При организации мероприятия важно учитывать все нюансы, которые могут повлиять на его качественное проведение.
Стоимость проведения мероприятия относится как раз к тем критериям, которые очень важны для качества. Аренда помещения, организация перерывов, заказ еды, и оформление зала, если мероприятием является праздник, - все это затраты, которые нужно взять во внимание.
При организации любого мероприятия нельзя ориентироваться исключительно на бюджет, потому что излишняя экономия только все испортит. А вот организовать лучшее качество за меньшую стоимость – посильная задача, с которой может справиться каждый организатор.
Как правильно организовать мероприятие, чтобы не переплачивать?
Точный расчет – отличный выход из ситуации, когда отсутствует понимание ориентировочной стоимости всего необходимого для организации. Предварительно необходимо составить список всего, что может понадобиться для проведения мероприятия, а затем узнать стоимость посредствам мониторинга сайтов с ценами и отбора ряда компаний, которые готовы продать нужный товар или оказать нужную услугу.
Важно пообщаться с каждым продавцом лично по телефону, потому что только так будет возможность выяснить все необходимые детали о товаре или услуге.
Когда удалось пообщаться со всеми поставщиками, их необходимо распределить по ценовой категории и по качеству. Отсеять тех, у кого либо слишком высокая цена за предоставляемый товар или услугу, либо плохое качество. Это поможет сократить список до того количества, чтобы выбрать тех поставщиков, которые подходят по всем заданным критериям.
Всегда нужно анализировать цены и ни в коем случае не соглашаться на первое попавшееся предложение и не вестись на уговоры менеджеров о том, что лучше, чем у них ни у кого нет и быть не может. Следует помнить о том, что задача менеджера – продать, а задача организатора – закупить все необходимое для мероприятия по максимально низким ценам и при этом самого лучшего качества.
Тоже самое касается вопроса аренды помещения, только здесь еще стоит вопрос выбора удобной локации для проведения мероприятия. Если это деловая встреча или тренинг, то необходимо ориентироваться на центральные локации, потому что это не только придает престиж проводимому мероприятию, а еще и позволит удобно добраться на него всем участникам, что немаловажно.
Стоимость помещения также играет немаловажную роль. Очень часто собственники или агенты сдаваемых в аренду помещений хотят получить приблизительную одинаковую цену за помещения разного качества только из – за локации. Такие предложения сразу стоит отсеивать, а взамен находить новые более удобно расположенные помещения.
При выборе помещения лучше ориентироваться на оплату за день, а не на почасовую. Мероприятие – процесс непредсказуемый, поэтому изначально запланированное время в большинстве случаев – условность, а вот если мероприятие растянется, то высока вероятность, что за аренду придется переплатить и весьма немалую сумму. Почасовая оплата в большинстве случаев обходится дороже, чем посуточная.
Следующий этап – просмотр отзывов о продавце и арендодателе. В интернете всегда есть отзывы реальных людей, которые уже сотрудничали с этими людьми и работали с ними как с поставщиками по организации своего мероприятия. Важно не путать отзывы на сайте самой компании или предпринимателя с независимыми отзывами, оставленными в интернете. Это разные вещи. Отзывы, оставленные на сайте, отобраны самим поставщиком, а в интернете люди оставляют реальные отзывы, которые позволяют сформировать полноценную картину.
После просмотра отзывов необходимо отсеять тех, о ком негативных отзывов больше, чем положительных. Как показывает практика, если один или два клиента остались чем-то недовольны, то в это никак не характеризует компанию, потому что всегда есть те люди, которым что-то может не понравиться. А вот если негативных отзывов много, то это серьезный повод задуматься о том, чтобы не сотрудничать с этой компанией, потому что качество уже заранее известно.
После тщательного анализа арендодателей помещения для организации и поставщиков товаров и услуг для организации, необходимо выбрать компании для сотрудничества.
Помещение для аренды лучше съездить и предварительно посмотреть, потому что фотографии могут очень сильно отличаться от того, что оно из себя представляет в реальности. Объезд помещений нужно сделать до непосредственных договоренностей и заключения договора, чтобы не получилось некрасивой ситуации, когда помещение забронировано, а потом происходит отказ.
Написание программы – еще одна статья расходов в бюджете организации любого мероприятия. В большинстве случаев и этот пункт делегируют, чтобы не тратить на это свое время.
Делегирование написания программы – минимальная по стоимости статья расходов, потому что здесь гораздо больше выбора и хороший разброс цен.
Особую категорию на рынке делегирования написания программ для мероприятий занимают фрилансеры. Как раз именно к ним можно обратиться с такой задачей, чтобы сэкономить бюджет. В этом сегменте удаленной работы достаточно большая конкуренция, за счет чего можно найти хорошего специалиста за приемлемую оплату.
Для фрилансера необходимо составить техническое задание, в котором будет подробно расписано все, что он должен сделать в соответствии с требованиями, предварительно проведя самостоятельный анализ мероприятия и желаемой программы.
Организация мероприятия – важная задача, при выполнении которой необходим осознанный подход и большая ответственность, с которыми не всегда получается справиться с первого раза. И в некоторых случаях необязательно нагружать себя лишней работой и справляться со всем самостоятельно, потому что можно обратиться за помощью к профессионалам, которые обладают большим опытом в этом вопросе, а потому смогут организовать любое мероприятие качественно и в кратчайшие сроки.