Совещания разного формата, продолжительности и регулярности – неотъемлемая часть корпоративной жизни. Думаю, сказав, что каждый сотрудник компании, вовлечённый в производственный процесс, участвует хотя бы в одном регулярном совещании, я если и ошибусь, то не сильно.
Какие эмоции вызывает у вас слово «совещание»? Возьму на себя смелость предположить, что у многих из вас это будет целый спектр: от уныния до воодушевления. В зависимости от того, о каком совещании идёт речь.
В самом деле, совещание – сильный управленческий инструмент, позволяющий эффективно решать многие задачи. А какую реакцию вызывает мысль о совещании у его участников, зависит от того, насколько адекватно и умело этот инструмент применяется. Ведь это может быть встреча, на которой участники находят выход из, казалось бы, тупиковой ситуации, а может быть регулярное «совещание ради совещания», на котором большинство участников будет терзаться вопросом «Что я здесь делаю?». Знакомо, правда?
Одним из видов совещаний, практически гарантирующих такую фрустрацию у участников, на мой взгляд, являются собрания, на которых «начальство заслушивает доклады подчинённых». Участники таких мероприятий мотивированы только на то, чтобы поскорее выдать свою часть, желательно не получить при этом вопросов и заняться чем-то более привлекательным, благо удалённый формат работы позволяет делать это достаточно комфортно. Такое своё отношение люди обычно комментируют так: «Я понимаю, что мне нужно информировать менеджера о том, что происходит на моём участке, но это можно сделать и один на один».
Зачем люди ходят на совещания, если исключить из рассмотрения вариант, когда человек туда идти вынужден? В принципе, на совещаниях человек выполняет одно из двух действий: говорит или слушает.
Ну хорошо, есть ещё третий вариант: человек занимается своими делами, «выключившись» из происходящего вокруг.
Почему люди оказываются в таком состоянии?
Причин может быть несколько:
1. Человек в состоянии многозадачности, у него/неё есть параллельное срочное и важное дело, которое нельзя отложить, а присутствие на этом совещании в таком «выключенном» состоянии обусловлено тем, что есть вопросы, на которые нужно дать ответы, когда они будут заданы.
2. Человек пришёл на совещание, не очень понимая, зачем его пригласили, а когда стало ясно, что приходить не стоило, уходить уже было поздно.
3. Позвали по делу, вроде бы, есть что сказать/послушать, но организовано всё настолько плохо, что многие участники «сбегают» в другие занятия.
В первом случае человека можно понять и простить, хотя эффективность такого участия невелика, а вот в двух других – разве что пожалеть. И если во втором случае человек сам виноват, то третья ситуация – полностью «заслуга» ведущего.
Когда вы в первый раз оказываетесь на новом для себя совещании, понаблюдайте за собой и окружающими: есть ли у всех возможность, а главное – желание говорить и слушать? Если да, то на таком совещании будет обмен мнениями, который даст хорошие результаты. Ну а если нет, позаботьтесь заранее о том, чем будете заниматься на следующем совещании. А по возможности вообще на него не ходите.
По крайней мере, я стараюсь поступать именно так.
А какой подход практикуете вы?
#совещание #митинг #эффективность #вовлеченность #мотивация #коммуникация #деловая коммуникация