он распечатывается на бумажном носителе и начинает свое передвижение между компаниями и внутри них.

Министерство финансов России с 2011 года разрешило применять счета-фактуры в электронной форме с использованием специальной электронной цифровой подписи (ЭЦП) [2]. Данное решение послужило стартом для стремительной разработки разнообразных систем электронных документов и реализации электронного документооборота [8].

В постановлении Правительства России рассказывается об утверждении правил применения электронного документооборота в госструктурах власти. Эти правила определяют передачу и разработку документации в электронной форме для увеличения эффективности и быстрого взаимодействия разнообразных органов власти как между различными структурами, так и внутри них. Это постановление был создано совместно с Минкомсвязи Российской Федерации и с большинством других ведомств госорганов власти. Этот документ позволил определить основной устав действий и принцип взаимодействия с документацией: передача документации в электронной форме, которые подписаны специальной электронной подписью (ЭЦП). Дополнительно в документе расписан вид и формат электронной документации, а также процесс передачи документации в электронной форме.

Первоначально нужно разобраться с главными терминами.

Электронный документооборот – это передвижение документации, разработанной в электронной форме, в какой-либо компании с первоначального шага их реализации или получения до завершения исполнения или же отправления.

Расписана схема взаимодействий с документацией: получение, рассылка, регистрация, формирование, контролирование реализации, хранение и повторное применение документации, справочная работа.

Дополнительно стоит отметить, что нет ни одного принятого нормативного акта в базе законов Российской Федерации, в котором бы находилось определение термина «Электронный документооборот». Это определение опирается на термин, который расписан в ГОСТ Р 7.0.8-2013 [1].

Оборот документации в государственных органах разделяется на внутренний и внешний. Если нет внутренней базы данных документов, то перейти не внешнюю невозможно. Первоначально необходимо произвести автоматизацию разработки, передачи, исполнения электронных документов внутри самого государственного органа, а потом уже реализовывать взаимодействие с внешним оборотом документации.

Для получения лучшего результата от качественного взаимодействия, нужно, чтобы сам сотрудник проявлял интерес к собственной эффективной деятельности. Устаревшие способы обрабатывания информации и документации не считаются оптимальными для реализации высококачественной деятельности.

Часто сотрудникам госорганов власти необходимо проводить оформление огромного числа документации, вместо того чтобы реализовывать сами действия, находящиеся в этой документации.

Существует несколько достоинств электронного документооборота в госструктуре.

1. Значительно экономится время. Сотрудники государственных органов часто проводят большое количество времени за поиском важной бумажной документации. Документы в электронной форме помогают производить более эффективный и быстрый поиск. Имеются специальные базы данных, позволяющие хранить огромные объёмы документов в одном месте и разрабатывать копии документов. Этот момент позволяет исключить потерю документов. Документы защищены от потери в общественном транспорте или большом офисе среди других документов. Больше нет необходимости ездить по другим районам, странам и городам для получения подписи и руководства во время его отсутствия на рабочем месте. Появляется возможность отправки одной и той же документации одновременно нескольким организациям на подпись или же проверку. Теперь нет необходимости траты времени для самостоятельного отвоза документов.
2. Прозрачность бизнес-процессов. Теперь можно реализовывать обеспечения, отслеживать шаги исполнения бизнес-процессов, что помогает делать деятельность компании максимально прозрачной для руководства и органов контроля.
3. История всех документов. Документ в электронной форме помогать узнать всю информацию. Кто его разработал, кто его смотрел и осуществлял подпись. Появилась возможность найти подробный отчет по документации.
4. Обеспечение безопасности и надежности документации. Основная база данных реализовывает дополнительные копии документов в электронной форме, что уменьшает шанс умышленной ли же случайной утери файлов. Теперь расходуется меньше ресурсов времени на поиск нужного файла в случае, если место его нахождения неизвестно [5]. Раскрытие важных конфиденциальных данных влечет за собой раскрытие тайны. В сравнении со стандартный бумажным документооборотом, нужно обеспечить доступ к файлам в соответствии с полученным правом доступа сотрудника. В протокол записываются все манипуляции, которые проводятся с документом.
5. Уменьшение расходов. Понижаются расходы на распечатывание документов, конвертов, марок, а также на отправку документов бумажной формы в другие организации, города, районы и страны. Причем, чаще всего, печатаются большие объемы информации и дополнительно делается несколько резервных копий. На сегодняшний день все документы пересылаются в электронной форме, благодаря электронному обороту документов.
6. Увеличение отличного уровня работников и руководства. Оптимизирование и автоматизирование каждодневных рутинных дел помогает работникам получать больше радости от процесса работы. Теперь сотрудники могут тратить намного больше времени на реализацию более важных задач. Руководители разнообразных органов приобретают больше возможностей для управления работой своих сотрудников.

Также существуют проблемы и затруднения в создании работоспособной системы документооборота в государственных органах, которые необходимо решать быстро и грамотно [9].

