5S фокусируется на конкретных аспектах процесса, превращая "беспорядочное" рабочее место в организованную, эффективную, целостную и безопасную среду.
Ключевыми преимуществами использования 5S для улучшения вашего процесса являются:
1) Более чистый и понятный рабочий процесс благодаря визуальному управлению
2) Меньше затрат времени, усилий и материалов, больше производительности
3) Стандартизированные методы работы и документооборота
4) Повышение морального духа команды
Как использовать технику 5S?
Использование 5S в повторяющихся циклах помогает командам постоянно повышать свои стандарты. Хотя пять слов на букву "s" в японском языке немного отличаются от их русских аналогов, это связано только с особенностями перевода.
Шаг 1: Seiri - Сортируй
Это шаг, на котором вы убираете все ненужные элементы со своего рабочего участка. Его можно проводить в любом месте: в складском или слесарном помещении, на производственной линии или за вашим рабочим столом - это принесет улучшения независимо от местоположения. Японское слово Сейри означает организовывать. Организованная область поможет вам быстро определить, что необходимо для выполнения вашей работы, а что нет. Начните отмечать все предметы, расположенные в вашей рабочей зоне. Например, нерационально иметь три одинаковые отвертки, которые разбросаны по рабочему месту только для того, чтобы убедиться, что хотя бы одна из них будет под рукой при необходимости. Наличие специально отведенного места для хранения одной отвертки - это правильный путь.
Шаг 2: Seiton - Соблюдай порядок
Эта фаза связана с размещением всего в соответствующем месте. Рекомендуется учитывать несколько факторов при выборе места для каждого предмета:
1) Частота использования
2) Размер и вес предмета
3) Левша или правша работник
4) Безопасность
Помните, что лишнее движение считается пустой тратой в бережливом производстве. Например, необходимость идти за молотком на другую сторону цеха - является пустой тратой и не соответствует Seiton. Необходимо сделать инструкции наглядными, вместо того, чтобы записывать их в должностные документы и договора, которые потенциально никогда не читаются. Правильная маркировка мест здесь имеет решающее значение. В некоторых компаниях есть трафареты, которые нарисованы так, чтобы работники знали куда убрать свои инструменты. Успешность внедрения этого шага заключается в том, что сотрудник может взять инструмент со стенда и вернуть его обратно - не покидая своего рабочего места.
Еще один плюс - сразу видно когда отсутствует инструмент! Прежде чем в конце дня покидать рабочее место, работник сможет обнаружить пропажу на стенде.
Шаг 3: Seiso - Содержи в чистоте
Шаг №3 прост и предполагает ежедневную деятельность по уборке и поддержанию рабочей зоны в максимально чистом виде. Важным моментом здесь является то, что оператор оборудования - первый человек для поддержания его в чистоте и порядке.
Редко бывает так, что существующий процесс невозможно улучшить. После того как рабочий процесс налажен, обратите внимание на то, что ваши старые привычки или недостаток внимания снова приводят к беспорядку.
Шаг 4: Seiketsu - Стандартизируй
Этап стандартизации поддерживает все то, что вам помогло достичь первые три этапа. Образно говоря, вы закатили валун в гору, и теперь вам нужно подложить под него камень, чтобы он снова не скатился вниз. Стандартизация в 5S показывает, как непрерывное применение свода правил будет поддерживать рабочее место в чистом и упорядоченном состоянии. Наклейки (стикеры), стандарты хранения документов, навигация, матрица ответственности и тд.
Например, вы можете стандартизировать имена ваших файлов и структуру каталогов проектов, использовать шаблоны для некоторых типовых документов. Такие инструменты как доски Канбан, позволят вам создавать цикличные задачи или автоматизировать определенные действия, чтобы большая часть рабочего процесса выполнялась проще.
Шаг 5: Shitsuke - Совершенствуй
Заключительная фаза состоит в том, чтобы продолжать практику. Руководители и менеджеры по бережливому производству должны использовать такой метод контроля как Гемба, который подразумевает анализ выполнения рабочего процесса, собр фактов и принятие решения на рабочем месте с заполнением чек-листа по факту проверки. Простыми словами - высшее руководство должно выходить из кабинета и лично анализировать состояние внедрения 5S.
5S - это самый простой и дешевый способ поддерживать развивающийся, здоровый и эффективный процесс работы, который зачастую требует только трудовых инвестиций.