Если вы все еще выдаете водителям деньги на бензин в виде наличных, то рискуете и, скорее всего, теряете деньги. Наличку можно потерять, чек о покупке топлива подделать, а расходы контролировать тяжелее. Но есть более удобный и безопасный инструмент – топливные карты.
Они выглядит и работает так же, как обычные банковские, но подходят только для покупки топлива. Снять деньги с топливных карт и потерять нельзя. Кроме того, вы сможете четко следить за тем, какое топливо и по какой цене покупает каждый водитель. А еще – снизите расходы на бухгалтерию: больше никаких чеков и выдачи налички через кассу.
В статье отвечаем на популярные вопросы о топливных картах и показываем, как они помогают предпринимателям экономить.
Как пользоваться топливными картами?
Вы получаете любое необходимое количество карт для ваших сотрудников, привязываете каждую к конкретному водителю и подключаете к единому счету. Затем устанавливаете персональные лимиты: большинство топливных карт позволяют поставить ограничение по расходам в рублях или по количеству топлива.
После этого водители оплачивают бензин на АЗС с этой карты, а вы сразу видите в личном кабинете всю информацию о каждой покупке: сумму оплаты, количество и вид топлива.
Все топливные карты одинаковые или есть разные виды?
Все топливные карты можно разделить на две большие группы:
- Монобрендовые. Это карты конкретной компании, которые можно использовать только на их АЗС. Пользователи таких карт получают скидки, но при этом всегда привязаны только к одной фирме. Если водитель окажется там, где нет подходящей заправки, карту использовать он не сможет.
- Мультибрендовые. Это универсальные карты, которые работают на АЗС разных компаний. Они не ограничивают выбор водителя, позволяют передвигаться по всей стране и тоже дают скидки. Если у вас бизнес с несколькими машинами на разных маршрутах, такая карта будет лучшим выбором.
И в чем преимущества таких карт перед наличными?
Топливные карты облегчают работу бухгалтерии. Если использовать наличные при оплате топлива, бухгалтерам придется контролировать выдачу денег и учет чеков = лишняя бюрократия. А с топливными картами вся информация сразу собрана и упакована в личном кабинете.
Топливные карты исключают риск потери денег и подделки чеков. Большая сумма наличных в кармане у водителя – риск для него самого: деньги могут отнять или он может потерять их. Кроме того, некоторые сотрудники могут делать поддельные чеки и заливать более дешевое топливо или воровать часть бензина – при оплате наличкой это нельзя контролировать.
По топливным картам можно получать скидки и налоговый вычет. А при использовании наличных водители будут отдавать полную стоимость за топливо, как обычный розничный покупатель. К тому же, помимо скидок, вы можете получить вычет НДС 20%.
Большинство операторов топливных карт дают подробную аналитику. В личном кабинете вы контролируете расход и вид используемого топлива каждого из водителей. Видите, где и как часто они заправляются. Там же можно установить лимит на топливо и при необходимости заблокировать карту.
Тогда почему я не могу просто скидывать деньги на карту водителям?
Бухгалтерия все еще будет выполнять лишнюю работу. Даже если деньги переводить с карты на карту, то вам придется регулярно контролировать переводы и собирать чеки у водителей – бухгалтер спасибо за это не скажет.
Чеки все еще можно подделать. Оплата картой особо не снижает риск того, что водитель получит ненастоящий чек о покупке, а сам зальет в бак меньше топлива или более дешевое.
Вы потеряете скидки и аналитику. Ваши водители продолжат покупать топливо по обычной розничной цене, а иногда будут заезжать на более дорогие АЗС. И у вас не получится четко отслеживать покупку топлива и оптимизировать расходы компании.
Дело только в удобстве топливных карт? А сколько я смогу сэкономить?
Во-первых, вы можете оформлять налоговый вычет 20% со всех затрат на топливо.
Во-вторых, при оформлении мультибрендовой карты у вас есть возможность выбрать АЗС с более дешевым бензином и воспользоваться скидками.
В-третьих, вы снизите риск потери наличных или их нецелевого использования – экономия по этому пункту зависит от того, как устроены дела в вашей компании.
В итоге у вас получится сэкономить на топливе от 20% до 30% и даже больше, если ваши водители часто «теряли» наличные.
А есть какой-то наглядный пример экономии?
Есть! Знакомьтесь – Анатолий. Он владелец онлайн-магазина электроники со своей службой доставки в Москве. В месяц Анатолий выделял на бензин курьерам в среднем 300 000 рублей, а чеки передавал в удаленную бухгалтерию.
Но в феврале 2021 года он раздал водителям топливные карты «Вездеход ONLINE» и начал внимательно анализировать их покупки.В итоге у Анатолия получилось неплохо оптимизировать расходы.
Во-первых, скидки, заправка на АЗС с более низкими ценами и лимит на месяц для каждого водителя уменьшили издержки на 30 000 рублей. Во-вторых, из оставшихся 270 000 Анатолий получил вычет 20% – 54 000 рублей. И наконец, он начал реже пользоваться услугами удаленной бухгалтерии и сохранил еще 7000. В итоге к середине апреля 2021 года Анатолий снизил расходы на топливо на 91 000 рублей в месяц – и это при растущих ценах на бензин!
Что нужно для оформления карты?
Среди всех топливных карт мы рекомендуем остановиться на мультибрендовом варианте – «Вездеход Online». Чтобы оформить эту карту, не нужно никуда ехать и предоставлять кучу документов: просто заполните анкету на сайте – это займет буквально минуту.. После этого с вами свяжется менеджер, ответит на все вопросы и подтвердит вашу заявку.
У «Вездехода Online» есть все те преимущества перед наличными и переводом с карты на карту, о которых мы писали выше.
Но помимо этого, у карт есть еще несколько бонусов:
- Доступ к более чем 16 000 АЗС. Ваши водители не будут ограничены одной компанией и смогут выбрать ту, которая предлагает самую выгодную цену на топливо.
- Поддержка 24/7. Операторы в любое время помогут вам решить все вопросы, связанные с картой или личным кабинетом. А еще в первые четыре месяца у вас будет персональный менеджер, который сделает переход с наличных на топливные карты более простым.
- Гибкие тарифы. Вы сможете настроить свой тариф в соответствии с особенностями и задачами вашего бизнеса. А при необходимости получите кредит или отсрочку платежа.
Переходите по ссылке и оформляйте карту «Вездеход Online» с бесплатным обслуживанием на первые 3 месяца. На сайте вы можете прочитать подробные условия и связаться с оператором, который ответит на все вопросы.