1. Возможность утечки информации. Деятельность некоторых документов связана со служебной или государственной тайной. Подобного рода документы разделяют на документы открытого и закрытого доступа. В случае утечки информации, руководитель, ответственный за утечку тайной информации, будет привлечен к взысканию или, по обстоятельствам, как соучастнику, выдвинут обвинения по статьям 275-276 УК РФ.
2. Общая база документооборота. У каждого органа свои правила построения документов, но случается такое, что документы разных организаций имеют одинаковую структуру и информацию, но разное название, что может привести к путанице. Поэтому документы, имеющие одинаковую структуру и информацию, можно объединить, то есть создать базу данных для каждой организации. Такая система позволит проверяющему во время проверки быстро и легко разобраться с одинаковой информацией в документах и ничего не перепутать.
3. Государственные органы управления имеют динамичный внешний документооборот. Обмен документами с нижестоящими и вышестоящими государственными органами, с различными иностранными государствами и организациями происходит постоянно. Иными словами, осуществляется внешний обмен госорганов масштабного объема, который требует создание определенного программного обеспечения и информационных систем.
4. Неквалифицированные кадры — ещё одна немаловажная проблема, требующая незамедлительного решения. В документообороте большую часть работы выполняет специальная техника, которая постоянно обновляется. Служащий в госорганах, в независимости от уровня его образования и специальных навыков, не умеющий работать с новыми технологиями, может тормозить процесс документооборота. Поэтому повышение квалификации сотрудников обязательное и необходимое в данной сфере. Также можно привлечь новых, более молодых специалистов.
5. Возможны сбои в программно-аппаратных комплексах. Сбой в системе компьютера часто приводит к потере необходимой и зачастую важной информации. Чтобы этого избежать, следует выполнять ежедневную проверку информации и делать дубликат (копирование) документов каждой организации.
6. Преобразование печатных документов в электронный вид. Работа с документами печатного формата, информация которых создана лет десять назад, но актуальна по-прежнему, понижает эффективность документооборота. Чтобы этого избежать, необходимо выполнить преобразование печатной информации в электронный формат, ибо работа с электронными данными в два раза быстрее и проще.
7. Циркуляция электронного документооборота. У каждого документооборота должна быть своя уникальная система движения, которая включает в себя прохождение этапов согласования, контроля и исполнения, с возможностью изменять информацию и вносить те или иные корректировки позднее.

Подведем итоги:

• Электронный документооборот – это передвижение документации, разработанной в электронной форме, в какой-либо компании с первоначального шага их реализации или получения до завершения исполнения или же отправления.
• Оборот электронной документации в государственных органах разделяется на внутренний и внешний обмен, при этом не имея базу внутреннего документооборота, на внешний перейти невозможно.
• Документооборот имеет масштабную и сложную систему, которая требует постоянного контроля и программного обеспечения. Необходимо производить перенос печатных часто используемых документов в электронный формат, а также выполнять копирование информации. Следует создать информационную базу данных и настроить систему движения документооборота.

ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ

1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст // Система Консультант «+».
2. Альшанская Т.В., Захарова А.В., Юмаева Л.Р. Особенности защиты электронного документооборота // NovaInfo.Ru. - 2015. - № 28. - С. 279-281.
3. Егорова Ю.Н., Мытникова Е.А., Мытников А.Н., Егорова О.А. Программный комплекс оценки угроз информационной безопасности информационных систем как эффективное средство формирования профессиональных компетентностей бакалавров по дисциплине «Информационная безопасность» // Современные наукоемкие технологии. – 2016. – № 4-1. – С. 109-113.
4. Егорова Ю.Н., Мытников А.Н., Мытникова Е.А., Егорова О.А. Разработка системы управления информационными рисками // Информационные технологии, в экономике, образовании и в бизнесе: VIII материалы Международной научно-практической конференции. (16 декабря 2015 г.); отв. ред. А.А. Зарайский. - Саратов: Издательство ЦПМ «Академия бизнеса», 2015. - С. 40-45.
5. Иванов П.А., Мытников А.Н. Регулирование риска неправомерного доступа к компьютерной информации в распределенных автоматизированных системах при разработке инновационных проектов // Синергия Наук. – 2017. – № 8. – С. 376-384.
6. Иванов С.О., Ильин Д.В., Ильина Л.А., Назарова О.В. Имитационное моделирование средств защиты информации, соответствующих общим критериям международного стандарта ISO/IEC 15408 // Вестник Чувашского университета. - 2016. - № 3. - С. 194-200.
7. 7. Иванов С.О., Ильин Д.В., Ильина Л.А. Методика анализа риска с использованием модели последствий // Вестник Чувашского университета. - 2015. - № 3. - С. 149-153.
8. Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота // Вестник Воронежского института высоких технологий. - 2016. - № 12. - С. 102-106.
9. Милащенко А.А. Электронный документооборот как фактор повышения эффективности предоставления электронных услуг // Перспективы развития информационных технологий. – 2016. - № 33. – С. 122-127.
10. Мытников А.Н., Мытникова Е.А., Пушкин А.С. Человеческий капитал как важнейший ресурс в информационном обществе и объект инвестирования // Теория и практика современной науки. - 2015. - № 6(6). - С. 914-920.