С первичкой знаком каждый бухгалтер, ведь именно они лежат в основе его работы. Форм и назначений среди этих бумаг много и иногда сложно разобраться, за что отвечает тот или иной документ.
Для чего используют первичные документы?
Первичку используют в бухгалтерии для подтверждения совершенных хозяйственных операций. Только при наличии этих документов все денежные сделки компании будут корректно завершены и не вызовут вопросов у налоговой. К тому же, это отличное доказательство вашей правоты при спорах с контрагентами.
Какими бывают первичные документы?
Видов и форм этих бумаг много, и они все важны для бухгалтерии:
- Договоры. Здесь прописываются все детали хозяйственных сделок с контрагентами. Это параметры отгрузки товаров, работ права и обязанности порядок расчета с поставщиком, сроки оказания услуги или условия ее выполнения.
- Строгая отчетность (бланки, чеки). В этом документе фиксируют каждую проведенную оплату и полученные от нее денежные средства. Благодаря этим документам бухгалтерия ведет учет расходов.
- Счета на оплату. Они представляют собой соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги. Форма счета не регламентирована и зависит от требований поставщика и заказчика.
- Счет-фактура. Эта первичка необходима, если вы контролируете учет и движение НДС. В отличие от обычного счета, формат счета-фактуры обязательно должен содержать фактурную часть и информацию о денежных средствах.
- Накладные. Если вы осуществляете сделки как юридическое лицо, то все денежные операции нужно фиксировать в накладных. Они подтверждают покупку или продажу каких-либо материальных ценностей.
- Акты выполненных работ. В них фиксируют совершение сделки, указывают сроки и стоимость предоставленных услуг.
Как хранить первичные документы, чтобы они не терялись?
У компании может быть тысяча сделок за отчетный период и, соответственно, куча бумажной первички. Хранить ее на столе у бухгалтера – невозможно, складывать в пыльный угол – жалко, а относить на специальный склад – лень. При этом, во всех трех случаях первичные документы легко потерять, а некоторые их них после этого даже не подлежат восстановлению. Как решить такую проблему? Очень просто – создайте электронный архив документов.
Электронный архив, в отличие от бумажного, спасет вашу первичку от повреждений и потерь. Она будет всегда доступна для выгрузки и использования в первоначальном виде. Для создания электронного архива документов подходит программа «Скан-Архив», через которую можно легко загрузить первичку в базу и хранить ее там нужное количество времени.
Первичные документы – это важная часть работы любой компании, которая работает с контрагентами. Их нужно бережно хранить, находить в короткие сроки и следить за тем, все ли из них есть в вашем архиве.