Работать без первички запрещено законом. Налоговая по этим документам определяет, какую сумму компания отдаст в государственную казну. Отсутствие первички принесет проблемы, которые решаются долго и серьезно бьют по репутации.
Какие последствия несет отсутствие первичных документов?
Нежелание заниматься бухгалтерской документацией сулит компании в первую очередь проблемы с законом. Обычно их делят на три группы:
- налоговые;
- административные;
- гражданско-правовые.
При некоторых обстоятельствах возбуждают уголовные дела, если дело касается серьезных нарушений. Однако чаще всего компании-нарушители привлекаются к гражданско-правовой ответственности. Применяется она в следующих ситуациях:
· Вы забыли предать контрагенту его экземпляр документа. В этом случае он может просто обидеться, а может привлечь вас к судебному разбирательству.
· Контрагент терпит убытки из отсутствия нужного экземпляра. Чтобы вернуть свои деньги от также может обратиться в суд и там вашей компании выпишут штраф.
· Компания провела сделку без каких-либо первичных документов. Если бухгалтерия и руководство предпочитают игнорировать оформление первички, то они должны быть готовы получать вопросы от налоговой в суде. Любая денежная сделка подтверждается первичными документами, а если их нет – это нарушение закона.
· Вы приняли некорректные документы от контрагента. Неверно заполненная первичка не действует как подтверждение хозяйственной операции. По этой причине, принимая документы от контрагента, тщательно проверяйте их на ошибки.
Как прекратить терять первичку
В вашей компании могут работать самые ответственные бухгалтеры на свете, но даже в этом случае нельзя исключать факт потери первичных документов на складе или в пути к контрагенту. Уберечь от потери бумажную первичку практически невозможно, даже при пристальном внимании со стороны сотрудников. Именно по этой причине удобнее использовать электронный архив документов.
Работа электронного архива проста – вы загружаете туда вашу первичку в виде электронных копий и храните ее там сколько понадобится. Чтобы эта затея оказалась успешной, необходимо выбрать надежную программу для создания архива. Один из подходящих для этого вариантов – «Скан-Архив».
«Скан-Архив» позволяет проследить, вернулась ли первичка от контрагента и все ли нужные бумаги в наличии на данный момент. При этом пользователь в любое время может выгрузить нужный документ из базы, распечатать его и предоставить кому-либо при необходимости.
Помните, что первичные документы – важная часть работы любой организации, где совершаются денежные сделки с контрагентами. Работая без них, компания в короткий срок может лишиться права на осуществление своей деятельности.